公司信箱被 Gmail 擋信或進垃圾郵件時，先看 Gmail 給的退信訊息或郵件標頭，判斷是哪一類問題，再對照 Google 的寄件者規範逐項檢查：SPF 或 DKIM 驗證、寄件 IP 的正向與反向 DNS、TLS 加密連線、垃圾郵件比率與郵件格式。Google 說明不符合規定的郵件可能無法正常傳送，也可能被標示為垃圾郵件；每天寄大量郵件給個人 Gmail 帳戶的寄件者，還要另外符合 DMARC 與一鍵取消訂閱等要求。
先分辨：被拒收、被限流，還是進了垃圾郵件
客戶收不到信時，先確認屬於哪一種：
- 被拒收：寄件者會收到退信，錯誤代碼以五開頭，屬於永久性失敗，這封信不會被收下；訊息常寫 blocked。
- 被限流：錯誤代碼以四開頭，訊息常寫 rate limited 或 temporarily blocked，屬於暫時性的拒絕；同樣的字眼也可能出現在永久性錯誤中，判斷時以代碼為準。依郵件傳輸規範，暫時性失敗的郵件在寄件伺服器稍後重試時可能被接受。
- 進垃圾郵件：沒有退信，信在對方的垃圾郵件資料夾。可以請收件者把那封信的原始內容轉給你，或自己用個人 Gmail 帳戶收一封測試信。
也要確認收件者用的是哪一種信箱。Google 的寄件者規範適用於寄到 @gmail.com 與 @googlemail.com 的個人帳戶，不適用於寄到 Google Workspace 帳戶的郵件；對方用公司網域的 Google Workspace 收信時，可以請對方的管理員協助查詢郵件紀錄。
Gmail 寄件者規範：所有寄件者都要做到的事
寄信到個人 Gmail 帳戶，不論寄送量多少，Google 都要求：
- 寄件網域設定 SPF 或 DKIM 驗證。
- 寄件網域或 IP 具備有效的正向與反向 DNS 紀錄，也就是 PTR 紀錄。
- 使用 TLS 連線傳送郵件。
- Postmaster Tools 回報的垃圾郵件比率維持在規範的門檻以下；Google 另建議把比率維持在更低的水準，並避免達到門檻。
- 郵件格式符合網際網路郵件格式標準。
- 不可冒用 Gmail 的 From 標頭，也就是不能用 @gmail.com 的地址當成寄件者，卻從其他系統寄出。
確切數值與條文以 Google 的電子郵件寄件者指南為準。
每天大量寄信時的額外要求
Google 把二十四小時內寄給個人 Gmail 帳戶接近五千封以上的寄件者定義為大量寄件者。計算時，同一個主網域寄出的郵件都會合併計入，子網域也包含在內；只要達到一次，就會永久被視為大量寄件者。大量寄件者除了上一節的項目，還要做到：
- SPF 和 DKIM 兩項都要設定。
- 寄件網域設定 DMARC，政策可以設為 none。
- 直接寄送的郵件，From 標頭的網域要和 SPF 或 DKIM 的網域對齊。
- 行銷郵件與訂閱郵件要支援一鍵取消訂閱，內文也要有清楚可見的取消訂閱連結；Google 建議在四十八小時內處理取消訂閱的要求。
DMARC 紀錄的寫法與政策收緊方式，見DMARC 設定步驟與報告判讀。
看懂退信訊息與郵件標頭
Gmail 的退信會附上英文說明，可以用下表的關鍵字對照問題所在：
| 訊息關鍵字 | 代表的問題 | 先檢查 |
|---|---|---|
| sender is unauthenticated | 郵件沒有通過驗證 | SPF 與 DKIM 是否設定 |
| didn’t pass SPF authentication | SPF 未通過 | 寄信伺服器是否列在 SPF |
| didn’t pass DKIM authentication | DKIM 未通過 | 金鑰紀錄與簽署設定 |
| isn’t aligned | 寄件者網域沒有和驗證網域對齊 | 代寄服務是否用你的網域簽署 |
| doesn’t have a PTR record | 寄件 IP 沒有反向 DNS | 郵件主機的 PTR 設定 |
| wasn’t sent over a TLS connection | 沒有使用加密連線 | 郵件伺服器的 TLS 設定 |
| unusual rate、likely unsolicited | 寄送量異常或疑似垃圾郵件 | 名單來源與寄送量 |
進垃圾郵件的信沒有退信，可以在網頁版 Gmail 開啟該封信，按回覆旁的「更多」選「顯示原始郵件」查看完整標頭。Google 說明郵件標頭包含 SPF、DKIM 與 DMARC 的驗證結果，也可以把標頭貼到 Google Admin Toolbox 的 Messageheader 工具分析。
用 Postmaster Tools 追蹤寄件狀況
Postmaster Tools 是 Google 的寄件監控工具，只統計寄到個人 Gmail 帳戶的郵件。設定方式是用 Google 帳戶登入，新增用來以 SPF 或 DKIM 驗證外寄郵件的網域，再依畫面提示把 TXT 或 CNAME 紀錄加到網域 DNS 完成驗證，驗證完成前不會顯示郵件資料。
資訊主頁包含法規遵循狀態、垃圾郵件比率、身分驗證、加密與傳送錯誤等項目。資料不是即時的，一般在二十四小時內更新；寄送量太少的日子，資料可能不完整。如果郵件被誤判為垃圾郵件或遭到拒收，可以在 Postmaster Tools 回報傳送問題，前提是網域已通過驗證、由你擁有且符合寄件者指南，回報的郵件也要通過 SPF 和 DKIM，寄件者標頭的網域要和你使用的網域相符。
公司信箱常見的設定錯誤
- 官網表單用訪客的信箱當寄件者：訪客填了 Gmail 地址，表單通知信就以這個地址寄出，等於冒用 Gmail 的 From 標頭。寄件者應改用公司網域，訪客信箱放在回覆地址。
- 新增寄信服務沒有更新 SPF：Google 說明每個寄件服務要以 include 加入 SPF，一筆 SPF 紀錄的 include 標籤上限是十個；依 SPF 規範，驗證時查詢 DNS 的機制合計也不能超過十次，include 內層再引用的紀錄同樣計入，超過時驗證會出錯。
- 代寄服務用自己的網域簽署：寄件者是公司網域，DKIM 卻由服務商的網域簽署，無法和寄件者網域對齊。設定方式見DKIM 金鑰設定步驟。
- 自架郵件主機沒有反向 DNS：寄件 IP 要有有效的 PTR 紀錄，可向提供這個 IP 的主機或網路服務商確認設定方式。
- 郵件內容的寫法：Google 建議不要用 HTML 和 CSS 隱藏內容，也不要在同一封信混合不同類型的內容，例如在收據裡放促銷訊息。
- 共用 IP：多個寄件者共用同一個 IP 時，要確認這個 IP 不在網路黑名單上。
常見問題
SPF、DKIM 都設好了，為什麼還是進垃圾郵件？
驗證只是基本條件。Google 的說明指出，DKIM 設定正確仍進垃圾郵件時，原因可能在其他地方，例如收件者回報垃圾郵件的比率、名單來源或郵件內容，要回頭檢查寄件習慣。
寄信量不多，也需要設定 DMARC 嗎？
DMARC 是大量寄件者的必要項目，寄送量少時不是硬性要求。但設定 DMARC 後可以收到報告，知道有哪些來源在用你的網域寄信，對排查問題很有幫助。
交易通知信需要加一鍵取消訂閱嗎？
Google 說明只有行銷與宣傳郵件需要一鍵取消訂閱，交易郵件不在此限。但交易信裡不要混入促銷內容，避免被歸為不同類型的郵件。
修正設定後多久會看到改善？
Google 說明 SPF 與 DKIM 紀錄加入後，可能要長達四十八小時才開始生效；Postmaster Tools 的資料一般在二十四小時內更新。修正後持續觀察退信與資訊主頁的變化。
Postmaster Tools 一直沒有資料是什麼原因？
先確認網域已完成驗證，驗證前不會顯示資料。Postmaster Tools 只統計寄到個人 Gmail 帳戶的郵件，寄送量太少的日子資料也可能不完整。
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