業績報表的做法是先決定讀者與用途，再挑指標、統一定義，然後從同一張明細表彙總出不同版本。指標可以包含業績金額與目標達成、各階段商機數與轉換、平均成交天數、客單價與回款狀況；製作時先建立每筆案件一列的明細，用資料驗證統一選項，再以樞紐分析表彙總給業務、主管與老闆。資料來源變多或需要即時更新時，就改由 CRM 報表或資料串接自動產出。
先決定報表給誰看、用來做什麼
| 讀者 | 想回答的問題 | 適合的內容 |
|---|---|---|
| 業務本人 | 離目標還差多少、這週該跟進哪些案件 | 個人業績與目標、待跟進商機、即將到期的報價 |
| 業務主管 | 團隊卡在哪一段、誰需要協助 | 各階段商機數與轉換、停留過久的案件、人員比較 |
| 老闆或經營層 | 業績是否達標、現金何時進來 | 目標達成、產品或區域結構、應收與回款 |
同一份資料可以產出三個版本，但不要做成一張塞滿所有數字的大表。先寫下每個版本要支援的決定，例如主管要決定下週陪訪哪些案件，再挑能回答這個問題的指標。
業績報表該放的指標與計算口徑
指標名稱人人都懂，定義卻常常不同。報表上的每個指標都要寫明計算口徑：
- 業績金額：以簽約、出貨還是開立發票的時間點認列，含稅或未稅，退貨與折讓怎麼扣除。
- 目標達成：實際業績對照目標的比例，目標的期間與口徑要和業績一致。
- 商機數與階段轉換：各階段的案件數，以及同一批案件進入下一階段的比例，階段怎麼切可參考銷售漏斗的階段定義。
- 平均成交天數：從建立商機到成交的平均天數，流失的案件另外計算。
- 客單價：成交金額除以成交筆數，判讀方式可參考客單價的算法與判讀。
- 回款：已開立但尚未收回的應收金額、逾期應收，以及實際收款日期。
定義寫在報表的說明頁，口徑改變時註明從哪一期開始適用，前後期才能比較。
業績報表範例：明細表的欄位
報表的源頭是一張明細表，一列代表一筆商機或訂單。以下欄位可依公司調整：
| 欄位 | 內容 | 填寫規則 |
|---|---|---|
| 案件編號 | 每筆商機不重複的代碼 | 由公式或系統產生，不手動輸入 |
| 客戶名稱 | 公司全名 | 從客戶清單選取，避免同一家公司多種寫法 |
| 負責業務、名單來源、產品類別 | 人員、詢價管道與產品分類 | 下拉清單 |
| 目前階段 | 潛在名單到成交或流失 | 下拉清單，換階段時一併更新日期 |
| 建立日期、成交日期 | 商機建立與成交的日期 | 日期格式，成交日期不可早於建立日期 |
| 預估金額、成交金額 | 含稅或未稅擇一 | 數字格式，口徑寫在說明頁 |
| 預計回款日、實際回款日 | 收款相關日期 | 成交後填寫 |
| 流失原因 | 價格、時程延後、選擇其他方案等 | 下拉清單，流失時必填 |
用 Excel 製作業績報表的步驟
- 建立明細工作表：首列放欄位標題，每欄標題不重複、不留空白，也不要合併儲存格。Microsoft 建議樞紐分析表使用乾淨的表格式資料，並格式化為 Excel 表格。
- 用資料驗證限制選項：選取負責業務、目前階段等欄位，在「資料」索引標籤選「資料驗證」，於「設定」索引標籤的「儲存格內允許」選「清單」，在「來源」指定選項範圍，並勾選「儲存格內的下拉式清單」；再到「錯誤提醒」索引標籤勾選「輸入的資料不正確時顯示錯誤提醒」，樣式選「停止」，才能擋下清單以外的內容。
- 建立樞紐分析表：選取明細表中的儲存格，選「插入」再選「樞紐分析表」，放置位置選新的工作表，再選「確定」。
- 依讀者配置欄位：負責業務或產品類別放在列，成交月份放在欄，成交金額放在值；主管版加上目前階段，老闆版加上回款欄位。
- 更新資料：明細表新增內容後，樞紐分析表需要重新整理。在樞紐分析表範圍內按右鍵選「重新整理」；有多個樞紐分析表時，可在「樞紐分析表分析」索引標籤按「重新整理」下方的箭號，再選「全部重新整理」。
建議另設一張說明工作表，寫下指標口徑與各欄的選項清單，資料驗證的來源就指向這裡，選項要增減時只改一處。使用 Google 試算表時，同樣的功能稱為「資料透視表」：選取資料後，在頂端選單依序點選「插入」與「資料透視表」，並確認每一欄都有標頭。
讓報表數字可信的檢查
- 更新截止時間：例如每週固定時間前更新完畢，報表在截止後才產出。
- 必填欄位：成交與流失都要填日期，以及金額或原因，空白就無法計算。
- 重複客戶：同一家公司多種寫法，會讓客戶數與客單價失真。
- 日期合理性：成交日期早於建立日期、預計成交日已過卻仍在管線中，都要列出來追問。
- 保留快照：每期報表存一份當時的版本，日後修正資料或口徑時，才能說明數字為什麼不同。
這些檢查可以做成一張例外清單工作表，用篩選列出缺漏或異常的列，交給負責業務補齊後再產出報表，比事後逐格挑錯省力。
什麼時候改由系統自動產出
試算表適合人數少、資料來源單一的階段。出現以下情況時，可以考慮改用 CRM 報表或資料串接：
- 每期都要手動合併多位業務的檔案，常出現版本衝突。
- 主管需要隨時看到當下的進度，而不是等每週彙整。
- 資料散在官網詢價、報價單與會計系統，要人工對帳才算得出業績與回款。
- 需要依權限讓業務只看自己的數字，主管看全部。
改用系統時，前面定義好的欄位與口徑可以直接沿用；串接前也要先確認各系統的客戶代碼是否一致，否則同一家客戶在報價單與會計系統會對不上。若要從報表往前推估下一期的業績，做法可參考銷售預測怎麼做。
常見問題
業績報表要多久做一次？
依讀者而定。業務自己的待辦適合每週看，主管配合業務會議的頻率，經營層可以按月檢視目標達成與回款。重點是固定週期與截止時間，前後期才比得起來。
業績該用簽約金額還是入帳金額計算？
兩種都可以，關鍵是全公司一致並寫在說明頁。若要對照現金流，可以同時呈現簽約業績與實際收款兩欄，不要混在同一個數字裡。
業績報表可以直接拿來算獎金嗎？
可以作為依據，但獎金規則可能還涉及退貨、回款與分潤。建議在明細表保留計算所需的欄位，由主管與會計核對後再發放，減少爭議。
Excel 和 Google 試算表要怎麼選？
兩者都能做表格、下拉清單與彙總分析。選擇時看團隊平常使用的工具、檔案存放的位置，以及共用與編輯權限要怎麼管理。
業務不願意填報表怎麼辦？
先減少重複輸入：欄位只留報表真的用到的，選項改成下拉清單，並讓報表回饋業務自己，例如自動列出待跟進案件。仍需大量手動整理時，就是評估導入系統的時機。
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