排課系統免費版本，或自己用試算表與共用日曆排課，在老師與教室不多、課表很少異動時夠用；一旦出現老師跨分校授課、教室要依設備分配、每週都有調課與代課，免費做法就很難在排課當下自動擋下衝堂，也難把異動通知到每位老師與學員。判斷時先列出你的排課限制：老師可授課的時段與科目、教室容量與設備、同一班學員不能重疊的課程，再看工具能不能自動檢查衝突、記錄調代課，並把課表同步給老師、學員與官網。報名、繳費與點名屬於課程報名系統的範圍，本文只談排課。
排課前先寫清楚的限制條件
排課的難處在於同時滿足好幾種條件。先把條件分成兩類，系統或人工排課時才知道哪些絕對不能違反：
- 硬限制：同一位老師同一時段只能上一堂課；同一間教室同一時段只能排一班；同一班學員的課程不能重疊；教室容量要容納班級人數；需要特定設備的課（電腦、鋼琴、實驗台）只能排在有設備的教室；老師要具備該科目的授課資格。
- 軟限制：老師偏好的時段、避免同一位老師連續排太多堂、跨分校授課要預留交通時間、教室換班之間的整理時間。
把每一條寫成可以判斷的句子，例如「鋼琴課盡量排大間」這種習慣說法，要改成「鋼琴課只能排在有鋼琴的教室」，並在教室資料裡標註設備。條件寫不清楚，任何工具都無法替你檢查。
免費做法一：試算表排課與衝堂檢查
用 Google 試算表排課時，每一列記錄一堂課，欄位包含日期、開始時間、結束時間、老師、教室與班別。兩個內建功能可以減少錯誤：
- 用下拉式選單限定輸入：先選取要放選單的儲存格，再依序按「插入」「下拉式選單」，或按「資料」「資料驗證」後點「新增規則」圖示，在「條件」選「下拉式選單」並輸入老師或教室名單，按「完成」。官方說明預設會拒絕選單以外的資料，避免同一位老師被打成兩種寫法。
- 用條件式格式設定標示衝堂：選取範圍後按「格式」「條件式格式設定」，在「儲存格符合以下條件時套用指定格式」選單選「自訂公式：」，於「值或公式」輸入公式，再按「完成」。公式可以用 COUNTIFS，它會依多個條件計算符合的筆數；以日期、開始時間、老師三欄同時相同的筆數大於一作為條件，重複的列就會變色。教室也用同樣方式再設一條規則。
這個做法的限制是：只能抓到開始時間完全相同的衝堂，時段部分重疊（例如一堂提早開始、一堂較晚結束）要寫更複雜的公式；條件式格式只會標色，不會阻止存檔；官方說明公式要參照其他工作表時，需要使用 INDIRECT 函式，名單一多就不好維護。
免費做法二：共用日曆管理教室與老師時段
另一種做法是替每間教室建立一個 Google 日曆，排課時把教室日曆加入活動。依 Google 日曆說明中心的步驟：
- 用電腦開啟 Google 日曆，官方說明無法在日曆應用程式中建立共用日曆。
- 在左側「其他日曆」旁按「新增其他日曆」圖示，選「建立新日曆」，輸入名稱後按頁面下方的「建立日曆」，再按左上角的「返回」圖示。
- 在「我的日曆」下方，按新日曆旁的「更多」圖示，選「設定和共用」。
- 在「自動接受邀請」下方選「自動接受不衝突的邀請」。官方說明，邀請都會顯示在日曆上，沒有衝突、且使用者有權限檢視所有活動詳細資訊時，才會自動接受新活動的邀請。
- 公開日曆，或與特定電子郵件地址的使用者共用，完成後按左上角的「返回」圖示。
教室不開放的時段，官方建議建立名為「關閉」之類的活動封鎖。透過公司、學校或機構帳戶使用日曆的單位，官方建議改用將資源新增到活動的做法。日曆的限制是它只檢查時間，不知道老師是否具備資格、教室容量夠不夠，學員也不在日曆上，同一班的課程衝突仍要人工確認。
評估面向：免費做法、付費系統與自建比較
| 面向 | 試算表與共用日曆 | 現成排課系統 | 自建或客製系統 |
|---|---|---|---|
| 衝堂檢查 | 標色或時間衝突，需人工確認 | 依產品設定的條件檢查 | 依自家規則寫成檢查邏輯 |
| 調代課紀錄 | 靠手動備註 | 依產品提供的異動功能與紀錄格式 | 依流程設計狀態與歷程 |
| 課表公告與通知 | 分享檔案或日曆 | 依產品提供的通知管道 | 可同步官網並發送通知 |
| 權限 | 依檔案共用設定 | 依產品角色設定 | 依角色與分校自訂 |
| 與報名、會員資料串接 | 手動對照 | 視產品是否開放 API | 直接串接既有系統 |
| 資料匯出 | 完整掌握 | 先確認可匯出的格式與欄位 | 完整掌握 |
現成排課系統的免費方案，可能在老師人數、教室數或功能上設有限制，實際條件以各方案條款為準。評估時用自己一期的真實課表試排，比看功能清單更能發現落差。
調課、代課與停課的流程設計
課表排好之後，真正耗時的是異動。不論用哪種工具，都要先把流程定義清楚：
- 提出異動：老師或行政人員填寫調課、代課或停課，寫明原因與影響的堂次。
- 檢查衝突：新時段、代課老師與教室都要重新跑一次硬限制檢查。
- 核准：指定由誰核准，跨分校或影響多個班別時由更高一層的主管確認。
- 通知：通知受影響的老師、學員與助教，官網或公告欄的課表同步更新。
- 留下紀錄：保留原排課與異動後的版本，代課要記錄原授課老師與實際授課老師，月底核對授課紀錄時才查得到。
停課要另外安排補課時段，補課同樣要檢查衝突。直接改試算表格子不會留下異動原因，這是升級系統時優先要補上的功能。
課表公告：老師、學員與官網各看不同版本
同一份課表要給三種人看，呈現方式不同：
- 老師：只看自己在各分校、各教室的課，含調代課後的實際安排。
- 學員與家長：看自己所在班別的課表、教室與異動公告，不需要看到其他班或老師的個人資訊。
- 官網訪客：看開課時段、上課地點與招生中的班別，作為報名前的參考。
三個版本要從同一份排課資料產生，人工複製到官網時只要漏改一處，各版本就會不一致。開課後的提醒、點名與請假補課，可接著參考課程報名系統的功能規劃，讓排課資料與報名資料以班別對應。
何時改用付費或自建系統
出現下列情況，就值得評估付費系統或客製開發：
- 老師與教室多到人工核對常漏看，衝堂在上課當天才發現。
- 有多個分校，老師跨校授課，教室與交通時間要一起考慮。
- 每週都有調代課，行政人員花大量時間通知與更新課表。
- 學員要登入查看自己的課表，或課表要和報名、會籍資料連動。
- 需要保留異動歷程，用來核對授課紀錄或處理學員申訴。
導入時先整理現有課表與限制條件，用新系統試排一期並和舊做法平行運作，確認衝堂檢查與通知正常再切換。常見的踩雷是只排老師沒排教室、免費方案的資料無法完整匯出，以及學員聯絡資料開放給所有老師都看得到。
常見問題
免費排課工具適合哪些單位？
老師與教室數量少、課表一期才調整一次、很少臨時調代課的單位，用試算表、共用日曆或免費方案就能應付。條件變多、異動頻繁時，人工核對的成本會快速增加。
Google 試算表可以自動擋下衝堂嗎？
只能標示，不能阻止。條件式格式設定搭配 COUNTIFS 可以讓重複的老師或教室時段變色，但仍可以存檔；時段部分重疊的情況也需要更複雜的公式才抓得到。
排課系統和課程報名系統有什麼不同？
排課系統處理老師、教室與時段的分配與異動；課程報名系統處理學員選班、繳費、名額、點名與補課紀錄。兩者以班別與堂次對應，可以分開導入再串接。
代課紀錄為什麼要保留？
代課紀錄可以核對每位老師實際授課的堂數，也能在學員反映上課品質或課程變動時，查到當天由誰授課、為什麼異動，避免事後各說各話。
自建排課系統要準備什麼資料？
老師名單與可授課科目、可授課時段，教室清單與容量、設備，班別與學員人數，以及現行的排課規則與調代課流程。規則寫得越完整，開發時的檢查邏輯越準確。
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下一步
建議先把老師、教室與班別的限制條件寫成清單，用一期真實課表測試現有做法，記下漏掉的衝堂與花在通知上的時間。京采可以協助規劃排課系統的資料結構與衝堂檢查規則，開發調代課流程與課表通知，並把課表同步到官網，或和既有的報名、會員系統串接。可參考網頁設計服務，或與我們聯繫討論排課現況。
