英文報價單（Quotation，也常寫作 Price Quotation）是回覆國外客戶詢價時提供的正式報價，除了品項、數量與單價，還要寫清楚幣別、貿易條件（Incoterms 規則代碼加上指定地點）、付款條件、預估出貨日與報價效期。美國國際貿易署（International Trade Administration）對形式發票列出的欄位，可以當作英文報價單的檢查清單。下面依序整理文件差異、必要欄位、貿易條件、付款方式、效期與英文用語範例。
Quotation、形式發票與商業發票差在哪
外銷交易中常見三種文件，用途與時點不同：
| 文件 | 用途 | 出現時點 |
|---|---|---|
| Quotation（報價單） | 回覆詢價，列出品項、價格與交易條件 | 客戶詢價後、下單前 |
| Proforma Invoice（形式發票） | 以發票格式呈現的報價，買方可能用來申請進口許可、開立信用狀 | 條件談定、準備下單或付款時 |
| Commercial Invoice（商業發票） | 進出口通關的必要文件，買方國家海關用來核定進口關稅與稅 | 出貨時 |
美國國際貿易署也說明，形式發票在許多情況可以取代正式報價，但發出後若要變更，應先取得買方同意。報價單的基本概念與中文欄位，可先參考報價單的必備欄位與交易條款。
英文報價單的必要欄位
- 表頭：Quotation Number、Date、Valid Until，編號沿用公司內部規則。
- 賣方資料：Seller 的英文公司名稱、地址與聯絡方式。
- 買方資料：Buyer 的公司名稱、地址、聯絡人，以及買方的參考編號（Buyer’s Reference）。
- 品項明細：Item、Description、Specification、Unit、Quantity、Unit Price、Amount。
- 幣別：Currency 寫在表頭或金額欄。
- 包裝與重量尺寸：Packing、Net Weight、Gross Weight、Dimensions，方便買方估算運費。
- 交易條件：Price Terms、Payment Terms、Lead Time 或 Estimated Shipping Date。
- 折扣、備註與簽回：Discount 另列並寫明條件，Remarks 列出不含的費用，表尾留 Accepted by 的簽名與日期欄。
單位寫清楚是件、組或箱，客製品項附上圖面或規格書編號。
貿易條件：Incoterms 的概念與寫法
Incoterms 是國際商會（ICC）發布的十一個三字母貿易條件，用來釐清貨物從賣方交到買方的過程中，各項工作、費用與風險由誰負擔。美國國際貿易署把它們分成兩組：
| 適用運輸方式 | 規則代碼 |
|---|---|
| 任何運輸方式 | EXW、FCA、CPT、CIP、DAP、DPU、DDP |
| 海運與內陸水運 | FAS、FOB、CFR、CIF |
寫在報價單上時，代碼後面要接指定地點或港口，例如裝貨港或目的地，並寫明採用的 Incoterms 版本。要注意，Incoterms 不處理商品與價格、付款方式與時點，也不決定貨物所有權何時移轉，這些要另外寫在報價與合約條款。不確定該選哪一種時，可以請貨運承攬業者或法律顧問協助判斷。
付款條件怎麼寫
美國國際貿易署列出五種主要的國際交易付款方式，各自的風險不同：
- 預付（Cash in Advance）：出口商可避開信用風險，電匯是常用的預付方式，但對買方的現金流較不利。
- 信用狀（Letter of Credit）：由銀行代買方承諾付款，適合不易取得買方可靠信用資訊時。
- 跟單託收（Documentary Collection）：分為付款交單（D/P）與承兌交單（D/A），沒有查證程序，未付款時追索有限。
- 記帳（Open Account）：先出貨交貨再付款，是出口商風險高的選項之一。
- 寄售（Consignment）：海外經銷商賣給終端客戶後才付款，出口商不一定收得到款項。
報價單上寫明付款方式與付款時點，新客戶與既有客戶可以採用不同條件，條件改變時重新出一份報價。
效期、交期與不含的費用
- 效期：寫出明確的到期日（Valid Until），比只寫「一段時間內有效」清楚；原物料或匯率變動大的品項，可註明逾期需重新報價。
- 交期：寫明從哪個時點起算，例如收到訂單確認或預付款後幾週出貨，並區分生產交期與運輸時間。
- 到岸成本：美國國際貿易署提醒，買方會詢問到岸成本（landed cost），也就是貨物送到買方手上的總成本，包含國外關稅與稅。報價若不含這些費用，要在備註寫明由誰負擔。
- 樣品與模具：樣品費、模具費是否另計，另列一行說明。
開發新客戶時，報價常是往來信件的一部分，信件寫法可參考外銷英文開發信的結構與跟進。
英文報價單用語範例
| 用途 | 英文寫法 |
|---|---|
| 開頭致謝 | Thank you for your inquiry. We are pleased to quote as follows. |
| 報價效期 | This quotation is valid for thirty days from the date of issue. |
| 幣別與價格條件 | All prices are quoted in US dollars, FOB Keelung, Taiwan. |
| 付款條件 | Payment terms: T/T in advance before shipment. |
| 交期 | Lead time: four weeks after receipt of your order confirmation. |
| 不含費用 | Prices do not include import duties and taxes in the destination country. |
| 確認下單 | Please sign and return this quotation to confirm your order. |
範例中的港口、天數與付款方式只是示意，請依實際條件修改，並寫明採用的 Incoterms 版本。
送出前的檢查與常見錯誤
- 只寫代碼沒寫地點：只寫「FOB」或「CIF」，雙方對交貨地點與費用分界可能理解不同。
- 幣別沒標示：同樣的符號可能代表不同國家的貨幣。
- 中英文版本不一致：同時提供中英文時，金額、數量與條件要逐項核對。
- 沿用舊報價沒改條件：效期、交期與付款方式要依這次的客戶重新確認。
- 附件不齊：規格書、圖面或認證資料沒有一併附上，客戶難以比較。
送出前轉成 PDF，檔名包含客戶名稱、報價編號與版次。
常見問題
英文報價單一定要用 Incoterms 嗎？
不是強制，但用 Incoterms 可以用一個代碼釐清交貨地點、費用與風險的分界。若不使用，就要在報價單上自行寫清楚運費、保險、出口與進口手續各由誰負責。
Quotation 和 Quote 有什麼不同？
日常用法中兩者常互通，Quote 也可以當動詞，例如請對方報價。正式文件的標題可以用 Quotation 或 Price Quotation，同一家公司內統一一種寫法，客戶比較不會混淆。
報價要用美元還是新臺幣？
依客戶習慣與公司的匯率風險考量決定，沒有固定答案。幣別確定後寫在表頭與總金額旁，並說明匯款手續費由哪一方負擔，避免實收金額和報價不同。
客戶要求 Proforma Invoice 時要怎麼處理？
可以依談定的報價條件開立形式發票，內容與報價單一致，並加上預估出貨日與效期。客戶可能用它申請進口許可或開立信用狀，金額與品名要特別仔細核對。
英文報價單要不要列 HS 編碼？
報價階段不一定要列，但客戶估算關稅時可能會詢問。美國國際貿易署說明商業發票可以加列 HS 編碼，若報價時已確認，提前提供能減少往返。
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