Gmail SMTP 設定要先選寄信方式：Google Workspace 提供 SMTP 轉發服務（smtp-relay.gmail.com，以固定 IP 或 SMTP 驗證辨識寄件者，是 Google 建議的選項）、Gmail SMTP 伺服器（smtp.gmail.com，用帳號與應用程式密碼登入），以及只能寄給 Google 使用者的受限伺服器。網站或系統有固定 IP 時優先考慮轉發服務；用 Microsoft 365 則設定 smtp.office365.com。設定後還要確認 SPF、DKIM 驗證通過。
網站與系統寄信為什麼要改走 SMTP
許多網站預設用主機本身的郵件功能寄出表單通知。以 WordPress 為例，官方文件說明 wp_mail 函式回傳成功，只代表寄信要求處理時沒有錯誤，不代表收件者真的收到；沒有另外指定寄件者時，預設地址是 wordpress 開頭加上網站網域，部分主機還會擋下不存在的寄件地址。
改成透過公司信箱的 SMTP 寄出，寄件伺服器就變成 Google 或微軟的郵件系統，寄件者也能統一用公司網域。做法是在網站安裝 SMTP 寄信外掛，或在系統的寄信設定填入主機、通訊埠、加密方式與驗證資訊，要填的值取決於選用的寄信方式。
Google Workspace 的三種寄信方式比較
依 Google 管理說明，三種方式的差異如下：
| 項目 | SMTP 轉發服務 | Gmail SMTP 伺服器 | 受限的 Gmail SMTP 伺服器 |
|---|---|---|---|
| 伺服器 | smtp-relay.gmail.com | smtp.gmail.com | aspmx.l.google.com |
| 通訊埠 | 二十五、465 或 587 | SSL 用 465，TLS 用 587 | 二十五 |
| 驗證方式 | 指定 IP 位址，或 SMTP 驗證 | 完整的電子郵件地址與密碼 | 不需驗證，IP 要加入管理控制台的允許清單 |
| 收件對象 | 組織內外都可以 | 組織內外都可以 | 只限 Gmail 與 Google Workspace 使用者 |
三種方式都有每日寄送上限，數值以 Google 說明為準。受限伺服器不需要 SSL，適合不支援加密的舊設備，但寄不到外部信箱，只能通知公司內部同事，寄給訪客或客戶的信不適用。
SMTP 轉發服務的設定步驟
- 用具備 Gmail 設定管理員權限的帳號登入 Google 管理控制台，在 Gmail 的轉送設定中找到 SMTP 轉發服務，新增一項設定。
- 設定允許的寄件者：可限定網域內已註冊的使用者，或網域內的任何地址；開放任何地址的選項 Google 不建議使用。
- 設定驗證方式：勾選只接受指定 IP 位址的郵件並填入網站主機的對外 IP，或要求 SMTP 驗證。SMTP 驗證必須透過 TLS 連線；信封寄件者地址屬於網域內已註冊的使用者時，該使用者也要有含 Gmail 的授權。
- 勾選要求 TLS 加密，未經 TLS 傳送的郵件會被拒收。
- 在網站或系統填入主機 smtp-relay.gmail.com，啟用 TLS 時通訊埠用 587。
Google 說明不使用 TLS 時無法用 SMTP 驗證，只能用 IP 驗證；主機是浮動 IP 時，可能要改用固定 IP 才能以 IP 驗證。
用 smtp.gmail.com 與應用程式密碼寄信的限制
Google 已公告 Google Workspace 帳戶不再支援要求輸入使用者名稱與密碼的低安全性應用程式、第三方應用程式或裝置，必須改用 OAuth。寄信外掛或系統支援「使用 Google 帳戶登入」時，優先用這個方式授權。若只能填帳號密碼，就要用應用程式密碼：
- 先開啟兩步驟驗證：應用程式密碼是一組十六位數的密碼，只有開啟兩步驟驗證的帳戶能建立。
- 可能看不到建立選項：帳戶只用安全金鑰做兩步驟驗證、登入的是公司或學校等機構帳戶，或開啟了進階保護功能時，都可能找不到選項，機構帳戶要洽管理員。
- 改密碼會失效：變更 Google 帳戶密碼後，應用程式密碼會被撤銷，網站寄信會跟著中斷。
Google 也明言不建議使用應用程式密碼。系統寄信要長期運作，建議改用轉發服務或支援 OAuth 的方式，並用專用的寄信帳號，不要綁在員工個人信箱。
Microsoft 365 的 SMTP 寄信設定
微軟的說明列出三種讓裝置或應用程式寄信的方式：
- 用戶端 SMTP 提交：主機 smtp.office365.com，通訊埠建議 587，也可用二十五，必須啟用 TLS，以一個有授權的信箱登入，可寄給組織內外。要先確認該信箱已啟用 SMTP AUTH；微軟已排定棄用以基本驗證登入的用戶端 SMTP 提交，建議改用 OAuth。
- SMTP 轉送：主機填網域的 MX 端點，通訊埠二十五，由連接器以 TLS 憑證或固定 IP 辨識，不需要授權信箱，不支援浮動 IP，也不能用來大量寄信。
- 直接寄送：同樣連到 MX 端點、不需驗證，但只能寄給組織內的收件者，微軟說明大多數客戶不需要。
主機欄位要填伺服器名稱，微軟說明不要用 IP 位址指定伺服器。
寄信測試與 SPF、DKIM 檢查
- 從網站表單送出一筆測試資料，收件地址用公司外部的信箱。
- 確認寄件者顯示為公司網域的地址，訪客的信箱放在回覆地址，而不是寄件者欄位。
- 開啟收到的信查看原始郵件，確認 SPF 與 DKIM 都顯示通過。
寄信方式改變後，SPF 紀錄要涵蓋實際送出郵件的伺服器：用受限伺服器時，Google 要求 SPF 包含該設備或應用程式；用微軟的直接寄送，SPF 要列入固定 IP，並設定 DKIM 與 DMARC。紀錄的寫法與合併方式見SPF 設定的語法與多服務合併，簽章設定見DKIM 的金鑰設定步驟。
寄不出信時的排查方向
- 原本正常、突然驗證失敗：帳戶密碼是否改過，應用程式密碼已被撤銷；或 Microsoft 365 信箱的 SMTP AUTH 被停用。
- 連線逾時：確認主機名稱與通訊埠正確，並向主機商確認通訊埠沒有被封鎖。
- 加密協商失敗：系統不支援要求的 TLS 版本時，微軟說明無法使用用戶端 SMTP 提交；Google 則要改用受限伺服器或升級系統。
- 轉發服務拒收：網站主機的對外 IP 是否變更，或寄件者地址不在允許的寄件者範圍內。
排查時先記下系統的錯誤訊息與發生時間，再逐項對照上面的設定。
常見問題
iPhone 收發 Gmail 也要做 SMTP 設定嗎？
通常不用。Google 說明搭載 iOS 11 以上版本的 iPhone 和 iPad 不需要應用程式密碼，改用「使用 Google 帳戶登入」即可。SMTP 設定主要是給網站與系統寄信用的。
個人 Gmail 帳號可以拿來寄網站表單嗎？
Gmail SMTP 伺服器接受 Gmail 帳戶驗證，技術上可以，但寄件者會是 gmail.com 地址，帳戶也綁在個人身上。公司網站建議用公司網域的信箱寄出，交接時才不會中斷。
465 和 587 要選哪一個？
依系統支援的加密方式。Google 的 Gmail SMTP 伺服器以 465 搭配 SSL、587 搭配 TLS；Microsoft 365 的用戶端 SMTP 提交建議使用 587。
電子報可以用公司信箱的 SMTP 大量寄送嗎？
不適合。這些寄信方式都有寄送上限，微軟也說明 SMTP 轉送不能用於大量寄信。電子報建議改用專門的寄信服務，並依服務說明設定網域驗證。
可以用同一組 SMTP 帳號寄所有系統的信嗎？
可以，但所有系統會共用同一個帳號的寄送額度與密碼。帳號被停用或改密碼時，所有系統會同時寄不出信，建議記錄哪些系統用了哪組帳號。
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