挑選會議記錄AI工具，先確認四件事：會議用的語言是否在支援清單內、需要哪個方案或授權、錄音與轉錄怎麼讓與會者知道，以及紀錄存在哪裡、誰能看。以平台內建功能為例，Google Meet 的「幫我做筆記」與轉錄目前支援的語言不含中文；Microsoft Teams 的轉譯可選繁體中文（台灣），但會議中的 Copilot 需要另外的授權。公司已經在用 Google Workspace 或 Microsoft 的商務方案時，先測試內建功能，再決定是否需要其他工具或客製串接。
先釐清需求：逐字稿、摘要還是待辦
「AI 會議記錄」可能指幾種不同的產出，先決定要哪一種，評估才有標準：
- 逐字稿：完整記下誰說了什麼，適合需要回查原話的訪談、教育訓練與客戶需求會議。
- 摘要與筆記：整理討論重點、決策與待辦，適合例會與專案會議。
- 會後提問：會議結束後再問「誰負責哪件事」「客戶提到哪些疑慮」，需要工具保留可查詢的文字記錄。
- 中途加入補進度：例如 Meet 讓晚到的人用「目前為止的摘要」掌握情況。
AI 摘要只是材料，正式的會議記錄仍要有人確認決議與負責人。記錄的欄位與寫法，可另外參考會議記錄格式與決議寫法。
中文會議先看支援語言
語言是篩選時要先確認的條件，各功能的支援清單不同：
- Meet「幫我做筆記」：說明中心列出英文、法文、德文、義大利文、日文、韓文、葡萄牙文與西班牙文，且一次只能處理一種語言。
- Meet 轉錄：支援清單同樣不含中文，而且只適用於電腦、筆電或 Android 裝置。
- Teams 轉譯：口說語言清單包含繁體中文（台灣）、繁體中文（香港特別行政區）與簡體中文（中國）。會議的口說語言要符合實際說的語言，變更時所有人的文字記錄與字幕語言都會跟著變。
評估時拿一場真實的中文會議測試，特別檢查人名、產品名、數字與中英夾雜的段落。支援清單會更新，請以各平台說明頁當下的內容為準。
Meet 與 Teams 內建功能比較
| 功能 | 使用條件或開啟方式 | 產出與存放位置 |
|---|---|---|
| Meet「幫我做筆記」 | 符合資格的 Workspace 版本或 Google AI 方案 | Google 文件，分簡要與完整筆記，存在發起人雲端硬碟的「Google Meet」資料夾並附加到日曆活動 |
| Meet 轉錄 | 說明頁列出的版本，例如 Business Standard、Business Plus，以及 Enterprise Starter、Standard 與 Plus | 轉錄稿存在發起人雲端硬碟，會後寄給主辦人、共同主辦人與開啟轉錄的人 |
| Teams 轉譯 | 在會議中選「其他動作」＞「轉譯」，確認口說語言後選「確認」；錄製時也會自動開始 | 存在召集人的商務用 OneDrive，預設召集人與共同召集人可下載與刪除 |
| Teams 會議中的 Copilot | 指定使用者的附加元件 Microsoft Copilot 授權 | 會中摘要、建議動作項目與回答問題；會後提問需要文字記錄 |
Teams 的智慧型回顧，可作為 Teams 進階版或 Microsoft Copilot 授權的一部分提供。方案與授權名稱可能調整，採購前請依官方當下說明確認。若還在挑選視訊會議平台本身，可先看視訊會議軟體的評估面向。
錄音同意與個資告知的概念
平台本身會通知與會者：Meet 開啟「幫我做筆記」時，所有出席者會收到通知並看到鉛筆圖示；Teams 轉譯時，所有參與者都會看到正在轉譯的通知，參與者也可以選擇在字幕與文字記錄中隱藏身分識別。Google 另提供要求出席者明確同意後才能使用錄製、轉錄與「幫我做筆記」的管理設定，預設為關閉。
法規面只做概念整理：個人資料保護法所稱個人資料，包括其他得以直接或間接方式識別該個人之資料，錄音、錄影與逐字稿可能屬於這類資料。依第八條，向當事人蒐集個人資料時，應明確告知公務機關或非公務機關名稱、蒐集之目的、個人資料之類別，以及個人資料利用之期間、地區、對象及方式等事項；第十九條則規定非公務機關蒐集應有特定目的，並符合經當事人同意、與當事人有契約關係等情形之一。
實務上可以在會議邀請寫明會使用 AI 記錄與用途，開場再口頭說明一次，並提供不願被記錄者的替代方式。個別情況請以主管機關公告或專業意見為準。
資料保存、權限與資安要檢查的事
- 存放位置：Meet 的筆記與轉錄稿在發起人的雲端硬碟，Teams 的文字記錄在召集人的 OneDrive。員工離職時，這些檔案由誰接手要先訂好。
- 共用範圍：Meet 筆記可以設定共用給所有邀請對象、組織內邀請對象，或只給主辦人與共同主辦人；含報價或人事討論的會議，選小一點的範圍。
- 模型訓練與權限：Microsoft 說明，透過 Microsoft Graph 存取的提示、回應和資料不會用來訓練基礎 LLM，Copilot 只顯示使用者至少有檢視權限的組織資料。
- 保留原則：依組織的 Microsoft Purview 保留原則，即使錄製與轉錄已關閉，會議期間的 Copilot 提示與回應也可能被保留。
- 外部會議：Copilot 無法在參與者組織外部託管的會議中運作，也不能用於端對端加密會議。
導入流程：試用、規範與驗收
- 挑會議類型：選例會、客戶會議與教育訓練各一場試用，涵蓋不同人數與語言。
- 人工比對：請記錄人同時做筆記，比對 AI 漏掉或寫錯的決議、負責人與數字。
- 確認設定：由管理員決定誰能開啟轉錄與 AI 筆記。以 Teams 為例，會議原則的 Copilot 設定預設為「開啟並需要已儲存的文字記錄」，召集人關閉 Copilot 時也會關閉錄製與轉錄。
- 訂使用規範：哪些會議不使用 AI 記錄、怎麼告知外部與會者、檔案保存多久與命名方式。
- 定期檢查：每季抽查幾份 AI 摘要與實際決議是否一致，再調整規範。
Google 也提醒，摘要有時不完整、不準確或未生成，會議太短或連線不穩都可能影響結果，重要會議仍要保留人工確認。使用 Workspace 的公司，可另外參考Workspace 內建 Gemini 的功能與導入重點。
常見問題
AI 會議記錄能分辨誰說了什麼嗎？
以 Teams 為例，會議中的 Copilot 會摘要重要的討論重點，包括說話者及其對話；但參與者可以選擇在字幕與文字記錄中隱藏身分識別，正式記錄的發言者仍要由記錄人確認。
沒有 Copilot 授權，Teams 還能產生文字記錄嗎？
可以。轉譯和 Copilot 是分開的設定，管理員在會議原則中管理轉譯，開放時召集人與同組織人員可從會議中開始轉譯；Copilot 的會中摘要與會後提問，才需要附加元件 Microsoft Copilot 授權。
外部客戶參加的會議也能用 AI 記錄嗎？
可以使用平台的轉譯或筆記功能，但要先告知客戶並取得同意。Teams 中其他租用戶的人員與匿名者不能開始轉譯，Copilot 也無法在對方組織主辦的會議中使用。
AI 會議記錄可以直接當正式紀錄嗎？
不建議。AI 可能聽錯人名與數字，或漏掉沒有明說的決議。比較穩妥的做法是讓記錄人以 AI 摘要為底稿，確認決議與負責人後，再發給與會者確認。
AI 會議記錄要保存多久？
依公司內控、合約與適用法規決定，沒有一體適用的期限。可以依會議類型訂保存規則，例如例會摘要保存到專案結案，含個人資料的錄音在用途完成後刪除。
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下一步
建議先用三種常見會議試用平台內建功能，記錄漏字與錯誤，再訂告知與保存規則。若希望把會議後的待辦自動寫進專案或客戶管理後台，京采可以協助需求釐清與系統串接開發，相關做法見網頁設計服務，也歡迎與我們聯繫討論。
