進銷存系統是記錄「進貨、銷貨、存貨」三件事的管理軟體：向供應商進了多少、賣給客戶多少、倉庫現在還剩多少，以及這些貨的成本是多少。它把採購單、進貨單、訂單、出貨單與退貨單串在一起，每張單據確認後就更新庫存，讓業務報價前查得到可賣數量，採購知道何時該補貨，老闆看得到每個商品的毛利。以買賣、批發、零售或電商為主，品項與交易量已經多到試算表難以維持的公司，都適合評估導入。下面說明核心功能、庫存成本怎麼算、適合的規模、和 ERP 的差別，以及導入前要整理的資料。
進銷存概念：三本帳如何互相牽動
進銷存的概念可以用一條關係式理解：期初存貨加上本期進貨，減去本期銷出的存貨（以金額計就是銷貨成本），等於期末存貨。系統做的事，就是讓每一筆單據自動維持這條關係，而且同時影響數量與金額：
- 進貨：庫存增加，同時產生應付供應商的帳款。
- 銷貨：庫存減少，同時產生應收客戶的帳款與銷貨成本。
- 退貨：進貨退出與銷貨退回，分別把上述影響反向沖回。
- 調整：盤點差異、報廢或贈品，以調整單記錄原因。
實務上還要區分「帳上庫存」與「可用量」。帳上有一百件，但其中一部分已被訂單保留，另有一批採購還在路上，業務能承諾給新客戶的數量就不是帳上的數字。能清楚呈現這幾種數量，是進銷存系統和一般試算表的主要差別。
進銷存系統的核心功能
進貨管理
請購、採購單、到貨驗收、部分到貨與進貨退出，並記錄供應商的付款條件，產生應付帳款明細。
銷貨管理
報價、訂單、出貨、銷貨退回與折讓，依客戶等級帶出售價，並追蹤應收帳款與收款狀況。
庫存管理
多倉庫存、倉庫間調撥、盤點與差異調整、安全存量提醒，有需要時加上批號或效期追蹤。
報表
進銷存明細、商品與客戶的銷售排行、毛利分析、呆滯庫存，以及應收應付的帳齡。這些單據也是會計作業的依據：商業會計法規定，會計事項發生時，均應取得、給予或自行編製足以證明的會計憑證，因此導入時建議確認系統產生的單據能完整保存、查詢與列印。
庫存成本怎麼算：計價方法要先決定
同樣的進出貨，用不同方法計價，算出來的銷貨成本與毛利就不同。財政部稅務入口網說明，在營利事業所得稅查核準則的規範下，存貨計價方法有以下幾種，或其他經主管機關核定的方法：
- 個別辨認法：每一件貨追蹤自己的成本，適合高單價、可個別識別的商品。
- 先進先出法：假設先買進的貨先賣出，期末庫存以較晚進貨的成本計算。
- 加權平均法：以一段期間內的平均單價計算銷貨成本。
- 移動平均法：每次進貨後重新計算平均單價，出貨時以當下的平均成本扣帳。
稅務入口網也提醒，不同計價方法對企業損益影響相當大，選定後不宜輕易變更，稽徵機關會加強查核變更的案件。因此導入系統時，要先和會計人員或會計師確認公司採用的方法，再確認系統是否支援，以及成本在什麼時點重新計算。
哪些公司適合導入進銷存系統
適不適合，看的不是員工人數，而是庫存的複雜程度。以下情況出現時，就值得評估：
- 品項或規格多，靠記憶與試算表已經常算錯。
- 同時有門市、網店或經銷通路，各自扣庫存而發生超賣或缺貨。
- 有兩個以上的倉庫，調撥紀錄常對不起來。
- 業務報價前要打電話問倉庫，無法即時確認可賣數量。
- 盤點差異大，卻找不到是哪個環節出錯。
- 老闆想知道各商品、各客戶的毛利，卻只能月底估算。
適合評估的包括貿易商、批發商、零售門市與電商賣家。純服務業或品項很少的公司，現有工具可能就夠用。若公司有生產流程，需要物料清單、製令與完整的成本計算，就要往 ERP 的方向評估。
進銷存系統和ERP差在哪
兩者的分界在範圍。進銷存管理系統聚焦買進、賣出與庫存數量，會計則可能交由另一套軟體處理；ERP 則把進銷存、生產、財務會計、成本與人資放在同一個資料庫，單據一路帶到總帳。
- 管理範圍：進銷存以買賣流程為主；ERP 涵蓋生產與財會等跨部門流程。
- 成本計算：進銷存以進貨成本為基礎；ERP 可以再歸集人工與製造費用。
- 會計處理：進銷存可能要把資料轉給會計軟體；ERP 內建總帳與財務報表。
也可以先用進銷存、日後再升級 ERP，前提是現在選的系統能完整匯出主檔與歷史單據。ERP 的模組與適合導入的時機，可參考ERP 系統是什麼。
導入前要整理的資料
系統再好，匯入的資料亂了，上線後的數字也不會準。建議依序整理：
- 料號規則：訂出編碼原則，同一商品只能有一個料號，規格差異用子料號或規格欄位區分。
- 單位換算：進貨以箱、銷貨以個的商品，先定好換算關係與庫存的計算單位。
- 客戶與供應商主檔：統一名稱、統一編號、聯絡人與付款條件，合併重複的資料。
- 價格表：牌價、客戶別價格與數量折扣，各自的生效方式。
- 期初庫存：選定切換日，盤點實際數量並確認單位成本，作為系統的起點。
- 未結單據：尚未到貨的採購單、尚未出貨的訂單，以及未收未付的帳款。
門市銷售若由 POS 負責，商品編號也要和 POS 對齊，POS 的功能與資料可參考POS 系統是什麼。
上線後讓庫存數字保持準確
系統上線只是開始，庫存數字準不準，取決於日常作業有沒有照規則走：
- 單據即時入帳：貨到就建進貨單、出貨就建出貨單，不要等週末一次補登。
- 異動都走單據：退貨、報廢、樣品與贈品都要有對應單據，不直接改庫存數字。
- 權限分工：限制能調整庫存與修改單價的人員，修改要留下紀錄。
- 循環盤點：除了定期全面盤點，平常針對高單價或常出錯的品項小範圍核對。
- 追查差異：盤點差異不只調整數字，要回頭找出是哪張單據或哪個流程出錯。
常見問題
進銷存系統可以用 Excel 取代嗎？
品項少、交易量不大時，試算表可以應付。當多人同時編輯、庫存要即時扣減、需要查出某筆異動是誰做的，試算表就容易出錯，改用系統比較能留下完整紀錄。
電商賣家需要進銷存系統嗎？
只在單一平台銷售時，平台後台的庫存功能可能就夠用。同時經營多個平台、官網與門市時，就需要一個地方統一管理庫存與進貨成本，避免各通路各自扣庫存而超賣。
進銷存系統可以開立電子發票嗎？
依產品而定。有些系統內建電子發票，有些要串接發票系統或加值服務中心。評估時要確認開立、作廢與折讓的流程，以及發票資料能否和銷貨單對得上。
盤點多久做一次比較好？
沒有一體適用的頻率，要看品項的單價、流動速度與過去的差異狀況。差異大的品項可以提高核對頻率，平常小範圍盤點，問題較容易在早期被發現。
進銷存的資料可以轉到會計軟體嗎？
可以用匯出匯入或串接的方式，把進貨、銷貨與收付款轉成會計分錄。導入前要定好科目對應與轉檔時點，並確認單據事後修改時，會計端如何同步更正。
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下一步
導入前，先把料號規則、單位換算與期初庫存整理好，再決定要用現成的進銷存系統，或在既有官網、購物車旁加一套客製的庫存後台。京采的網頁設計服務可以協助需求釐清、客製後台開發，以及官網訂單、POS 或會計資料的 API 串接；想先討論庫存流程，歡迎與我們聯繫。
