公司內網是只開放給員工登入使用的網站，常見內容是公告、表單申請、文件下載、員工通訊錄，以及打卡、簽核等各系統的入口；整合多個系統入口的版本也常稱為企業入口網站。建置時先決定要放哪些內容、誰能看哪些頁面，再選擇做法：已經使用 Microsoft 365 或 Google Workspace 的公司，可以先用 SharePoint 通訊網站或 Google 協作平台建立；要和人資、簽核或 ERP 系統深度整合時，再評估客製開發。資安上至少要做到登入保護、多重要素驗證、最小權限與離職當天停權。
公司內網常放的六種功能
公司內網的功能不必一次做齊，先挑員工每天會用到的項目：
- 公告與新聞：制度異動、放假與活動通知，可依部門或據點分眾顯示。
- 表單申請：請假、請購、用印等申請，可以連到既有的簽核系統，或在內網建立表單。
- 文件下載：規章、範本、教育訓練教材，每份文件標示負責單位與更新日期。
- 員工通訊錄：分機、職稱、所屬部門，只放工作需要的欄位。
- 系統入口：把打卡、薪資查詢、簽核、信箱等連結集中在首頁，搭配單一登入。
- 站內搜尋：讓員工用關鍵字找到公告與文件。
如果主要需求是整理大量文件、讓員工搜尋過往經驗，重點會落在文件分類與搜尋，屬於知識管理系統的範圍；公司內網則負責把這些內容與工具串成每天打開的入口。
現成平台與客製開發的比較
以 Microsoft 為例，SharePoint 通訊網站的主要目標是通知讀者，和以小組協作為主的小組網站不同；SharePoint 系統管理員還可以建立中樞網站，依部門、專案或地區把多個網站連在一起。以 Google 為例，Google 協作平台發布時可以決定誰能瀏覽，選擇「限制」後只與特定使用者或群組共用。
| 比較項目 | SharePoint 通訊網站 | Google 協作平台 | 客製開發 |
|---|---|---|---|
| 適合情境 | 已使用 Microsoft 365 | 已使用 Google Workspace | 流程特殊或要整合多個系統 |
| 帳號來源 | Microsoft 公司帳號 | Google 公司帳號 | 自建帳號或串接單一登入 |
| 和內部系統整合 | 以連結或平台提供的整合方式為主 | 以連結或平台提供的整合方式為主 | 可依需求讀寫各系統資料 |
| 維護者 | 內部管理員 | 內部管理員 | 內部人員加開發廠商 |
判斷時先問三件事：員工已經在用哪一套公司帳號、內網只是公告與連結，還是要在頁面上直接送單與查資料，以及內部有沒有人能長期維護。
單一登入入口怎麼規劃
Microsoft 說明，單一登入（SSO）讓使用者登入一次，就能存取多個應用程式；集中登入可以套用一致的政策，管理員可以在單一身分識別提供者控制存取權限，也能減少密碼重設的服務台工作。常見的協定有 SAML 與 OpenID Connect。
以 Google Workspace 為例，超級管理員可以在管理控制台新增自訂 SAML 應用程式，讓員工以受管理的 Google 帳戶登入其他企業雲端應用程式；設定時要向應用程式的廠商取得 ACS 網址與實體 ID，而且 ACS 網址必須以 https 安全連線開頭。規劃公司內網時，可以先列出要放進入口的每套系統，逐一確認：
- 是否支援 SAML 或 OpenID Connect。
- 帳號對應用哪個欄位，例如公司信箱。
- 員工離職停用主帳號後，各系統是否同步無法登入。
權限分群與通訊錄個資
數位發展部資通安全署的中小企業基本資安防護指引建議遵循最小權限原則，只授予員工完成工作所需的權限。公司內網的權限可以依部門、職級、據點與專案分群，再把頁面與文件授權給群組，不要逐人設定；人員調動時只要換群組，權限就跟著改變。
OWASP（Open Worldwide Application Security Project）的十大網頁應用程式風險清單，現行版本把存取控制失效列在首位。驗收時要用不同角色的測試帳號，逐一確認看不到不該看的頁面與檔案，包括直接輸入網址的情況。
員工通訊錄也要留意個資：個人資料保護法所稱個人資料包含聯絡方式。通訊錄只放工作需要的欄位，私人手機或住址等資料不要預設公開給全公司。
手機與遠端存取的資安設定
員工用手機或在家連進內網，帳號被盜的風險隨之增加。資安署指引說明，多重要素驗證是在登入時要求額外的身分鑑別方式，即使密碼被竊取，駭客也無法輕易登入；從外部連回公司 VPN 時也必須通過多重要素驗證。
以 Microsoft Entra 的條件式存取為例，可以依使用者或群組、IP 位置、裝置與應用程式等訊號，決定封鎖存取、要求多重要素驗證，或要求裝置標示為合規後才能存取；這項功能需要相應的 Microsoft Entra ID 授權，持有 Microsoft 365 商務進階版授權的客戶也能使用。不論用哪套平台，至少要做到：
- 全員啟用多重要素驗證，管理員帳號優先。
- 員工離職當天註銷所有系統帳號與權限，並定期清除閒置帳號。
- 內網只走加密連線，不在公共網路使用未加密的管理介面。
不讓內網內容出現在搜尋結果
Google 搜尋中心說明，robots.txt 主要用來避免網站因要求過多而超載，不是讓網頁無法出現在 Google 搜尋結果的方法；要防止網頁出現在搜尋結果，應使用 noindex 指令或以密碼保護網頁。Google 協作平台雖然可以要求搜尋引擎不顯示網站，但只適用於設為公開的網站，官方也提醒這項要求不一定能讓網站完全不出現在公開搜尋引擎中。
所以公司內網的基本原則是所有頁面都要先登入才能看。上線前用未登入的瀏覽器測試：首頁、文章頁、附件下載網址與搜尋結果頁，是否都會被導向登入畫面；上傳的檔案若放在不需登入就能開啟的網址，知道網址的人仍可能直接下載。
公司內網的建置步驟
- 訪談各部門，列出要放的公告、表單、文件與系統入口，並指定每類內容的負責人。
- 畫出網站架構，讓每一頁都回答「我在哪裡、可以做什麼、下一步去哪」。
- 決定使用現成平台或客製開發，確認帳號來源與單一登入方式。
- 設定群組與權限，每個網站至少安排兩位管理者，避免單一人員離職就無人能管。
- 先開放一個部門試用，收集找不到內容與操作卡住的地方。
- 全員上線後，定期檢查過期文件、權限名單與離職帳號。
第二步與第四步參考了 Microsoft 對通訊網站的規劃建議。個資與資安規定的適用，請以主管機關公告或專業意見為準。
常見問題
公司內網一定要架在公司自己的主機嗎？
不一定。可以用 Microsoft 365、Google Workspace 這類雲端服務，也可以客製開發後放在雲端主機。判斷重點是要整合哪些系統、資料存放位置的要求，以及由誰負責更新與備份。
員工人數不多也需要公司內網嗎？
如果公告、表單與文件散在通訊軟體群組和個人電腦裡，新人常找不到現行版本，就值得建立。人數少時可以先用現成平台做公告與文件區，需求變多再擴充。
公司內網和共用雲端硬碟有什麼不同？
雲端硬碟以存放與共用檔案為主；公司內網則是員工每天開啟的入口，整合公告、申請流程、通訊錄與各系統連結。兩者常搭配使用，文件放在雲端硬碟，內網負責導覽。
員工離職時內網帳號要怎麼處理？
資安署建議離職當天註銷所有系統帳號與權限。若內網與各系統採用單一登入，停用主帳號可以集中阻擋透過單一登入的存取，但仍要逐一確認沒有另外建立的本機帳號。
外包廠商可以使用公司內網嗎？
可以另設外部人員群組，只開放合作需要的頁面與文件，並設定到期日與定期檢視。不要讓外部人員共用員工帳號，以免無法追查操作紀錄。
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下一步
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