共用雲端硬碟是 Google 雲端硬碟中給團隊使用的特殊空間，檔案由整個團隊共同擁有，不屬於建立檔案的個人，成員離開後檔案仍會留在共用雲端硬碟。它和「我的雲端硬碟」（檔案歸建立者所有）、「與我共用」（別人共用給你、擁有者仍是對方）不同。共用雲端硬碟僅供公司或學校帳戶使用，要版本支援且管理員允許才能建立；成員分成管理員、內容管理員、協作者、加註者、檢視者五種角色；檔案使用機構的共用儲存空間，不算在個人的容量裡。
共用雲端硬碟是什麼：檔案屬於團隊
Google Workspace 學習中心的說明是：共用雲端硬碟是雲端硬碟中的特殊資料夾，用來儲存、搜尋及存取團隊的檔案；檔案由整個團隊共同擁有，即使有成員離開，檔案還是會保留。管理說明也寫明，管理員刪除使用者帳號時，共用雲端硬碟的檔案不受影響。使用上有幾個特性：
- 預設所有成員都能查看共用雲端硬碟裡的全部檔案，不必逐一分享。
- 把檔案從我的雲端硬碟移進來後，擁有者改為共用雲端硬碟，原本的人仍列為建立者。
- 機構允許時，可以加入使用 Google 帳戶的外部人員，對方編輯、建立或上傳的內容同樣歸機構所有。
共用雲端硬碟與我共用差別：三種位置比較
| 比較項目 | 我的雲端硬碟 | 與我共用 | 共用雲端硬碟 |
|---|---|---|---|
| 檔案擁有者 | 建立檔案的個人 | 共用給你的人 | 整個團隊，歸機構所有 |
| 誰看得到 | 依每個檔案的共用設定 | 擁有者分享的對象 | 預設所有成員都看得到 |
| 容量計入 | 擁有者的儲存空間 | 擁有者的儲存空間 | 機構的共用儲存空間 |
| 人員離職時 | 管理員須在刪除帳號前轉移，未轉移的資料會被刪除 | 跟著擁有者的帳號處理 | 留在共用雲端硬碟 |
「與我共用」是一份清單，列出別人與你共用的檔案，可以新增捷徑放到我的雲端硬碟或共用雲端硬碟；捷徑只是連結，刪除捷徑不會刪除原始檔案。要交給團隊長期保存的檔案，應移進共用雲端硬碟，而不是只靠共用連結。
哪些 Google Workspace 版本可以使用
依 Google Workspace 管理說明，支援的版本包括 Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise、Education、Essentials 系列與非營利組織版本等，另有幾個條件：
- 僅供公司或學校帳戶使用，個人 Gmail 帳號無法建立；版本支援且管理員允許時才能建立。
- Business Starter 可以建立並新增成員，但管理員不能設定預設值、使用者不能變更設定，管理說明中限制與外部使用者共用、進階資料保護等設定也標示不適用。
- 使用者的版本不提供共用雲端硬碟時，在自己機構的共用雲端硬碟只能取得檢視者權限、無法上傳檔案；加入其他機構的共用雲端硬碟則可取得包括管理員在內的任何角色。
各版本的其他差異見Google Workspace 方案比較。
如何新增共用雲端硬碟：建立與加入成員
在電腦上建立共用雲端硬碟：
- 前往 drive.google.com。
- 按一下左側的「共用雲端硬碟」。
- 按一下左上角的「新增」。
- 輸入共用雲端硬碟名稱，按一下「建立」。
新增成員需要管理員權限：在左欄的「共用雲端硬碟」中按兩下要設定的共用雲端硬碟，按一下頂端的「管理成員」，新增名稱、電子郵件地址或 Google 群組，在下拉式選單中選取角色，視需要勾選「通知邀請對象」，再按一下「傳送」。新成員預設是內容管理員，可以上傳、編輯、移動或刪除所有檔案，不希望對方刪除檔案時要改選角色。用 Google 群組加入成員，人員異動時只要調整群組名單。
五種成員角色與權限
- 管理員：可新增或移除成員、變更存取層級、重新命名、永久刪除垃圾桶中的檔案、刪除共用雲端硬碟，也能把資料夾從我的雲端硬碟移入。
- 內容管理員：可以把檔案和資料夾移到垃圾桶、在共用雲端硬碟內移動檔案，以及為特定資料夾新增或移除使用者。
- 協作者：可以編輯、建立與上傳檔案，還原三十天內刪除的檔案，把檔案從我的雲端硬碟移入，但不能移到垃圾桶。
- 加註者：可以檢視檔案並加註，不能編輯。
- 檢視者：只能檢視檔案與資料夾。
官方建議，擔心成員刪除檔案時，只授予協作者、加註者或檢視者；但在 Google 雲端硬碟電腦版中，協作者只有讀取權限，要在電腦版編輯檔案的人需給內容管理員以上。
共用雲端硬碟容量算誰的
Google 雲端硬碟說明指出，只有自己擁有的檔案才會計入個人的儲存空間用量。共用雲端硬碟的檔案歸機構所有，不算在成員個人的容量裡；管理說明寫明，共用雲端硬碟的容量只受機構共用儲存空間總量限制。換句話說：
- 把檔案從我的雲端硬碟移進共用雲端硬碟後，擁有者改變，個人用量就不再計算這些檔案。
- 「與我共用」的檔案佔用的是擁有者的空間，不是你的。
- Workspace 管理員可以設定儲存上限，超過後使用者無法新增或編輯檔案，要清出空間或調高上限；這項設定的支援版本不含 Business Starter。成員可在「詳細資料」查看上限與用量。
項目數量與其他使用限制
Google 的「共用雲端硬碟限制」說明列出的主要上限：
- 項目數：一個共用雲端硬碟上限五十萬個項目，包括檔案、資料夾、捷徑與垃圾桶中的項目。
- 資料夾層級：單一資料夾的巢狀資料夾上限為一百層。
- 成員數：上限六百，含群組與個人帳戶，其中群組上限一百個；個別使用者總數上限五萬人。
- 上傳量：每位使用者二十四小時內上傳及複製到雲端硬碟的上限為七百五十 GB。
項目上限算的是數量而不是容量，垃圾桶裡的檔案也佔名額。另外，使用雲端硬碟電腦版時，無法把我的雲端硬碟中的資料夾移到共用雲端硬碟。
管理員可以設定的共用雲端硬碟政策
Workspace 管理員可以在管理控制台設定：
- 建立權限：禁止特定機構單位的使用者建立新的共用雲端硬碟。
- 新共用雲端硬碟的預設值：是否允許機構外的使用者存取、非成員被加入個別檔案、內容管理員共用資料夾、檢視者和加註者下載列印與複製，以及管理員角色能否覆寫這些設定。
- 機構單位政策：把共用雲端硬碟指派到機構單位，套用該單位的共用與資料政策。
Business Starter 的管理員不能設定預設值，但仍可管理成員與存取層級，並限制把內容移到外部。導入前先決定誰能建立、命名規則與外部共用原則，整體管理功能見Google Workspace 的管理功能。
常見問題
個人 Gmail 帳號可以建立共用雲端硬碟嗎？
不行。共用雲端硬碟僅供公司或學校帳戶使用，且要版本支援、管理員允許。個人帳號能否以外部成員身分加入別人的共用雲端硬碟，取決於對方機構是否允許。
檔案從我的雲端硬碟移到共用雲端硬碟，擁有者會改變嗎？
會。移入後由共用雲端硬碟擁有，你仍會列為建立者。移入檔案需要協作者以上權限，移入整個資料夾則需要管理員權限。
外部廠商可以加入共用雲端硬碟嗎？
機構允許時可以，對方需要有與 Google 帳戶關聯的電子郵件地址。外部成員編輯、建立或上傳的內容會歸你的機構所有，合作結束時記得移除成員。
共用雲端硬碟裡刪除的檔案可以救回嗎？
可以在期限內還原。每個共用雲端硬碟有自己的垃圾桶，檔案三十天後永久刪除；協作者以上可以還原，只有管理員能從垃圾桶永久刪除檔案。
共用雲端硬碟的檔案可以同步到電腦嗎？
可以，使用 Google 雲端硬碟電腦版即可。協作者在電腦版只有讀取權限，要在電腦上直接編輯檔案的成員，建議給內容管理員以上的角色。
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