出勤紀錄表要能逐日記下每位勞工的出勤情形，精確到分鐘，並保存五年；勞工申請出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕，這是勞動基準法第三十條第五項、第六項的規定。一份可用的出勤紀錄表，除了日期與上下班時間，還要能對應班別、休息時間、請假、加班，以及例假、休息日或國定假日出勤，並留下補登或修改的原因與核准人。紙本簽到、Excel 考勤表與打卡系統都可以作為出勤紀錄，勞動部說明能覈實記載出勤時間的工具都可以，差別在於能否防止事後改動、能否快速查詢，以及需要時能否以書面提出。
出勤紀錄的法定要求：四件事要做到
- 置備並保存五年：雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年（勞動基準法第三十條第五項）。
- 逐日記載至分鐘：出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止（同條第六項）。
- 勞工申請不得拒絕：勞工向雇主申請出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕（同條第六項）。
- 需要時以書面提出：施行細則第二十一條規定，出勤紀錄包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為的紀錄；雇主因勞動檢查需要或勞工申請時，應以書面方式提出。
勞動部也說明，任何能覈實記載勞工出勤時間的工具所為的紀錄，都可以作為出勤紀錄；在事業場所外工作的勞工，可使用行車紀錄器、GPS 紀錄器、電話或手機打卡、網路回報、客戶簽單或通訊軟體等方式記錄。用系統記錄時，要確認能隨時把紀錄整理成書面提出。
出勤紀錄表的必備欄位清單
基本資料
- 員工姓名、員工編號與部門。
- 日期、星期，以及當日屬於工作日、例假、休息日或國定假日。
- 當日排定的班別與應出勤時間。
出勤時間
- 實際上班與下班時間，記到分鐘。
- 休息時間的起訖，或排定的休息時段。
- 跨日班的上下班日期分開記錄。
請假與加班
- 假別、請假起訖時間與核准紀錄。
- 加班申請、核准與實際加班起訖時間。
- 加班後選擇領取加班費或補休的紀錄。
異常與修改
- 遲到、早退、未打卡等異常標記。
- 補登或修改的原因、修改人、核准人與修改時間。
- 外勤或出差的地點與回報方式。
欄位設計的原則是：排定時間和實際時間分開記，修改要留下原值與理由。只有排班表或只寫「正常出勤」的紀錄，看不出實際到離時間，也就做不到逐日記載至分鐘。
每組欄位怎麼判斷有沒有記對
- 時間是否到分鐘：抽查幾天的紀錄，確認上下班時間不是整點或預設值；系統若把打卡時間取整，原始時間是否仍保留。
- 延長工時辨識得出來：施行細則第二十條之一所稱延長工作時間，是每日工作時間超過八小時或每週工作總時數超過四十小時的部分（依法變更工作時間者，為超過變更後工作時間的部分），以及勞工在休息日工作的時間。紀錄要讓人看得出這些時段。
- 休息時間合理：勞動基準法第三十五條規定勞工繼續工作四小時，至少應有三十分鐘的休息；實行輪班制或工作有連續性或緊急性者，雇主得在工作時間內另行調配休息時間。
- 請假與加班對得上：請假的日子不應出現完整出勤，加班紀錄要對應到申請與核准；補休依第三十二條之一，是依勞工意願選擇並經雇主同意。
- 例假與休息日分得清：第三十六條規定勞工每七日中應有二日的休息，其中一日為例假、一日為休息日，另有變更的例外規定。
出勤紀錄表只負責如實記錄，是否違法、加班費如何計算，涉及個案的工時制度與約定，請以勞動部公告或專業意見為準。
紙本、Excel 與打卡系統怎麼比
| 方式 | 優點 | 限制 | 適合情境 |
|---|---|---|---|
| 紙本簽到表 | 不需設備，現場就能使用 | 容易事後補寫，查詢統計靠人工，保存五年佔空間 | 人數很少、固定場所上班 |
| Excel 考勤表 | 欄位可自訂，能做簡單統計 | 時間多靠人工輸入或匯入，修改原因要另外記錄，版本容易分散 | 人數少、有專人每日整理 |
| 打卡系統 | 自動記錄到分鐘，可內建異常提醒、補打卡簽核與修改紀錄 | 要設定班別與規則，要確認資料匯出與保存方式 | 多班別、多據點或有外勤人員 |
用 Excel 時，上下班時間設成時間格式並記到分鐘，另留一欄修改原因，每月結算後另存一份不再修改的版本。用打卡系統時，原始打卡紀錄與修改後的紀錄都要保存，匯出的打卡紀錄表要能依日期區間與人員輸出成書面。打卡方式與系統功能的比較，可參考打卡系統怎麼選。
出勤紀錄常見的缺失
- 只記上班不記下班，或只記到小時。
- 以排班表代替實際出勤，看不出遲到、早退與加班。
- 加班沒有紀錄，或紀錄的時段和加班申請不一致。
- 修改沒有原因與核准人，原始時間被覆蓋。
- 外勤、出差、居家工作的日子沒有任何紀錄。
- 員工離職後就刪除資料，沒有保存滿五年。
- 勞工申請副本時拖延，或只提供部分期間。
- 打卡紀錄與請假單分在不同工具，彼此對不起來。
勞動部指出，出勤紀錄是工資、工時查核及職業災害認定的重要依據，上面任何一項缺失，都可能讓紀錄在需要時無法說明實際工作情形。檢查自己的出勤紀錄表時，可以拿這份清單逐項比對。
檢查的優先順序與發現問題後怎麼處理
問題不必一次全部解決，可以依影響程度排序：
- 補齊每日到分鐘的上下班紀錄，這是法定的基本要求。
- 確認保存：盤點過去五年的紀錄放在哪裡、離職員工資料是否還在、能否以書面提出。
- 對齊請假與加班：請假單、加班申請與出勤紀錄要能互相對照。
- 建立修改流程：補登與修改要有申請、核准與紀錄，原始資料不覆蓋。
- 處理外勤與遠距：選定可以覈實的記錄方式，並告知員工操作方式。
發現過去的紀錄有缺漏時，不要事後回填成看似完整的資料，應保留原狀並記錄原因，再從現在開始改正。新的記錄方式上線前，讓員工知道如何查詢自己的紀錄與申請副本。對工時制度、加班認定或過去紀錄的處理有疑問時，以勞動部或地方主管機關公告，或專業意見為準。
常見問題
員工忘記打卡，主管可以直接補上嗎？
可以設計補登流程，但要留下補登原因、申請人與核准人，並保留原本未打卡的狀態。主管直接改寫時間而沒有任何紀錄，日後發生爭議時，很難說明這筆時間從哪裡來。
考勤表可以只記錄異常，不記正常出勤嗎？
不建議。只記異常的做法看不出每天實際的上下班時間。用系統記錄時，可以每天自動保留打卡時間，報表再只列出異常給主管檢視，兩種需求都能顧到。
離職員工的出勤紀錄可以刪除嗎？
保存五年的規定不會因為員工離職而免除。換系統或停用帳號前，先把離職員工的資料匯出並確認檔案可以開啟與查詢，再處理舊系統裡的資料。
要讓員工定期確認自己的出勤紀錄嗎？
定期讓員工查看自己的紀錄，有異議時提出更正，可以及早發現漏打卡或加班未登錄。系統可以提供員工查詢頁面與更正申請流程，並保留確認與更正的紀錄。
一天打卡多次要全部保留嗎？
建議保留每一筆原始打卡時間，再依規則判斷上班與下班時間。只留系統判斷後的結果，一旦規則設定有誤，就無法回頭還原實際出勤情形。
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