電子薪資單可以取代紙本：勞動基準法第二十三條要求雇主發薪時提供工資各項目計算方式明細，施行細則第十四條之一第二項允許以紙本、電子資料傳輸方式，或其他勞工可隨時取得及得列印的資料提供。實務上有三種發法：把加密附件寄到員工信箱、讓員工登入薪資系統或內部網站查詢，以及用 App 通知員工登入查看。不論採用哪一種，都要先確認明細欄位齊全、只有本人看得到、員工隨時能取得與列印，並保留發送與查看紀錄。
電子薪資單要列出的四項內容
施行細則第十四條之一規定，工資各項目計算方式明細應包括四項：勞雇雙方議定的工資總額、工資各項目的給付金額、依法令規定或勞雇雙方約定得扣除項目的金額，以及實際發給的金額。勞動部的說明舉例，給付項目如底薪、獎金、津貼、加班費，扣除項目如勞保、就業保險、健保費及自願提繳的退休金。
目前用 Excel 製作簡易薪資表的公司，可以先檢查欄位是否對得上這四項：
- 識別欄位：員工編號、姓名、發薪期間，以及收件信箱或系統帳號。
- 給付欄位：議定工資總額，每個給付項目各自一欄。
- 扣除欄位：每個扣除項目各自一欄，不要只留一個扣款合計。
- 結果欄位：實際發給金額用公式由前面欄位算出，避免手動覆寫。
另外，勞基法第二十三條第二項要求雇主置備工資清冊並保存五年；薪資單發給員工，工資清冊由公司留存，兩者不能互相取代。
加密附件、系統查詢與 App 通知怎麼選
勞動部說明，明細不限紙本，可以用電子郵件、簡訊、通訊軟體、事業單位內部網站的薪資系統等電子資料傳輸方式，或勞工能隨時取得及可以列印的資料提供。三種常見做法的差異如下：
| 比較項目 | 加密附件寄信 | 系統或內部網站查詢 | App 通知加登入查看 |
|---|---|---|---|
| 員工端操作 | 收信後輸入密碼開檔 | 登入帳號查看與下載 | 收到通知後登入查看 |
| 主要風險 | 寄錯收件者、密碼外流 | 帳號共用、權限設錯 | 通知預覽露出內容 |
| 查看紀錄 | 難以確認是否開啟 | 可記錄登入與下載時間 | 可記錄開啟與查看時間 |
| 適合情境 | 人數少，先從現有試算表轉換 | 人數多，要讓員工回查歷史明細 | 員工多在現場，不常用電腦 |
選擇時先看員工常用的裝置與有沒有公司信箱；已有打卡或人資系統的公司，先確認能否直接在系統內提供查詢，省去匯出與寄送。
加密附件的密碼與寄送設定
以 Excel 為例，在「檔案」>「資訊」選「保護活頁簿」，再選「以密碼加密」，在「密碼」方塊輸入密碼後選「確定」，再於「重新輸入密碼」方塊確認並選「確定」。Microsoft 提醒密碼會區分大小寫，而且忘記密碼時 Microsoft 無法復原。要注意「保護工作表」不能用來保護薪資資料：官方說明工作表層級保護並非安全性功能，只用來防止他人修改鎖定的儲存格。
寄送時可以這樣安排：
- 每位員工一個檔案，不要把整張薪資表寄給全員。
- 密碼規則事先告知，例如用本人才知道的資料組合，且不要和附件寫在同一封信。
- 以新版 Outlook 為例，帳戶有符合資格的 Microsoft 365 訂閱時，可在郵件的「選項」選取「加密」，再挑選「加密」或「不可轉寄」，完成後選「傳送」；收件者若使用其他郵件服務，會收到一封說明如何開啟郵件的信。
- Gmail 的機密模式可以設定到期日，並停用轉寄、複製、列印與下載；設了這些限制，員工可能無法留存或列印明細，使用前要評估是否合適。
系統查詢與 App 通知的設計重點
改用系統或內部網站提供薪資單時，每位員工要有自己的帳號，並建議啟用多重要素驗證；後台權限只開給負責薪資的人員，主管能否看到部屬明細要依公司規章設定。查詢頁至少提供依月份查看、下載與列印。
用 App 通知時，通知只寫「本月薪資明細已發布」，金額放在登入後才看得到的頁面。Apple 的人機介面指南建議避免在通知中放入敏感、個人或機密資訊，並在使用者隱藏通知預覽時顯示概括的說明文字；Android 可以把通知設為在鎖定畫面只顯示圖示與標題，另外提供隱藏細節的公開版本。發送前也要取得同意：Apple 規定傳送通知前要取得使用者同意，較新的 Android 版本也要求 App 在執行時取得通知權限；員工沒開啟通知時，要有其他提醒方式。薪資系統的整體功能可參考薪資系統要有哪些功能。
個資保護與資料保存
薪資明細連同姓名與員工編號，屬於個人資料保護法所稱可以直接或間接識別個人的資料，該法也把職業、財務情況等列在個人資料的範圍內。個資法要求保有個人資料檔案的非公務機關做好安全維護，防止資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏；該法已公布部分修正條文，施行日期由行政院另定，引用條號時以全國法規資料庫為準。
落實到電子薪資單，可以檢查：
- 存放位置：薪資檔與匯出檔不要放在全公司共用的資料夾。
- 存取紀錄：誰在什麼時間查看、匯出或修改過明細。
- 保存期間：工資清冊依法保存五年，系統裡的明細也建議保留到可以回查的期間。
- 寄錯處理：個資外洩依規定要通知當事人，所屬行業的主管機關若另有通報規定，要依規定時限同步辦理，事先寫好處理流程與負責窗口。
員工確認紀錄怎麼留
勞動部說明，事業單位如果規定勞工須經「申請核可」才能取得薪資單，或讓勞工「簽名確認就收回」，都不符合規定。因此確認機制的目的是留存發送與查看紀錄，而不是員工確認後才給，或確認後就收回。
電子郵件的讀信回條不適合當作確認紀錄：Microsoft 說明 Outlook 收件者可以拒絕傳送讀信回條，寄件者無法強制；傳送回條只代表信件已送達信箱，不代表收件者已讀。系統查詢比較容易留下紀錄，可以記錄每期明細的發布時間、員工首次查看與下載時間，並提供「對內容有疑問」的回報入口，讓人資集中處理更正。
從紙本轉電子薪資單的步驟
- 盤點現行薪資表與紙本薪資袋的欄位，對照施行細則的四項內容補齊。
- 依人數、裝置與現有系統，決定採用加密附件、系統查詢或 App 通知。
- 收集每位員工的收件信箱或建立系統帳號，請員工本人確認。
- 訂好密碼規則、帳號權限，以及寄錯時的處理流程。
- 公告開始的發薪月份、查看方式與問題窗口，並說明無法使用時的替代做法。
- 選一個發薪週期紙本與電子並行，抽查明細金額與收件對象是否正確。
- 正式切換後，定期檢查存取紀錄、離職帳號與保存情形。
試行前先準備一份員工操作說明，並指定一位窗口統一回覆。勞動法規與個資規定的適用，請以勞動部等主管機關公告或專業意見為準。
常見問題
改用電子薪資單需要員工同意嗎？
施行細則第十四條之一允許以電子資料傳輸方式提供明細，條文沒有另外寫到須經員工同意。實務上仍建議事先公告說明，並替不方便使用電腦或手機的員工保留替代方式。
可以用簡訊或通訊軟體傳薪資單嗎？
勞動部說明的電子方式包含簡訊與通訊軟體。不過訊息可能傳錯對象，也可能在手機鎖定畫面露出內容，比較穩妥的做法是只傳通知，明細放在需要登入的頁面。
薪資單寄錯人該怎麼處理？
先請誤收者刪除並回覆確認，同時記錄發生經過與影響範圍。個資法對個資外洩訂有通知當事人的規定，相關條文已有修正，處理程序請以主管機關公告或專業意見為準。
電子薪資單要保存多久？
勞動基準法明定的是工資清冊保存五年。發給員工的電子明細，建議在系統裡至少保留相同期間，讓員工與人資都能回查，並定期備份。
Excel 簡易薪資表可以直接寄給全體員工嗎？
不建議。整張薪資表含有其他同事的資料，寄出後就無法收回。應把每人資料另存成個別檔案再分別加密寄送；人數多、每月拆檔負擔大時，可評估改用系統查詢。
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下一步
要把薪資單從紙本或 Excel 改成線上提供，可以先整理現有薪資表欄位、員工人數與常用裝置，再決定寄送或系統查詢的做法。京采的網頁設計服務可以協助規劃員工專區與薪資查詢頁、登入與權限設定，以及和現有打卡、人資系統的串接開發；薪資計算與法規判斷仍由貴公司人資或專業顧問負責。歡迎與我們聯繫，說明目前的作業方式。
