請款系統是讓員工把代墊費用、差旅支出或廠商付款申請，從紙本請款單加黏貼單據，改成線上填單、拍照上傳憑證、依規則簽核，再把核准資料送進會計系統的工具。挑選時看四件事：請款單欄位能否對應費用類別、部門與會計科目；上傳單據時能否記錄發票號碼並擋下重複請款；簽核能否依金額、類別與專案分流；核准資料能否和會計系統或 ERP 串接。電子發票與收據的處理，以財政部電子發票整合服務平台與相關法規的說明為準，個別帳務請洽記帳士或會計師。
請款流程的五個環節與分工
- 申請：員工填寫請款單，說明費用事由並上傳單據。
- 主管簽核：確認費用是否因公發生、是否在預算內。
- 財會審核：檢查憑證是否符合規定、金額與單據是否一致、科目是否正確。
- 付款：匯款給員工或廠商，記錄付款日期。
- 入帳與歸檔：產生傳票、登入帳簿，原始憑證依規定保存。
這些環節對應到商業會計法的概念：第十四條規定，會計事項之發生，均應取得、給予或自行編製足以證明之會計憑證；第十八條規定，商業應根據原始憑證編製記帳憑證，根據記帳憑證登入會計帳簿，並列有整理結算與會計事務較簡時的例外。請款系統管的是申請與簽核，並把資料完整交給後段的會計作業；設計時先畫出每個環節由誰、在哪個系統完成，避免重複輸入。
員工請款單與簡易請款單的欄位
下表列出員工請款單的常見欄位，以及簡易請款單可以保留哪些：
| 欄位 | 用途 | 簡易請款單 |
|---|---|---|
| 申請人、部門 | 系統帶入，決定簽核主管與成本歸屬 | 保留 |
| 費用日期與事由 | 說明費用為何發生 | 保留 |
| 費用類別 | 決定簽核路線與對應的會計科目 | 保留 |
| 金額與幣別 | 外幣支出另記原幣與換算方式 | 保留 |
| 憑證類型與號碼 | 統一發票、電子發票、收據或其他，記錄號碼以便比對 | 保留 |
| 賣方名稱或統一編號 | 辨識交易對象 | 視需要 |
| 專案或客戶代號 | 費用要分攤到專案時使用 | 可省略 |
| 付款方式 | 匯入員工帳戶、廠商帳戶或沖銷預支款 | 保留 |
| 附件 | 單據照片、報價單或核准文件 | 保留 |
欄位越多，填寫錯誤與退件也可能越多。人數少的公司可以先用簡易請款單，只保留決定簽核與入帳所需的欄位。費用類別由財會訂定並對應會計科目，不讓申請人自由輸入。
單據拍照上傳與電子發票的處理概念
拍照上傳讓簽核者不必等紙本就能審核，但照片和憑證保存是兩件事：
- 電子發票：依統一發票使用辦法第七條，買受人為營業人時，開立人應依規定時限將電子發票資訊傳輸至平台存證；買受人可以從平台存證檔下載列印電子發票證明聯，作為記帳或兌領獎憑證。
- 提供統一編號：同辦法第九條規定，三聯式統一發票應載明買受人名稱及統一編號；員工代公司購買時，要在消費時提供公司統一編號。
- 比對進項資料：財政部電子發票整合服務平台的營業人操作說明列有進項發票查詢與列印功能，可用來和請款單上的發票號碼比對。
- 紙本正本：紙本是否繳回、怎麼黏貼與編號，依公司規定與記帳士或會計師意見訂定。商業會計法第三十八條規定，各項會計憑證除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存五年。
- 無法取得憑證：依同法第十九條，原始憑證因事實上限制無法取得，或因意外事故毀損、缺少或滅失者，除依法令規定程序辦理外，應根據事實及金額作成憑證，由商業負責人或其指定人員簽名或蓋章，系統可為此設計專用關卡。
- 重複請款：同一個發票號碼或收據編號再次上傳時，系統要提醒或擋下。
憑證能否認列、稅務如何處理，請以主管機關公告與記帳士或會計師意見為準。
請款簽核的分流規則怎麼訂
請款單除了主管同意，還要經過財會檢查憑證。分流規則可以從下列條件組合：
- 金額：依核決權限表決定核准層級，寫清楚金額剛好等於門檻時走哪一層。
- 費用類別：交際、差旅、設備等類別由不同單位加簽，例如資訊設備加會資訊部門。
- 專案與預算：費用掛在專案下時先送專案負責人；和預算資料串接時，超出預算自動加簽。
- 例外：無憑證、外幣、預支款沖銷，加上財會的專責關卡。
退件時要求填寫並分類原因，例如缺單據、科目錯誤、超出規定，日後才能找出容易出錯的欄位。主管用手機簽核、代理人設定這類流程引擎的判斷，整理在簽核系統的選擇重點。
和會計系統串接前要對好的資料
串接前先把雙方的資料對齊：
- 費用類別對應會計科目：由財會訂定對照表，科目調整時同步更新。
- 部門對應成本中心：組織異動時以哪個系統為準要先講好。
- 付款帳戶：員工匯款資料由誰維護、異動時怎麼驗證。
- 傳票產生方式：商業會計法第十七條把記帳憑證分為收入傳票、支出傳票與轉帳傳票；核准後逐筆產生傳票還是彙總，由財會決定並寫進規格。
- 重送與重複：依 MDN 的說明，POST 這類 HTTP 方法不一定具冪等性，同一請求送出多次可能新增多筆資料，因此每張請款單要帶固定編號，讓會計系統辨識重複。
商業會計法第四十條規定，商業得使用電子方式處理會計資料，內部控制、輸入資料之授權與簽章方式等辦法由中央主管機關定之；規劃時請記帳士或會計師一併確認。會計系統本身怎麼挑，可參考會計系統的類型與選擇條件。
內建模組、雲端服務或客製請款系統
請款功能可以單獨導入，也可能是 ERP、會計軟體或人資系統的模組：
- 內建模組：公司已在使用 ERP 或會計軟體，請款規則接近模組預設時，先評估內建模組，資料不必另外串接。
- 雲端費用報銷服務：員工分散、需要手機拍照上傳時可以評估，要確認能否輸出會計系統可讀的格式或提供介接。
- 客製開發：費用類別與簽核規則特殊、要和專案或預算系統緊密連動，或要整合到公司內部入口時考慮。
不論哪個方向，都用真實請款單測試，每種費用類別各挑幾張，包含退件與無憑證的情況，確認從填單到產生傳票的資料都正確。
導入步驟與常見錯誤
- 整理現行請款規定、核決權限表、費用類別與會計科目對照。
- 和記帳士或會計師確認憑證處理方式：照片、紙本繳回與電子發票比對。
- 設定表單欄位與簽核規則，用真實單據試填。
- 選一個部門試行，財會與申請人一起回報問題。
- 確認和會計系統的串接或匯出格式，再全面上線。
常見的錯誤包括：費用類別訂得太細，申請人不知道該選哪個；沒規定紙本正本的繳交方式，照片和正本對不起來；退件不分類，同樣問題重複發生。
常見問題
請款和報帳有什麼不同？
兩個詞在各公司的用法不一，有的把付款給廠商稱為請款、員工代墊後歸墊稱為報帳。系統可以用同一套表單，以申請類型區分簽核流程與付款對象。
拍照上傳後，紙本發票可以丟掉嗎？
不建議自行決定。會計憑證依商業會計法有保存期限，照片能否取代紙本、正本怎麼保存，請依公司規定並洽記帳士或會計師確認後再訂作業方式。
員工用個人載具存的電子發票可以請款嗎？
涉及憑證認列與稅務規定，請以財政部電子發票整合服務平台說明與記帳士或會計師意見為準。系統端可以記錄發票號碼與日期，並依公司規定要求補充證明。
簡易請款單用 Excel 可以嗎？
人數少、單量不多時可以，但要固定欄位與檔名規則，並保存簽核紀錄。若常發生重複請款、找不到單據或簽核卡關，就是改用系統的時候。
請款系統可以和網路銀行串接付款嗎？
要看銀行是否提供企業端的批次付款檔案格式或介接，以及公司內控對付款覆核的要求。一種做法是系統依核准結果產生付款清單，由財會在網路銀行覆核後送出。
本文由京采數位科技整理。我們自 2005 年起提供官網設計、系統開發與 Google SEO 服務，實際案例可見成果與案例。
想直接討論你自己的網站狀況，或需要一份初步的搜尋機會評估？
相關主題
下一步
建議先整理現行的請款規定、費用類別與會計科目對照，並和記帳士或會計師確認憑證的處理方式，再決定用內建模組、雲端服務或客製。京采可以協助規劃請款單欄位與簽核流程，開發客製請款系統，或把現有表單與會計系統、ERP 串接，做法可參考網頁設計服務；也歡迎與我們聯繫討論需求。
