電子簽章（electronic signature）依電子簽章法第二條，指依附於電子文件並與其相關連，用以辨識及確認簽署人身分、資格及文件真偽者；數位簽章（digital signature）是其中一種，以簽署人的私密金鑰加密、可用公開金鑰驗證，並具憑證機構簽發的憑證。第四條規定，電子文件及電子簽章符合本法規定者，在功能上等同於實體文件及簽章，不得僅因其電子形式而否認其法律效力。另依第五條，使用時有相對人者，除相對人已同意採用電子形式外，要在採用前以合理期間及方式給予反對機會，並告知未反對者推定同意；部分規定也可能依法律排除適用。企業導入的重點在身分驗證與完整的簽署紀錄。
電子簽章與數位簽章的差異
兩個詞常被混用，但在電子簽章法裡是包含關係：數位簽章屬於電子簽章，電子簽章不一定是數位簽章。差異可以從下表看出：
| 比較項目 | 電子簽章 | 數位簽章 |
|---|---|---|
| 法規定義 | 依附於電子文件並與其相關連，用以辨識及確認簽署人身分、資格及文件真偽 | 電子簽章的一種，以私密金鑰加密形成，可用公開金鑰驗證，並具憑證機構簽發的憑證 |
| 技術基礎 | 不限特定技術，依系統設計而定 | 公開金鑰加密與憑證 |
| 確認身分的方式 | 依服務設計，例如帳號登入、簡訊或電子郵件驗證 | 由憑證載明的簽章驗證資料確認簽署人身分、資格 |
| 法律推定 | 不適用第六條的推定規定，有爭議時可能需要以紀錄佐證 | 符合第六條條件時，推定為本人親自簽名或蓋章 |
Microsoft 的說明把數位簽章形容為一種電子加密圖章，建立時必須有可證明身分的簽署憑證，憑證由憑證授權單位核發，也可以被撤銷；它能確認簽署者身分、確認內容自簽署後未遭變更，並向各方證明內容來源。因此討論「數位簽章與電子簽章」時，關鍵在有沒有憑證與加密驗證，而不在畫面上是否出現手寫筆跡。
電子簽章法的效力概念：第四條與第五條
電子簽章效力的核心在兩條規定。第四條只有一段：電子文件及電子簽章，符合本法規定者，在功能上等同於實體文件及簽章，不得僅因其電子形式而否認其法律效力。
第五條共有五項：
- 文件及簽章的使用，得以電子文件及電子簽章為之。
- 依法令規定應以書面為之者，內容可完整呈現，並可於日後取出供查驗時，得以電子文件為之。
- 依法令規定應簽名或蓋章者，得以電子簽章為之。
- 有相對人時：前三項文件或簽章的使用有相對人者，除相對人已同意採用電子形式外，應於採用電子形式之前，以合理期間及方式給予相對人反對的機會，並告知相對人未反對者，推定同意採用電子形式。
- 相對人可隨時停止：相對人得隨時表示停止採用電子形式，但表示停止前已依電子形式所為的法律行為，效力不受影響。
換成實務做法，對客戶或合作廠商採用電子簽署前，可以在合約、報價說明或系統畫面中取得同意；若沒有取得同意，就要在採用前以合理期間及方式給予對方反對的機會，並告知未反對即推定同意。建議保留告知紀錄，並提供停止採用電子形式、改回紙本的管道。
原本、書面保存與排除適用的情況
電子簽章法也列出需要另外確認的情況，導入前要一併檢查：
- 原本或正本：依第七條，法令規定應提出文書原本或正本者，內容可完整呈現並可於日後取出供查驗時，得以電子文件為之；但應核對筆跡、印跡或其他為辨識文書真偽之必要，或法令另有規定者，不在此限。
- 書面保存：依第八條，法令規定應以書面保存的文書，符合可完整呈現、日後可取出查驗的條件時，得以電子文件保存，並得一併保存發文地、收文地、網路協定位址、簽署歷程、日期、時間等足以驗證文件真偽的資料。
- 依法律排除：依第十一條，第五條第一項至第三項及第八條第一項的規定，得依法律排除其適用；行政機關也得就第五條與第八條的應用技術及程序另為公告。
- 司法程序：本法總則規定，司法程序不適用本法規定者，由司法院或法務部公告。
本法主管機關為數位發展部。以上只是概念整理，特定文件能否以電子方式簽署，請以主管機關公告或律師等專業意見為準。
數位簽章的推定效力與憑證
第六條規定，以數位簽章簽署電子文件，同時符合兩款規定時，推定為本人親自簽名或蓋章：使用經主管機關依第十二條或第十五條許可之憑證機構簽發的憑證，以及憑證未逾有效期間及其使用範圍。另依第十二條，憑證機構須檢具憑證實務作業基準，送經主管機關許可後，才能提供簽發憑證服務。
這項推定只適用於符合條件的數位簽章；其他電子簽章發生爭議時，可能需要以身分驗證紀錄、簽署歷程等資料佐證。企業可以依文件風險選擇做法：金額高、爭議成本高的契約，可以評估使用數位簽章；內部簽核、低風險的確認單，可考慮以帳號驗證搭配完整紀錄的電子簽章處理。挑選前先確認憑證的有效期間與用途，並規劃憑證到期或撤銷時的處理方式。
企業導入流程：文件盤點、身分驗證與稽核軌跡
- 盤點文件類型：列出要電子化的文件，例如報價確認、合約、同意書、驗收單與內部簽核，標出相對人是誰、是否有法令要求的書面或原本。
- 分級決定做法：依金額、爭議風險與法令要求，決定用一般電子簽章或數位簽章，以及需要幾位簽署人、簽署順序。
- 設計身分驗證：對外簽署至少要能確認是本人操作，例如登入帳號、驗證碼或憑證；內部簽核則與公司帳號權限綁定。
- 保留稽核軌跡：記錄誰在何時、從哪個網路位址、對哪個版本的文件做了什麼動作，簽署完成的版本要鎖定，避免事後被修改。
- 訂保存與調閱規則：決定存放位置、保存期限與誰能調閱，並確認日後換系統時能完整匯出。
- 告知相對人並試行：依前述相對人同意的規定說明電子簽署方式，先從低風險文件試行，再擴大範圍。
和官網表單或內部系統串接
電子簽章怎麼用在日常流程？辦公軟體已有基本功能可以先試：Microsoft 的說明指出，可在 Word、Excel 與 PowerPoint 檔案加上數位簽章，經數位簽章的文件會變成唯讀以防止修改；Google 文件與雲端硬碟中的 PDF 可以傳送簽名要求，所有簽署人都簽署後會產生 PDF 檔，結尾附有稽核追蹤頁，但組織內的使用者需由管理員啟用，且只適用於說明頁列出的方案。
文件量大或要和業務流程連動時，就需要系統串接。一種做法是：客戶在官網或會員專區送出申請、確認報價，系統自動帶入資料產生文件，再呼叫電子簽章服務的介接完成簽署，簽好的檔案與紀錄回存到後台。報價確認的情境可參考報價單系統的線上確認，內部申請與簽核則可先從電子表單系統的簽核流程規劃。串接時要特別確認簽署狀態能否回傳、失敗時怎麼重送，以及文件與紀錄存放在哪裡。
常見問題
把簽名圖檔貼在文件上算電子簽章嗎？
要回到定義判斷：電子簽章要能辨識簽署人並確認文件真偽。單純貼上簽名圖檔，難以證明是本人操作、文件也可能被改，重要文件建議搭配身分驗證與簽署紀錄。
電子簽名和電子簽章是同一件事嗎？
電子簽章是法規用語；日常說的電子簽名，常用來指在螢幕上簽名的操作方式。它是否符合法規所說的電子簽章，仍要看能否辨識簽署人身分與確認文件真偽。
簽好的電子文件要保存多久？
保存期限依文件類型適用的法令與公司內控規定決定。保存時要連同簽署紀錄一起留存，並確保日後能完整取出查驗，換系統前也要先確認能否匯出。
公司內部簽核也需要用電子簽章嗎？
請假、請購這類內部簽核，可以先用表單系統的簽核流程與操作紀錄處理；涉及對外契約或法令要求簽名蓋章的文件，再評估電子簽章或數位簽章。
電子簽章服務要怎麼比較？
可以比較身分驗證方式、稽核紀錄的內容、文件加密與存放地點、能否匯出完整紀錄、是否支援數位簽章，以及有沒有開放介接可以和現有系統串接。
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下一步
導入電子簽章前，先列出要電子化的文件與相對人；個別文件的法規適用，請以主管機關公告或律師等專業意見為準。若要讓客戶在官網或會員專區完成確認與簽署，京采可協助規劃線上流程與後台，串接電子簽章服務並保存簽署紀錄，做法可參考網頁設計服務，也歡迎與我們聯繫。
