訂貨系統是讓經銷商、加盟門市或固定往來的店家，用網頁或手機自行下單叫貨的系統，取代電話、傳真與通訊軟體接單。規劃重點有四個：同一個品項依客戶等級顯示不同價格、依配送排程設定叫貨週期與截單時間、下單時檢查信用額度與付款條件、月底產生對帳單並和發票與收款核對。這些規則先定清楚再開發，系統才不會變成另一個需要人工改單的地方。
經銷與門市叫貨，和零售訂單差在哪
零售訂單面對的是不特定消費者，重點在多通路匯整、付款與宅配；經銷與門市叫貨面對的是名單固定的客戶，重點在價格與帳務規則。兩者的差異會直接影響系統設計：
- 客戶身分：每個帳號對應一家經銷商或門市，可能有多位下單人員與不同權限。
- 價格：同一品項依客戶等級或合約有不同價格，不是所有人看到同一個售價。
- 付款：可能是月結或依額度賒銷，下單當下不一定付款。
- 下單習慣：品項多、重複叫貨，要能快速帶入常用清單，而不是逐頁瀏覽商品。
- 配送：依區域或路線排定配送日，不是每天都能送。
如果主要訂單來自網路商店與各銷售通路，需要的是訂單管理系統；要從帳號、目錄到串接規劃整個企業客戶下單平台，可以參考電子商務平台的整體規劃，本文聚焦叫貨流程的規則設計。
客戶分級價：價目表、生效日與特殊價
分級價的做法是建立多張價目表，每個客戶套用其中一張，再允許個別客戶有專屬價。規劃時要先決定價格的優先順序，例如客戶專屬價優先於活動價，活動價優先於等級價，並寫進需求文件。
- 數量級距：同一品項訂越多單價越低時，系統依數量自動帶出對應價格。
- 生效日與到期日：調價可以預先設定生效日，避免月初人工逐筆修改。
- 含稅或未稅：價目表統一標示，對帳與開發票時才不會混淆。
- 促銷與搭贈：買幾送幾、滿額折扣要寫成規則，並在訂單上顯示贈品明細。
- 價格保密：客戶只看得到自己的價格，業務與主管依權限查看各等級價格。
系統可以顯示建議售價給經銷商參考，但公平交易法第十九條規定，事業不得限制交易相對人就供給的商品轉售與第三人或第三人再轉售時的價格，有正當理由者不在此限。價格政策涉及這類法律判斷時，以主管機關公告或專業意見為準。
叫貨週期、截單時間與訂購單位
叫貨規則要對應實際的出貨能力。先列出每個區域或門市的配送日，再往前推出截單時間，例如週三配送的客戶要在前一天的固定時點前完成下單，系統在截單後自動把訂單排入下一個配送日。
- 訂購單位：設定箱入數與起訂量，只能整箱下單的品項，數量欄只接受箱入數的倍數。
- 常用清單：帶入上次訂單或自訂常用品項，經銷商只改數量就能送出。
- 缺貨與預計到貨：缺貨品項標示狀態，讓客戶選擇保留待補或改訂其他品項。
- 修改期限：截單前可自行修改，截單後的變更要經業務或倉庫確認。
- 代客下單：業務接到電話訂單時，可以用客戶身分代為下單，並記錄由誰建立。
判斷規則是否合理，看倉庫是否還需要每天人工挑出「這張單今天不出」的訂單；如果需要，代表截單與配送日的規則還沒寫進系統。
信用額度、付款條件與訂單審核
月結客戶的風險控管靠信用額度。可用額度可以定義為核定額度扣除未收帳款與已下單未出貨的金額，訂單送出時即時檢查。
- 超過額度：訂單轉為待審核，由業務主管決定放行、要求先付款或部分出貨。
- 逾期帳款：設定逾期多久暫停下單，並在客戶登入時提示應付金額。
- 付款條件：月結、預付、貨到付款等條件綁在客戶資料上，訂單自動帶入。
- 加盟門市：門市叫貨可加上總部審核，或限制只能訂指定品項。
額度與付款條件的資料若在會計或 ERP 系統裡，要先決定以哪個系統為準、多久同步一次，避免訂貨系統用的是過期的未收帳款數字。
對帳單、退貨折讓與發票的帳務設計
月結客戶的對帳單要列出當期出貨、退貨、折讓、已收款與未收餘額，並能逐筆追到原始訂單與出貨單。讓經銷商在系統上線上確認對帳單，有疑義的項目直接標記，比月底來回寄試算表容易追蹤。
退貨與折讓會牽動發票。統一發票使用辦法第二十條規定，開立發票後發生銷貨退回、掉換貨物或折讓，應於事實發生時依規定辦理；買受人為營業人時，作法依銷售額是否已申報而不同，例如尚未申報的要收回原發票的收執聯及扣抵聯。系統至少要記錄每筆退貨或折讓對應的原發票，讓會計依規定處理。
線上訂貨系統的建置方式比較
| 做法 | 適合情境 | 要確認的地方 |
|---|---|---|
| 電商平台的會員分級功能 | 價格規則單純、已有網路商店 | 能否月結、額度與代客下單 |
| 進銷存或 ERP 的訂單入口 | 內部已用該系統管庫存與帳務 | 客戶端介面是否好用、行動版支援 |
| 客製開發並串接既有系統 | 價格、配送與審核規則特殊 | 需求文件、串接方式與長期維護 |
不論哪種做法，商品、客戶、價格與庫存都會跨系統流動，資料以誰為準的原則可以參考系統整合的規劃步驟。
導入步驟：資料整理與經銷商試行
- 整理商品主檔：料號、品名規格、箱入數、起訂量與可訂狀態。
- 整理客戶資料：等級、專屬價、配送日、付款條件與信用額度。
- 寫下規則：價格優先順序、截單時間、超額審核與退貨方式。
- 挑幾家配合度高的經銷商試行，同時保留原本的接單管道。
- 試行期比對系統訂單與人工訂單，修正規則後再全面推行。
試行期間要指定一位窗口，經銷商遇到找不到品項、價格不對或額度被擋時知道該找誰。這些回報整理後，就能看出商品主檔與規則要修正的地方。
常見問題
加盟總部和經銷商用的訂貨系統一樣嗎？
架構類似，規則不同。加盟門市可能由總部指定品項與配送，並需要總部審核與門市間調貨；經銷商則自行決定訂量，重點在分級價、額度與月結對帳。
經銷商習慣用 LINE 叫貨，可以保留嗎？
可以把訂貨頁連結放進 LINE 官方帳號，讓經銷商從對話視窗進入下單，再用 Messaging API 傳送訂單確認與出貨通知。訂單內容仍在系統裡成立，避免文字訊息漏看或誤讀。
要不要讓經銷商看到庫存數量？
依商業考量決定。可以只顯示可訂、缺貨或預計到貨日等狀態，不顯示實際數量；若允許超量訂購，要設定超出部分轉為待補或需確認。
調價時，已下的訂單用新價還是舊價？
先在合約或交易條件中約定以下單時間或出貨時間為準，系統依約定套用。訂單成立時要記錄當下套用的價格與價目表版本，日後對帳才查得到依據。
訂貨系統一定要和進銷存或 ERP 串接嗎？
訂單量少時，可以先用定時匯出匯入的方式交換資料。訂單量變大或庫存要即時扣帳時，再評估 API 串接，但兩種做法都要先決定庫存與應收帳款以哪個系統為準。
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下一步
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