資產管理系統要有五類功能：資產登錄，替每件資產建立編號與資產卡；條碼盤點，讓帳上資產和實物對得起來；折舊計算，依取得成本、耐用年數與折舊方法逐期提列；借用與移轉，記錄資產在誰手上、放在哪裡；以及報廢處理，留下核准與處分紀錄。固定資產管理系統以設備、裝修、車輛、辦公家具這類有形資產為主，資訊設備與軟體授權則要多記型號、作業系統版本與使用者。資產不多時，一份資產管理表就能起步；件數多、分散多個地點，或折舊要和會計系統對帳時，再評估導入系統。
資產管理系統管哪些資產
導入前先界定範圍，可以分成兩大類：
- 固定資產：機器設備、運輸設備、生財器具、辦公設備、租賃物改良等，使用期間長、要逐期提列折舊。
- 資訊資產：電腦、伺服器、網路設備、手機，以及軟體授權、雲端服務帳號。美國國家標準與技術研究院（NIST）的網路安全框架把維護硬體清冊，以及軟體、服務與系統清冊列為資產管理的項目，並把系統、硬體、軟體、服務與資料在整個生命週期中都受到管理列為成果之一。
還有一類是價值不高但數量多的物品，例如工具、平板、門禁卡，會計上不一定列為固定資產，但遺失會影響作業或資安，可以列為「列管物品」一起管理借用。範圍定清楚，後面的編號、盤點與權限才有依據。設備的定期保養、故障報修與保養紀錄，屬於設備管理系統的範圍，資產管理系統只要能和設備編號對應即可。
資產登錄：編號規則與資產管理表欄位
每件資產一個不重複的編號，編號規則建議包含類別碼與流水號，不要把存放地點或保管人寫進編號，因為這兩項會變動。資產管理表或資產卡的基本欄位如下：
| 欄位類別 | 內容 |
|---|---|
| 識別 | 資產編號、名稱、類別、廠牌型號、序號 |
| 取得 | 取得日期、供應商、取得成本、採購單號、保固到期日 |
| 會計 | 耐用年數、折舊方法、預估殘值、會計科目 |
| 使用 | 存放地點、使用部門、保管人、狀態 |
| 附件 | 發票、合約、照片、說明書 |
狀態欄位要先定義清楚，例如使用中、閒置、借出、維修中、待報廢、已報廢，並規定每種狀態由誰變更。新資產在驗收入帳時就完成登錄並貼上標籤，而不是等到盤點時才補，帳上與實物才不會從一開始就對不上。
條碼盤點：標籤、掃描與差異處理
盤點的目的是確認帳上的資產都還在、放在登記的位置、狀態正確。用條碼或 QR Code 標籤可以減少抄寫錯誤，做法如下：
- 標籤印上資產編號與條碼，貼在不易磨損、拆卸時看得到的位置。
- 盤點前依地點產生盤點清單，盤點期間暫停資產移轉。
- 盤點人員依地點逐件掃描，系統比對編號、地點與保管人。
- 找不到的列為盤虧，帳上沒有的列為盤盈，地點不符的列為待移轉。
- 差異由保管人說明原因，經主管核准後再調整帳面。
盤點結果要保留紀錄，包括盤點日期、人員與差異處理方式。條碼標籤怎麼設計、掃描設備怎麼選，可參考條碼系統能做什麼的整理。
折舊：方法、耐用年數與系統要算什麼
折舊是把資產成本分攤到使用期間的會計處理。財政部稅務入口網說明，營利事業對不同種類的固定資產，得依所得稅法第五十一條採用平均法、定率遞減法、年數合計法、生產數量法、工作時間法或其他經主管機關核定的折舊方法；折舊應按不短於固定資產耐用年數表規定的年數，逐年依率提列，不得間斷。資產事實上經查明有殘值可以預計時，要先從成本減除殘值，再以餘額計算。
系統在折舊這一塊要做到：
- 依資產卡的成本、耐用年數、殘值與方法，自動算出每期折舊與累計折舊。
- 處理期中取得、期中處分與改良增加成本的情況。
- 產出財產目錄與折舊明細，並能匯出給會計系統入帳。
財務報表與稅務申報的折舊規則可能不同，系統是否要保留兩套數字，請先和會計師確認。以上為概念整理，實際提列方式請以主管機關公告或專業意見為準。
借用、移轉與報廢流程
資產容易失蹤的環節，是借出沒還、換了位置沒登記。三個流程都要在系統裡留下單據：
- 借用：登記借用人、用途、預計歸還日，歸還時確認狀況；逾期未還自動提醒借用人與主管。
- 移轉：部門或地點變更時開立移轉單，經移出與移入雙方確認，資產卡的地點與保管人才更新。
- 報廢：提出報廢原因並附照片，經主管核准，處分方式記錄為出售、捐贈或銷毀，資產卡改為已報廢但保留紀錄。
資訊設備報廢前要先清除資料，並記錄清除方式。固定資產未達耐用年數就毀滅或廢棄時，稅務上有認定程序，財政部稅務入口網對此另有說明，處理前請先和會計師確認。
資訊資產要多記的欄位
數位發展部資通安全署的《中小企業基本資安防護指引》指出，資產盤點是所有防護措施的基礎前提，範圍包含硬體、軟體、服務、系統、資料及人員，並建議建立一份簡易資產清冊，記錄電腦、伺服器、網路儲存設備、路由器與物聯網設備的型號、作業系統版本與負責人。除了固定資產的欄位，資訊資產建議再加上：
- 作業系統與版本、上次更新日期。
- 指派使用者與對應的帳號。
- 軟體授權的數量、到期日與已安裝的設備。
- 保固與維護合約到期日。
員工到職領用、離職歸還設備時，資產狀態要跟著帳號開通與停用一起處理，避免離職後設備或授權還掛在原使用者名下。
用 Excel、套裝系統或客製開發
| 做法 | 適合情境 | 要注意 |
|---|---|---|
| Excel 資產管理表 | 資產件數少、一兩人維護 | 借用與移轉沒有簽核紀錄，折舊要自己寫公式 |
| 會計或 ERP 的固定資產模組 | 重點在折舊與入帳 | 借用、盤點與資訊資產欄位是否足夠 |
| 專用或客製資產系統 | 多據點、要掃碼盤點與借用流程 | 和會計系統、帳號系統的串接方式 |
評估時拿自己的資產清單實際試一次：登錄一件新資產、借出再歸還、移轉到另一個地點、跑一次盤點與月底折舊，看每一步需要幾個人、留下哪些紀錄。
常見問題
資產管理系統和進銷存系統差在哪？
進銷存管理的是要賣出去的商品與原料，重點在數量、成本與補貨；資產管理系統管理的是公司自己長期使用的設備與器具，重點在保管人、地點、折舊與報廢。兩者的編號與帳務要分開。
多少金額以上要列為固定資產？
這屬於會計政策與稅務規定的判斷，各公司的資本化標準不同，建議和會計師確認後寫進內部規範，再把標準設定到系統，避免同類物品有時列資產、有時列費用。
資產標籤掉了怎麼辦？
從系統依資產卡的序號、型號與照片確認是哪一件，補印同一個編號的標籤重新貼上，並在資產卡記錄補貼日期。不要另開新編號，否則同一件資產會有兩筆紀錄。
資產盤點多久做一次？
依公司內控規範與會計師建議訂定，可以定期全面盤點，平時再依地點或類別輪流抽盤。高價值與資訊設備可以提高頻率，盤點結果要保留紀錄備查。
租來的設備也要登錄嗎？
建議登錄在系統中但標註為租賃，記錄出租方、租期與歸還條件，方便盤點與到期歸還。會計上怎麼處理，請依適用的會計準則與會計師意見決定。
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下一步
準備導入資產管理系統前，可以先把現有的資產清單整理成一份表，標出缺漏的欄位，並寫下借用、移轉與報廢目前怎麼簽核。京采透過網頁設計服務，協助規劃資產登錄與條碼盤點的後台、借用與報廢的簽核流程，以及和既有會計或帳號系統的串接。歡迎與我們聯繫討論你的資產管理需求。
