預購單設計的重點是先把規則定好再畫表格：可接受的數量上限、截單日、付款期限、取貨或出貨日期，以及沒付款的訂單怎麼處理。欄位至少要有訂購人與聯絡方式、品項規格與數量、取貨或配送方式、付款方式與付款確認，再加一段寫清楚交貨時間與退換規則的說明。節慶禮盒、產季蔬果這類短期預購，量少時可以用紙本或 Google 表單起步；需要即時扣名額、線上付款或同時處理多種取貨方式時，就該改成線上預購頁。
開單前先定好的五條規則
預購單要避免的是規則沒先講清楚、接單後才臨時決定。開單前把下面五件事寫成一段說明，放在預購單頂端：
- 品項與規格：每個品項的名稱、內容物、規格與售價，禮盒寫出內容組合，產季蔬果寫出等級或重量區間。
- 數量上限：依產能或貨源訂總量，若分批出貨，再依出貨日分別訂上限。
- 截單時間：寫到日期與時間，並說明截單後能否加訂或改單。
- 付款期限：下單後多久內要付款、逾期是否自動取消、付訂金還是付全額。
- 交貨方式與日期：門市自取、宅配或超商取貨各自的日期；產季商品交期受天候影響時，寫預計區間，並說明延遲時怎麼通知、能否退款。
這五條同時決定後面的欄位與作業流程，例如分批出貨就要有出貨日欄位，訂金制就要有尾款狀態。
預購單的必備欄位與填寫檢查
| 欄位 | 用途 | 設計重點 |
|---|---|---|
| 訂購人姓名、手機、電子郵件 | 聯絡與寄送確認通知 | 手機設為必填並檢查格式 |
| 品項、規格與數量 | 備貨與計價 | 數量限整數，訂出每人上限 |
| 取貨方式與日期 | 排出貨與自取名單 | 用選項而不是自由填寫 |
| 收件人與地址 | 宅配寄送 | 只在選宅配時出現 |
| 付款方式與付款資訊 | 對帳 | 轉帳要留匯款帳號末幾碼與付款日期 |
| 發票資訊 | 開立發票 | 公司戶留統一編號與抬頭 |
| 備註與同意事項 | 特殊需求與規則確認 | 勾選已閱讀交貨與退換說明 |
只收需要的資料，並在表單上說明蒐集目的與保存方式。表單送出前提供一次確認畫面，讓訂購人核對品項、數量、金額與取貨日期。要比較不同表單工具的權限、簽核與串接能力，可參考電子表單系統的功能清單。
付款期限、訂金與未付款的處理
預購的名額通常有限，未付款訂單如果一直佔著名額，真正要買的人就訂不到。付款規則要寫清楚三件事：
- 付款期限：下單後在期限內完成付款才算成立，逾期取消並釋出名額，取消前是否先提醒一次也要寫明。
- 訂金或全額：收訂金可以降低顧客的進入門檻，但要多追一次尾款，還要先講好取消時訂金怎麼處理；收全額作業單純，交期較長時要更清楚地交代延遲與退款方式。
- 對帳方式：人工轉帳要請顧客填匯款帳號末幾碼、金額與時間，每天固定時段對一次帳；若改用金流服務商的虛擬帳號或線上刷卡，付款結果可以直接回傳到訂單，不必逐筆比對存摺。
付款確認後寄出一封確認通知，內容包含訂單編號、品項數量、金額、取貨方式與日期，之後的異動都以這個編號查詢。
截單、對帳到出貨的作業步驟
- 截單：時間一到就關閉表單或下架預購頁，並在社群與官網同步公告。
- 匯出與分類：匯出全部訂單，依已付款、未付款、待確認三類分開。
- 處理未付款：依規則提醒一次，期限後取消，釋出的數量決定是否開放候補。
- 彙總備貨量：依出貨日與取貨方式加總各品項數量，交給生產或採購。
- 產生名單：宅配單依物流格式整理，自取名單依日期排序並保留訂單編號。
- 出貨與通知：寄出後通知託運單號，自取時核對編號與姓名。
- 處理例外：缺貨、延遲或品質問題，依事先寫好的規則通知並退款，記錄每一筆處理結果。
每次預購結束後，把超賣、漏單、付款對不上的狀況記下來，下一檔就從規則或欄位修正。
紙本、Google 表單與線上預購頁怎麼選
| 做法 | 適合情境 | 要注意 |
|---|---|---|
| 紙本預購單 | 門市熟客、品項少 | 要重新登打統計，字跡與漏填難以補救 |
| Google 表單 | 線上接單、量不大 | 名額與付款要人工控管 |
| 線上預購頁 | 品項多、要線上付款或分批出貨 | 需要建置與測試時間 |
用 Google 表單做預購單時，數量用簡答題，在題目的「更多」圖示選「回應驗證」，以「數字」規則限制填寫內容；取貨方式用選擇題，在「更多」圖示選「根據答案前往相關區段」，讓選宅配的人才進到地址區段。發布後點選右上方的「已發布」圖示，點選「接受回應」下方的「設定截止日或回覆限制」，可以在「指定日期」下方選擇截止的日期與時間並按「確定」，或選取「達到指定回覆數之後」輸入回覆數上限（表單已有回覆時，數字要大於已收到的數量），完成後按「儲存」。要留意兩點：回覆數算的是份數，一份訂多盒也只算一份，無法控管各品項的數量；官方也說明，多人同時送出時，系統會忽略回覆數限制並接受所有同時提交的內容。名額很緊時，仍要人工確認後再通知成立。
線上預購頁可以在下單時即時扣除可售數量、串接金流讓付款結果自動回傳，並依取貨方式產生不同的出貨資料，適合每年固定檔期、品項多或分批出貨的商家。
網路預購頁要寫清楚的交易資訊
透過網際網路、電話或傳真等方式，讓消費者在未能檢視商品下訂購，屬於消費者保護法所稱的通訊交易。依消費者保護法第十八條，企業經營者應以清楚易懂的文句記載下列資訊並提供消費者；經由網際網路的通訊交易，要以可供消費者完整查閱、儲存的電子方式提供：
- 企業經營者的名稱、代表人、營業所，以及電話或電子郵件等聯絡資料。
- 商品內容、價格、付款期日及方式、交付期日及方式。
- 消費者解除契約的期限及方式，以及依規定排除解除權的情形。
- 消費申訴的受理方式，以及其他中央主管機關公告的事項。
消費者保護法第十九條規定，通訊交易的消費者得於收受商品後七日內，以退回商品或書面通知方式解除契約，但有合理例外情事者不在此限。依通訊交易解除權合理例外情事適用準則第二條，易於腐敗、保存期限較短或解約時即將逾期的商品，以及依消費者要求所為的客製化給付等情形，須經企業經營者告知消費者，才排除解除權的適用。經濟部公告、業務已移撥數位發展部的零售業等網路交易定型化契約應記載事項，也要求企業經營者在消費者訂立契約前，提供商品種類、數量、價格及其他重要事項的確認機制。實際適用情形以主管機關公告或專業意見為準。
常見問題
預購單一定要收訂金嗎？
不一定。收訂金能降低顧客下單的猶豫，但要多一次尾款收款與催繳；交期短、單價不高的預購，可以考慮直接收全額，作業較單純。不論哪一種，取消與退款規則都要事先寫明。
預購截單後還能接受加訂嗎？
可以，前提是事先在說明中寫好規則，例如截單後只接受候補、依備貨餘量通知。臨時開放加訂又沒有記錄，容易和原本的備貨數量對不上。
同一個人重複送出預購單怎麼辦？
先用手機號碼或電子郵件比對，確認是改單還是另外加訂，再聯絡訂購人確認。表單說明可以寫明「改單請聯絡客服，不要重新送出」，減少重複資料。
預購頁可以放在社群貼文裡嗎？
可以把連結放在貼文中，但預購頁本身建議放在自家官網或固定網址，檔期結束後改成說明頁或下一檔的預告，舊連結才不會失效。
預購單的資料要保存多久？
依用途決定。出貨與售後需要的資料，保存到售後服務期結束；發票與帳務資料依相關法規保存。到期後刪除或去識別，並記錄處理方式。
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下一步
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