食品追蹤追溯系統是讓食品業者能從成品往回查原料來自哪個供應商（追溯），也能從原料往下查做成哪些產品、賣給哪些客戶（追蹤）的紀錄機制，串起這些紀錄的關鍵是批號。依食品安全衛生管理法第九條，食品業者應保存原材料、半成品及成品的來源相關文件；經中央主管機關公告類別與規模的食品業者，還要建立供應來源及流向的追溯或追蹤系統，並以電子方式申報。建置時先確認自己是否屬於公告業者，再依業態整理應記錄的項目、訂出批號規則，接著決定用表單、進銷存或客製系統串起收貨、生產與出貨資料。
追溯與追蹤的差別，以及法規要求的範圍
「食品及其相關產品追溯追蹤系統管理辦法」對追溯追蹤系統的定義是：食品業者於產品供應過程的各個環節，經由標記得以追溯產品供應來源或追蹤產品流向，建立其資訊及管理的措施。簡單說，追溯是往上游查來源，追蹤是往下游查流向。食品安全衛生管理法第九條的要求可以分成幾層：
- 食品業者應保存產品原材料、半成品及成品的來源相關文件。
- 經公告類別與規模的食品業者，應依其產業模式建立追溯或追蹤系統。
- 主管機關就前述業者，依溯源的必要性分階段公告使用電子發票。
- 前述業者應以電子方式申報追溯或追蹤資料，方式及規格由中央主管機關定之，衛福部的申報系統為食品追溯追蹤管理資訊系統。
管理辦法另規定，紀錄應以書面或電子文件完整保存至少五年，地方主管機關得進入作業場所查核。哪些業別在公告範圍內，以衛生福利部現行公告為準。
依業態整理應記錄的項目
管理辦法依業態列出至少應包含的管理項目。製造、加工、調配業者的項目可整理如下：
| 項目 | 要記錄的內容 |
|---|---|
| 原材料來源資訊 | 供應商名稱、登錄字號與聯絡資料，原材料名稱、數量、批號、有效日期或製造日期、收貨日期、原料原產地 |
| 產品資訊 | 製造與國內負責廠商、產品名稱、主副原料、食品添加物、包裝容器、儲運條件、數量、有效日期及製造日期 |
| 標記識別 | 原材料、半成品及成品上可供辨識的獨特記號、批號、文字、圖像 |
| 產品流向資訊 | 物流業者、非屬自然人的直接買受者、產品名稱、數量、批號、有效日期或製造日期、交貨日期，以及回收、銷貨退回與不良品的處理 |
| 庫存與報廢 | 庫存原材料及產品的總量，報廢品的名稱、總量、處理措施與原因 |
輸入業者另要記錄報驗義務人、國外出口與製造廠商、海關放行日期與輸入查驗申請書號碼；販賣、輸出業者以產品供應商與收貨資訊為主。對方屬於公告應申請登錄始得營業的業者時，才要留存其登錄字號；原料原產地限於公告應標示的原料，細節依現行條文確認。
批號規則怎麼設計才串得起來
追溯查得快不快，取決於批號在每個環節有沒有接上。設計時可以依這些原則：
- 收貨批號：保留供應商的原始批號，另編自己的收貨批號，對應到收貨日期與進貨單。
- 生產批號：一張生產工單對應一個生產批號，記錄投入哪些收貨批號、各投入多少。
- 成品批號：包裝上的批號或有效日期要能對回生產批號，也就是辦法所說的標記識別。
- 拆批與合批：一批原料分給多張工單、多批原料混成一批半成品，都要留下一對多或多對一的對應，不能只記主要原料。
- 重工與退貨：退回產品重新加工或報廢時，記錄原批號與處理結果，避免流向斷掉。
批號規則要固定、每個人照同一套方式編，並在領料、包裝與出貨時用掃描或選單帶入，減少手寫抄錯。
建立食品追溯系統的步驟
- 確認適用範圍：查詢衛福部公告，確認自己的業別與規模是否須建立追溯追蹤系統與電子申報。
- 畫出作業節點：從收貨、領料、生產、包裝到出貨、退貨與報廢，列出每個節點由誰操作、產生哪張單據。
- 對照條文定欄位：把辦法要求的項目逐一對應到單據欄位，缺的補進表單或系統。
- 訂批號規則：決定收貨、生產與成品批號的編法，以及標籤要印的內容。
- 整理主檔：建立供應商、物流業者與客戶主檔，含登錄字號。
- 選擇工具並試行：先用一條產品線試行，確認現場能在作業當下完成紀錄。
- 建立申報與保存流程：依主管機關規定的方式與期限申報，紀錄保存至少五年。
容易卡關的是紀錄時機：下班後才補登，批號與數量就容易對不上，選工具時以現場能否即時記錄為優先。
上下游資料串接：供應商、物流與客戶
追溯追蹤的資料有不少來自外部，串接時可以分三個方向規劃：
- 供應商端：請供應商在送貨單或出貨資料中提供批號、有效日期與數量，能提供電子檔時用檔案匯入，減少人工輸入。
- 客戶端：出貨單帶出成品批號；企業客戶若也須建立追溯系統，會需要你的批號與登錄字號資料。
- 發票與帳務：公告使用電子發票的業者，發票資料若能和出貨單對應，追蹤流向時可以互相核對。
資料交換可以是共用格式的檔案、API 或供應商入口網站，重點是欄位定義一致，並保留原始檔以便查核。委託代工時，也要約定代工廠回傳原料批號、生產批號與數量的方式。
驗證系統：用模擬回收演練查得出來
系統建好後，定期挑一個情境做模擬演練：
- 往上追溯：指定一個成品批號，查出使用了哪些原料批號、來自哪些供應商與收貨日期。
- 往下追蹤：指定一個原料收貨批號，查出做成哪些成品批號、出貨給哪些客戶、各多少、還剩多少庫存。
- 數量平衡：投入量、產出量、庫存與報廢加總後是否合理，差異能否說明原因。
演練時記下查詢花了多久、哪一段斷掉。可能的斷點包括：領料只記品名沒記批號、退貨沒有回寫原批號、報廢沒有記錄原因與數量、代工批號沒有回傳。找到斷點後修正單據欄位或作業流程，再演練一次。
系統功能清單與工具選擇
追溯系統可以從表單與試算表開始，也可以用進銷存或 ERP 的批號功能，或客製開發。判斷時看是否具備：
- 收貨、領料、生產、出貨各單據都有批號欄位，能用掃描或選單帶入。
- 能從任一批號往上、往下查詢，並匯出結果。
- 有效日期管理與先到期先出的提醒。
- 單據修改留下操作紀錄與原因。
- 能依主管機關規定的格式整理申報資料。
品項少、流程短時，表單加試算表可以先運作，但查詢要靠人工比對；已經使用進銷存或 ERP 時，先確認批號功能是否涵蓋生產投料，不足的部分再用客製模組或串接補上，批號效期的評估可參考進銷存系統的選型重點。以上為法規概念整理，實際義務以衛生福利部食品藥物管理署公告或專業意見為準。
常見問題
不在公告範圍內的食品業者需要追溯系統嗎？
建立追溯追蹤系統與電子申報是公告業者的義務，但保存原材料、半成品及成品的來源文件是食品業者都要做的事。不在公告範圍內的業者，也可以用同樣的批號紀錄處理品質異常與客訴。
追溯紀錄可以只用紙本保存嗎？
管理辦法允許以書面或電子文件保存紀錄，但公告業者另有電子申報的義務。紙本查詢要人工翻找，批號多時可以先把批號、日期與數量等關鍵欄位電子化。
批號和有效日期可以只記一個嗎？
辦法的管理項目把批號與有效日期或製造日期分開列出，兩者用途不同：批號串連生產與出貨，日期用於效期管理與回收判斷，同一天生產的不同批次也要能分開查詢。
追溯系統要讓供應商也登入使用嗎？
不一定。供應商少、資料量不大時，用固定格式的檔案交換就能運作；供應商多、送貨頻繁時，可以評估供應商入口，讓對方上傳批號與有效日期，再由收貨人員核對。
導入追溯系統要先從哪裡做起？
建議先選一條產品線，完成收貨到出貨的紀錄，再做一次往上與往下的演練。試行時找出的欄位與流程缺漏，可以在擴大到其他產品線前修正。
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下一步
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