甘特圖是把專案工作畫在時間軸上的圖表：左邊列出每項工作，橫軸是日期，每項工作用一條長條表示從開始到結束，看得出哪些工作同時進行、哪些要等前一項完成。甘特圖怎麼做，順序是先整理工作清單，填好負責人、開始日、工期與前置工作，再挑工具畫出來。Excel 沒有預先定義的甘特圖類型，可以套用範本，或用堆疊橫條圖、設定格式化的條件自己做；工作多、要多人同時更新時，再改用專案管理工具。
甘特圖是什麼：長條、相依與里程碑
甘特圖是什麼，拆開來看是五個元素：
- 工作列：每列一項工作，依階段分組，例如需求、設計、開發、測試、上線。
- 長條：起點是開始日，長度是工期，終點是結束日。
- 相依關係：後一項工作要等前一項完成才能開始。微軟在 Microsoft Project 的說明中提到，甘特圖是查看任務彼此相關性的方法。
- 里程碑：沒有工期的時間點，例如設計定稿、驗收通過、正式上線。
- 進度：在長條上標出完成比例，或用顏色區分進行中、延誤、完成。
甘特圖適合有截止日、工作之間有先後順序的專案，例如網站改版、系統導入。同一份說明也提到，專案複雜時長條和連結線會擠滿畫面；這時總表只放階段與里程碑，細項拆到各階段的子表。
做甘特圖前先整理工作清單
甘特圖製作的品質取決於工作清單，而不是圖表樣式。先在試算表填好這些欄位：
- 工作名稱：用「動詞加產出」寫，例如「完成首頁設計稿」。
- 負責人：每項工作一位主要負責人。
- 開始日與工期：工期以工作日計算。
- 結束日：由開始日與工期算出，不要手填。
- 前置工作：調整日期時才知道會影響哪些項目。
- 狀態：例會時更新。
日期交給函數計算：WORKDAY 函數傳回起始日之前或之後指定工作日數的日期，NETWORKDAYS 函數傳回兩個日期間的工作日數，兩者都排除週末，也能把公司假日清單放進選用的假日引數。工期若把開始當天算進去，用 WORKDAY 推結束日時要少推一個工作日。
專案時程表範例：官網改版專案
下面的專案時程表範例只示範結構，實際日期與工期依報價單和合約約定的範圍而定：
| 階段 | 前置工作 | 主要負責 | 里程碑 |
|---|---|---|---|
| 需求確認 | 無 | 雙方 | 需求確認 |
| 架構與頁面規劃 | 需求確認 | 廠商 | 架構定稿 |
| 視覺設計 | 架構定稿 | 廠商 | 設計定稿 |
| 內容準備 | 架構定稿 | 客戶 | 內容交齊 |
| 切版與開發 | 設計定稿 | 廠商 | 測試站完成 |
| 內容上稿 | 內容交齊、測試站完成 | 雙方 | 無 |
| 測試與驗收 | 內容上稿 | 雙方 | 驗收通過 |
| 正式上線 | 驗收通過 | 廠商 | 正式上線 |
畫成甘特圖後可以看出，視覺設計和內容準備同時開始，內容上稿要等兩條線都完成。客戶端內容晚交時，上稿與後續階段都會往後移，可以把「內容交齊」設成里程碑並在後面預留緩衝。系統開發專案結構相同，把設計換成規格書，再多出資料移轉與教育訓練兩個階段。
Excel 甘特圖怎麼做：堆疊橫條圖步驟
準備三欄：工作名稱、開始日、天數。天數用日曆天（結束日減開始日），因為橫軸是連續日期。步驟如下：
- 選取三欄資料，包含標題列。
- 選取「插入」中的「建議的圖表」，切換到「所有圖表」索引標籤，在橫條圖中選「堆疊橫條圖」，按「確定」。橫條圖的垂直座標軸通常代表類別，工作名稱會排在左側。
- 點選代表開始日的數列，在「格式」索引標籤按「圖案填滿」旁的箭號，選「無填滿」，只留下代表天數的長條。
- 選取左側的類別座標軸，在「格式」索引標籤的「目前選取範圍」群組選「格式化選取範圍」，在「座標軸選項」勾選「以相反順序分類」，讓工作由上往下排列。
- 選取下方的日期座標軸，同樣開啟「格式化選取範圍」，在「最小值」方塊輸入專案開始日對應的數字，長條就會從開始日附近畫起；按「重設」可恢復原設定。Excel 的日期以序列值表示，把開始日儲存格暫時改成通用格式就看得到這個數字。
長條會跟著資料更新，但不會自動處理相依關係。後一項的開始日要用公式參照前一項的結束日，例如用 WORKDAY 往後推一個工作日，前一項延後時後面才會一起移動。
用設定格式化的條件做儲存格甘特圖
另一種做法不用圖表，而是讓儲存格上色：左邊放工作名稱、開始日、結束日，右側每一欄代表一天或一週，標題列放日期。
- 選取右側日期格子的範圍，不含標題列。
- 在「常用」索引標籤的「樣式」群組，按「設定格式化的條件」旁的箭號，選「管理規則」，再按「新增規則」。
- 在「選取規則類型」底下選「使用公式決定要格式化哪些儲存格」。
- 在「格式化在此公式為 True 的值」輸入公式：以等號開頭，用 AND 函數判斷標題列日期是否同時大於或等於該列開始日、小於或等於結束日。標題列日期固定列號，開始日與結束日固定欄號，也就是混合參照，每一格才會各自比較。
- 按「格式」，在「填滿」選擇顏色，按「確定」。
微軟提醒，公式必須傳回 TRUE 或 FALSE；儲存格含有傳回錯誤的公式時，設定格式化的條件不會套用到那些儲存格。這種做法改日期色塊就跟著移動，適合工作不多、以天或週追蹤的團隊。
甘特圖範本與甘特圖軟體怎麼選
微軟的說明頁指出，Excel 沒有預先定義的甘特圖類型，但可以使用免費的甘特圖範本建立，訂閱方案也提供以色彩標示類別的範本。找甘特圖模板時，先確認欄位有負責人與前置工作，而不只是好看的長條。其他工具的定位如下：
- Google 試算表時間軸檢視畫面：依序按「插入」、「時間軸」，選取資料範圍後按「確定」。資料至少要有一欄日期格式，可指定資訊卡標題、開始日期、結束日期與資訊卡群組。說明頁列出的是可使用的 Google Workspace 版本，使用前先確認帳戶版本。
- Microsoft Project：提供甘特圖檢視，適合工作多、相依關係複雜的專案。
- 專案管理工具：多專案、多人更新，要任務指派、通知與權限時，可參考專案管理工具怎麼選的整理。
甘特圖怎麼維護：更新進度與處理延誤
沒有更新的甘特圖很快就和實際進度脫節。維護時照這幾個原則：
- 固定更新時間：例會前由專案負責人統一更新。
- 保留原訂日期：多留原訂開始日與結束日兩欄，和實際日期並列。
- 先看相依再調整：延誤的工作若卡住後續，就更新後續日期並通知負責人。
- 里程碑異動要確認：驗收日、上線日變動要讓客戶確認並留紀錄。
- 只留一份檔案：放在共用雲端空間，不用郵件來回傳版本。
如果甘特圖每週都要大幅重排，可能是需求範圍還沒確定，可以先回頭確認範圍再調整時程。
常見問題
甘特圖和看板差在哪？
甘特圖以時間為主，看得出工作的起訖日與先後關係，適合有截止日的專案；看板以狀態分欄，看得出工作卡在哪個階段，適合持續進件的工作。兩者可以並用，資料放在同一處即可。
甘特圖和專案時程表是同一件事嗎？
專案時程表是資料，記錄工作、日期、負責人與前後關係；甘特圖是把這份資料畫成長條的呈現方式。同一份時程表可以畫成甘特圖，也可以只用清單或行事曆呈現。
甘特圖要拆到多細才夠？
拆到每項工作能指派給一位負責人、能判斷是否完成即可。拆得太細，維護成本會超過它提供的資訊。
專案時程表要給客戶看哪些內容？
階段、里程碑、需要客戶提供資料或確認的時間點，以及延誤時的影響。內部分工細節另存一份，對外版本保持簡潔。
Excel 甘特圖適合多人一起編輯嗎？
人數少、由一位負責人統一更新時可行。若需要每個人自己回報進度，並收到任務指派與到期通知，試算表就不容易維護，這時可以改用專案管理工具。
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