RFP 是 Request for Proposal 的縮寫，中文常稱為建議書徵求文件或需求建議書，是企業委外前發給廠商的文件，說明專案背景、需求範圍、限制條件與評選方式，請廠商依同一份條件提出解決方案、時程與報價。rfp是什麼、和 RFI、RFQ 差在哪，可以從目的來分：RFI 在規劃階段蒐集市場資訊，RFQ 在規格明確時比較價格與交期，RFP 則用在需求明確、但做法可以由廠商提案的情況。網站或系統發包時，RFP 要把目標、範圍、交付項目、評選標準與報價格式寫清楚，不同廠商的建議書才能放在同一個基準比較。
RFP 在委外流程中的角色
以美國聯邦總務署（GSA）的說明為例，RFP 是一種傳達需求並徵求建議書的招標方式。對企業來說，它有三個作用：
- 讓比較有共同基準：每家廠商回答同一組問題、用同一種報價格式，評選時才不會拿完全不同的方案互相比較。
- 逼內部先對齊：寫 RFP 的過程，就是把老闆、業務、行銷與資訊人員各自的期待寫成一份文件。
- 留下決策紀錄：為什麼選這家、依什麼標準評分，事後可以回頭檢視。
RFP 和需求規格書的分工不同：RFP 說明要解決什麼問題、希望廠商提出什麼、怎麼評選；需求規格書則詳細描述系統要做什麼、做到什麼程度才算完成。RFP 裡可以放需求摘要，詳細內容另附規格書，寫法可參考需求規格書的章節架構與驗收條件。
rfi rfp rfq 差在哪
| 文件 | 目的 | 使用時機 | 廠商回覆什麼 |
|---|---|---|---|
| RFI（Request for Information） | 蒐集市場上的做法、能力與大致成本 | 規劃階段，需求還在形成 | 產品或服務介紹、可行做法、初步估算 |
| RFP（Request for Proposal） | 徵求解決方案與報價 | 目標與範圍明確，做法可由廠商提案 | 建議書：方案、時程、團隊、報價 |
| RFQ（Request for Quotation） | 比較價格、交期與相關條件 | 規格已確定，主要差在價格 | 依指定規格的報價 |
GSA 把 RFI 定位為規劃用的市場調查工具，用來了解價格、交期、能力與廠商意願；RFQ 用來取得價格、成本、交期與相關資訊；RFP 則傳達需求並徵求建議書。三者可以依序使用：先用 RFI 了解有哪些做法，整理成 RFP 請廠商提案，選定方案後若只剩規格明確的項目，再用 RFQ 比價。rfp rfi 常被並提，差別在 RFI 是為了規劃蒐集資訊，RFP 才是正式請廠商提出方案。
什麼時候該寫 RFP
不是每次找廠商都需要正式的 RFP。下列情況比較值得花時間寫：
- 專案範圍跨多個部門，例如官網改版同時要加會員、詢價表單與 ERP 串接。
- 做法有多種可能，例如用現成平台、套裝軟體或客製開發都說得通，想讓廠商各自提出建議。
- 要同時比較三家以上廠商，或公司內部要求留下評選紀錄。
- 專案金額或影響範圍較大，選錯廠商的代價高。
規格已經明確，例如更換同等級主機、加購固定數量的授權，用 RFQ 比價即可；只想知道市場上有哪些做法，先發 RFI；範圍小、只找一家熟悉的廠商時，請對方依需求清單報價也可以。
網站與系統發包的 RFP 架構
網站或系統委外的 RFP，可以依下面的章節準備，規模小的案子可以合併：
- 公司與專案背景：為什麼要做、目前遇到的問題。
- 目標與成功標準：例如讓業務能在後台查詢詢價進度、讓客戶能線上預約，用可以驗證的方式描述。
- 範圍：包含哪些網站、功能與串接，也寫明不包含什麼，例如內容撰寫、拍攝或廣告投放。
- 需求摘要：主要功能、使用角色、要串接的系統與非功能需求，詳細內容附需求規格書。
- 現況與限制：現有網站與主機、要沿用的網域與帳號、需要轉移的資料、內部可配合的人力。
- 交付項目：原始碼、資料庫結構、部署文件、操作手冊、教育訓練與測試紀錄。
- 時程：期望上線時間與主要里程碑，以及不能變動的日期。
- 建議書格式與報價格式：要求依固定章節撰寫，報價依項目拆分，一次性與每年持續費用分開列。
- 評選方式：評分項目與權重、是否安排簡報。
- 合約重點：智慧財產權歸屬、保密、驗收方式、保固與維護範圍。
- 流程與聯絡窗口：提問截止日、統一回覆方式、建議書截止日與送件方式。
評選建議書：先公布標準再打分
評選標準要在發出 RFP 時就寫明，不要等收到建議書才決定看什麼。政府機關的做法可以參考：依政府採購法第五十六條，最有利標要依招標文件規定的評審標準，就技術、品質、功能、商業條款或價格等項目綜合評選，未列入評審標準的項目不得作為評選參考；第五十二條也規定，公告金額以上的資訊服務等採購，以不訂底價的最有利標為原則。這些是政府機關、公立學校與公營事業採購的規定，民間企業自行採購不適用；但依第四條，法人或團體接受機關補助辦理採購，補助金額佔採購金額半數以上且達公告金額以上時，也要適用（藝文採購另有規定）。即使不適用，「標準先寫在文件裡」的原則仍值得參考。
民間企業常用的評分項目包括：
- 需求理解：是否抓到目標，有沒有指出你沒想到的風險。
- 解決方案：架構、功能做法與可擴充性是否合理。
- 時程與團隊：分工、窗口、里程碑是否具體。
- 維護與交付：上線後的支援方式、文件與原始碼交付。
- 價格：用同一份報價格式比較總額與拆項。
入圍的廠商可以安排簡報與問答，請對方用你的實際情境說明做法。以上法規只做概念整理，涉及採購程序時以主管機關公告或專業意見為準。
從 RFP 到簽約的流程
- 內部確認目標、範圍、預算區間與決策者。
- 需求還不清楚時，先發 RFI 了解可行做法。
- 撰寫 RFP 並請相關部門確認，再發給候選廠商；含內部資訊時先簽保密協議。
- 設定提問期，所有問題與回覆整理後同步給每一家廠商。
- 收到建議書後依評分表初審，再請入圍廠商簡報。
- 和優先廠商確認範圍、交付與報價細節。
- 簽約時把確認後的範圍、交付項目、驗收方式寫進合約或附件。
寫 RFP 的常見錯誤
- 只有功能清單，沒有目標：廠商只能照清單報價，無法提出更合適的做法。
- 沒寫不包含的項目：內容撰寫、資料整理、舊站轉移由誰負責沒講清楚，報價差異就無從比較。
- 報價格式各自發揮：有的含主機、有的不含，總價看起來差很多，其實範圍不同。
- 評選標準事後才訂：容易變成憑印象選擇，也難向內部說明。
- 沒交代現況：現有網站、主機與資料的情況不說明，廠商只能保守估算，或上線前才發現要額外轉移。
- 提問只回覆單一廠商：資訊不對等，建議書的前提就不一致。
常見問題
RFP 要公開給所有廠商嗎？
民間企業可以只邀請幾家候選廠商，不必公開徵求。RFP 若含內部流程、系統架構或客戶資料等資訊，建議先簽保密協議再提供完整版本，公開版只放必要的需求摘要。
RFP 一定要寫預算嗎？
不一定。提供預算區間，可以讓廠商在相近的規模下提案，比較容易比較；不提供時，至少要求報價依項目拆分，並說明哪些功能可以分階段做，方便自己調整範圍。
廠商的建議書可以直接當作合約嗎？
建議不要。建議書是提案內容，用詞可能比較寬鬆。簽約前把雙方確認過的範圍、交付項目、時程與驗收方式整理成合約或附件，避免日後對建議書的解讀不同。
要給廠商多少時間準備建議書？
依專案規模而定，要涵蓋閱讀文件、提問與等待回覆、撰寫建議書的時間。時間太緊，廠商可能只能交出制式內容；複雜的系統案可以先安排說明會，讓廠商集中提問。
公司沒有資訊人員，也能寫 RFP 嗎？
可以。從業務目標、現況問題與希望的結果寫起，技術細節可以先發 RFI 了解做法，或在提問期請廠商說明，再把確認的內容補進文件。
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