SaaS 是 Software as a Service 的縮寫，中文常譯為「軟體即服務」，意思是企業不必自己架設伺服器、安裝軟體，而是透過瀏覽器或程式介面，使用供應商在雲端執行的應用程式，系統更新與基礎設施由供應商負責，費用多以訂閱計算。用 SaaS 還是客製開發，可以這樣判斷：流程與一般做法相近、資料不需要和其他系統深度連動的工作，例如信箱、協作、會計與表單，先用 SaaS；作業規則特殊、需要串接多個系統，或資料必須依自家規則保存與運用時，再評估客製開發，兩者也常搭配使用。
SaaS 的意思：使用軟體，而不是擁有軟體
美國國家標準與技術研究院（NIST）的雲端運算定義，把 SaaS 描述為：使用者透過網頁瀏覽器等用戶端或程式介面，使用供應商執行在雲端基礎設施上的應用程式；網路、伺服器、作業系統、儲存空間，甚至個別功能，都不由使用者管理或控制，使用者能調整的，頂多是有限的個人化設定。換句話說，企業買到的是使用權與服務，而不是一套裝在自家電腦上的軟體。
所以 saas 意思可以拆成三件事：軟體在供應商的環境執行；功能、更新與維運由供應商決定與處理；企業以帳號登入使用，依方案、人數或用量付費。常聽到的 saas公司，指的是用這種方式提供軟體的業者；saas 平台、saas系統、saas軟體則是同一件事的不同說法。
怎麼辨識一套軟體算不算 SaaS
- 不用自備主機：開通帳號後就能從瀏覽器或 App 登入，不需要準備伺服器或資料庫。
- 訂閱或依用量計費：Microsoft 的說明指出，SaaS 以訂閱方式運作，客戶不需在本機安裝或維護軟體，也可以選擇只為使用的部分付費。
- 多個客戶共用同一套軟體：同一份說明提到，SaaS 提供者使用多租用戶架構，軟體的單一執行個體可服務多個客戶，同時維持各客戶的資料和設定分開。
- 改版由供應商推出：功能更新的時間與內容由供應商決定，企業能動的是設定，而不是程式本身。
有些軟體同時提供雲端版與安裝版，名稱一樣，責任分工卻不同；看到「雲端」字樣時，用上面四點確認，比看產品名稱可靠。IaaS、PaaS 與 SaaS 的分工差異，可參考三種雲端服務模式的比較。
企業常見的 SaaS 服務類型
| 類型 | 常見用途 | 導入時要確認的事 |
|---|---|---|
| 信箱與協作 | 企業信箱、行事曆、文件共編、視訊會議 | 網域設定由誰處理、管理員帳號歸屬 |
| 會計與發票 | 記帳、開立發票、對帳 | 能否匯出給會計師、和訂單資料怎麼對應 |
| 客戶關係管理 | 客戶名單、商機、業務紀錄 | 官網詢價表單能否自動寫入 |
| 表單與問卷 | 報名、申請、滿意度調查 | 個資告知文字、資料存放位置 |
| 人資與差勤 | 打卡、請假、排班 | 權限分級、離職帳號的處理 |
| 客服與工單 | 進件、指派、回覆紀錄 | 能否整合信箱與通訊軟體的訊息 |
電商開店平台同樣屬於 SaaS，它和自架購物網站的取捨，可參考架設購物網站時 SaaS 或自架的選擇，這裡不重複說明。
用 SaaS，資料與帳號仍是企業的責任
軟體交給供應商維運，不代表責任全部轉移。Microsoft 的共同責任說明指出，無論採用哪一種雲端部署，客戶都要負責自己的資料、存取服務的裝置、使用者帳號，以及存取控制，例如角色型權限與多重要素驗證。帳號開了沒關、離職員工仍能登入、所有人都用管理員權限，這些都是企業端要管的事。
如果 SaaS 供應商替企業處理客戶或員工個資，可能構成個人資料保護法上的委託關係。該法第四條規定，受委託蒐集、處理或利用個人資料者，在本法適用範圍內視同委託機關；施行細則第八條要求委託者對受託者適當監督，監督事項包括預定處理的範圍、類別、特定目的與期間，受託者採取的安全措施，以及委託關係終止時個人資料載體的返還與受託者所儲存資料的刪除，並應定期確認執行狀況、記錄結果。簽約前可以對照服務條款逐項確認，實際適用方式請以主管機關公告或專業意見為準。
SaaS 還是客製開發：五個判斷面向
| 判斷面向 | 適合用 SaaS | 適合評估客製 |
|---|---|---|
| 流程差異 | 作業方式和多數企業相近，可以調整自己配合軟體 | 規則特殊、例外多，配合軟體要靠大量人工補救 |
| 資料歸屬與匯出 | 常用資料能完整匯出，退租時可以帶走 | 資料格式、保存位置或保存方式需要自己決定 |
| 系統整合 | 供應商提供 API 或現成串接，能連到既有系統 | 要和官網、ERP、門市系統即時連動，現成串接不夠用 |
| 擴充與改版 | 供應商規劃的功能方向符合需求 | 需要依自家節奏增加或調整功能 |
| 長期成本概念 | 依人數或用量訂閱，初期投入低 | 開發的一次性投入較高，之後有主機、維護與資安更新成本 |
成本不要只比初期支出。SaaS 的費用會隨人數、用量與方案升級累積；客製系統除了開發，也要算進主機、維護與資安更新。用同一段使用期間、同一個使用規模，把兩邊的費用項目列齊再比較，才看得出差異。
混合做法：SaaS 處理標準流程，客製補上缺口
SaaS 和客製開發不必二選一。常見的配置是：信箱、會計、協作用 SaaS；官網、會員、預約或報價這類直接面對客戶、流程又有自家特色的部分客製；中間再用 API 讓資料自動流動，例如官網表單送出後寫入客戶名單，訂單成立後同步到會計系統。
規劃時先畫一張資料流向圖：每一種資料以哪個系統為準、誰會修改、多久同步一次。再逐一確認每套 SaaS 是否開放 API、權限怎麼申請、呼叫次數有沒有限制，API 的基本概念可參考API 的意思與運作方式。若某段流程在 SaaS 裡已經要靠多份試算表補欄位、靠人工搬資料，就是把那一段改為客製的訊號。
導入 SaaS 前的檢查清單
- 用真實情境試用：挑三到五個每天會發生的案例，在試用期間實際跑一遍，包括例外狀況。
- 管理員帳號歸公司：用公司網域信箱註冊，至少設兩位管理員，避免綁在個人帳號上。
- 確認匯出方式：哪些資料能匯出、格式為何、退租後資料保留多久與怎麼刪除。
- 確認權限與驗證：能否依角色設定權限，是否支援多重要素驗證與登入紀錄。
- 確認串接能力：有沒有 API 或現成串接，請技術人員先看過文件。
- 規劃人員異動：員工離職或調職時，由誰停用帳號、移轉資料擁有權。
常見問題
SaaS 和雲端硬碟是同一件事嗎？
雲端硬碟是 SaaS 的一種應用。SaaS 泛指透過網路使用、由供應商維運的軟體，涵蓋信箱、會計、客戶管理等各種用途，雲端硬碟只是其中負責檔案儲存與分享的類型。
用 SaaS 還需要資訊人員嗎？
需要有人負責，只是工作內容不同。伺服器與軟體更新交給供應商，企業仍要管理帳號、權限、資料匯出與系統之間的串接；規模小時可由熟悉流程的同仁兼任，再搭配外部技術支援。
SaaS 停止服務或調整方案時怎麼辦？
事前準備比事後處理容易。簽約時確認服務終止的通知方式與資料取回方法，平時定期匯出重要資料並保留欄位說明，需要換系統時才能較快搬移。
SaaS 可以客製功能嗎？
多半只能在供應商開放的範圍內調整，例如自訂欄位、表單與流程設定，部分服務提供 API 或擴充模組。需求超出這個範圍時，可以在 SaaS 外圍另外開發，透過 API 交換資料。
什麼規模的公司適合用 SaaS？
規模不是主要的判斷依據。小公司可以用 SaaS 省下架設與維護的負擔，規模較大的企業同樣可以使用；重點在流程與資料需求是否落在 SaaS 能處理的範圍內，以及長期使用的總成本。
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