會議記錄格式可以分成三個區塊：表頭寫會議名稱、日期與起訖時間、地點或線上會議連結、主席、記錄人，以及出席、列席與請假人員；本文區塊依議程寫上次待辦追蹤、報告事項、討論事項與臨時動議，每個討論案記下案由、重點說明與決議；結尾列出待辦事項的負責人與期限、散會時間與下次會議時間，送主席核閱後分發。會議記錄不是逐字稿，重點是會後任何人讀了，都知道這場會決定了什麼、誰要做什麼、什麼時候要完成。
會議記錄的三個區塊與必備欄位
下表是一份會議記錄表常見的欄位，可以直接拿來做公司的範本，再依會議性質增減：
| 區塊 | 欄位 | 填寫重點 |
|---|---|---|
| 表頭 | 會議名稱與編號 | 同一系列會議用固定名稱加流水號，方便查找 |
| 表頭 | 日期、時間、地點 | 線上會議寫平台與會議連結，混合會議兩者都寫 |
| 表頭 | 主席、記錄人 | 記錄人負責整理與分發，主席負責核閱 |
| 表頭 | 出席、列席、請假 | 列席寫受邀到場說明的人員，請假者會後也要收到記錄 |
| 本文 | 上次待辦追蹤 | 逐項寫完成、進行中或延後與原因 |
| 本文 | 報告事項 | 只記結論與數字出處，簡報檔列為附件 |
| 本文 | 討論事項 | 每案寫案由、說明、決議 |
| 本文 | 臨時動議 | 議程外提出的事項，同樣要有決議或處理方式 |
| 結尾 | 待辦事項 | 事項、負責人、期限三欄缺一不可 |
| 結尾 | 散會時間、下次會議、附件 | 附件編號要和本文引用一致 |
欄位不必每次都填滿，例行的部門週會可以省略臨時動議，跨部門或對外的會議則建議完整保留，日後查證時才有依據。
會議紀錄格式：公文用法與企業內部的差別
行政院《文書處理手冊》把「紀錄」列為公文的一種，用途是「記錄會議經過、決議或結論時使用」；召集會議則用開會通知單、電子郵件或電話通知。從這段文字可以看出公文寫作的用字習慣：文件名稱用「紀錄」，動作用「記錄」。企業內部的會議記錄與會議紀錄兩種寫法都看得到，同一家公司的範本統一一種即可。
企業內部的會議記錄格式由公司自訂，不受公文格式拘束，但可以依會議類型調整重點：
- 部門例行會議：以待辦追蹤為主，報告事項簡短。
- 專案會議：重點是決策、風險與時程變更，每次決議都要能對回專案計畫。
- 跨部門協調會：要寫清楚各單位的立場與議定的分工，避免會後各自解讀。
- 客戶會議：會後把確認事項寄給客戶回覆確認，雙方對範圍與時程的認知才一致。
討論事項與決議的寫法
會議記錄裡容易出問題的是決議。下面是幾種常見寫法與改寫方式：
| 不清楚的寫法 | 改寫後 |
|---|---|
| 原則同意 | 同意採乙案，條件是先由財務部確認預算來源 |
| 再研議 | 本案下次會議再議，由行銷部補充成本比較 |
| 請相關單位配合 | 由資訊部在下次會議前完成帳號設定，人資部提供名單 |
| 大家都覺得可行 | 出席單位無異議通過 |
寫決議的原則是「誰、在什麼時候之前、做什麼」。發言不必逐字記錄，但重要的保留意見要寫進去，例如「財務部保留意見：須先確認年度預算」，日後才知道當時的考量。沒有結論的議案也要記，寫明延到哪次會議、由誰補什麼資料，不要讓它從記錄裡消失。
會議記錄範例：官網改版專案週會
以下是虛構的會議記錄範例，可以對照上面的欄位來看：
- 會議名稱：官網改版專案週會（第○次）
- 時間地點：○月○日下午，三樓會議室與線上會議同步
- 主席：行銷部經理；記錄：行銷部專員
- 出席：行銷部、業務部、資訊部；請假：客服部（會後補寄記錄）
- 上次待辦：產品頁文案初稿已完成；詢問表單欄位清單延後，原因是業務部尚未確認必填項目。
- 討論事項：案由為詢問表單是否加入預算欄位。說明：業務部希望先篩選需求，行銷部擔心欄位太多降低填寫意願。決議：預算欄位改為選填，上線後觀察填寫情形再檢討。
- 待辦事項：業務部確認表單必填欄位，期限為下次週會前；資訊部依確認結果調整表單。
- 下次會議：下週同一時間
記錄人在會前、會中、會後要做的事
- 會前：向主席確認議程，把議程貼進範本，預先填好出席名單與上次的待辦事項。
- 會中：依議程記錄，每個議案結束時把決議念一次請主席確認；負責人或期限沒講清楚，當場問。
- 會後：趁記憶清楚時整理成稿，送主席核閱，確認後分發給出席、列席與請假的人。
- 追蹤：把待辦事項轉進追蹤表，下次會議開頭先逐項確認進度。
記錄人不需要記下所有對話，但要掌握議程的節奏。討論偏離議程時，可以提醒主席是否列為臨時動議或另開會議，記錄才會清楚。
用Google文件或OneNote建立會議記錄範本
公司若已在使用 Google Workspace，或 Microsoft 的 Outlook 與 OneNote，可以利用內建功能減少重複輸入：
- Google 文件：在電腦上開啟文件後輸入「@」，選擇「會議記錄」，搜尋並選取日曆活動，文件會預先填入活動詳細資料，但這時還沒有附加到活動；會議發起人選「共用並附加」，把文件共用給邀請對象並附加到活動，不是發起人則選「共用」。也可以在 Google 日曆建立活動時，依序點選「新增說明或附件」「建立會議記錄」「儲存」。要注意的是，你必須對活動有編輯權限，活動已有人附加會議記錄就不能再新增，而且附加之後日曆與文件不會互相同步。
- OneNote：可以把 Outlook 會議的詳細資料插入筆記頁，包括日期和地點、議程、主題與與會者，前提是 Outlook 和 OneNote 安裝在同一台電腦上；在 OneNote 修改這些資料，不會影響 Outlook 行事曆裡的原會議。
不論用哪種工具，範本都要放在團隊共用的位置，檔名統一用「日期、會議名稱」的規則，並設定好誰能編輯、誰只能檢視。
用AI整理會議記錄
AI 工具可以從錄音或逐字稿產生摘要與待辦草稿，但決議內容、負責人與期限仍要由記錄人和主席核對後才分發。工具支援的語言與方案條件各不相同，評估方式可參考會議記錄 AI 工具的整理。
待辦追蹤與會議記錄的歸檔
會議記錄的價值在會後。待辦事項如果只留在記錄裡，下次開會常常沒人記得，建議另外維護一份追蹤表，欄位至少有事項、負責人、期限、狀態與來源會議，每次開會先看這張表。
歸檔時依會議系列分資料夾，記錄與附件放在一起，並設定好存取權限，涉及人事或客戶資料的會議記錄只開放給相關的人。當會議記錄需要和簽核、合約或專案文件互相對照，或者常有人問「這件事當初是在哪次會議決定的」，代表文件已經多到需要集中管理，這時可以評估把記錄與決議放進知識管理系統，讓決議可以被搜尋與引用。
常見問題
會議記錄要寫到多詳細？
以沒有出席的人讀得懂為標準：知道討論了哪些案子、各自的決議，以及誰要在什麼時候完成什麼。發言過程不必逐字記，但影響決定的理由與保留意見要寫進去。
會議記錄和會議紀錄哪一個才對？
兩種寫法都常見。公文把這類文件稱為「紀錄」，用途說明則寫「記錄會議經過」，名詞用紀錄、動作用記錄。企業內部統一一種寫法即可，重要的是範本與檔名一致。
會議記錄需要與會者簽名嗎？
依公司規定。內部例行會議可以由主席核閱後分發；涉及權責分配或需要對外證明的會議，可以請與會者回覆確認。有法定程序的會議，另依相關法規辦理。
會議中沒有結論，記錄要怎麼寫？
照實寫明尚未決定，並記下卡在哪裡、延到哪次會議、由誰補充哪些資料。不要因為沒有結論就省略這個議案，否則下次開會很容易被遺忘。
可以錄音之後再整理會議記錄嗎？
可以，但要事先告知與會者錄音與用途，錄音檔的存放位置、存取權限與刪除時間依公司規定處理。錄音只是輔助，決議仍要在會中當場確認。
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下一步
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