Google Apps Script 是 Google 提供的應用程式開發平台，用 JavaScript 撰寫，在瀏覽器的編輯器裡就能寫程式，不必安裝軟體，指令碼存在雲端硬碟、在 Google 的伺服器上執行。它能讀寫試算表、文件、表單、Gmail、日曆與雲端硬碟，在表單提交或排定時間時自動執行，也能呼叫外部 API，或部署成簡單的網頁應用程式。限制主要在配額：單次執行有時間上限，每天的觸發器總執行時間與寄信收件者人數也有額度，個人帳戶和公司的 Workspace 帳戶不同。內部小型流程很適合用它處理；要給外部客戶登入、資料量大或流程停擺會影響營收時，就該評估委外開發。
GAS 能自動化哪些工作
Google Apps Script 常簡稱 GAS，常見用途大致可分成五類：
- 操作雲端檔案：讀寫試算表、文件、簡報、表單與雲端硬碟，例如每月複製報表範本。
- 寄信與日曆：用 Gmail 寄通知、在日曆建立活動。
- 擴充介面：在試算表或文件加上自訂選單、對話方塊與側欄，或寫自訂函式在儲存格使用。
- 呼叫外部服務：用網址擷取服務送出 HTTP 請求，把資料送到其他系統的 API。
- 網頁應用程式：部署成有網址的頁面，讓使用者填寫或查詢。
指令碼有兩種存放方式：獨立指令碼是單獨的專案；繫結指令碼從某個試算表、文件、簡報或表單建立，從該檔案的「擴充功能」開啟，不會另外出現在雲端硬碟，也無法和檔案分離，只有能編輯該檔案的人才能執行。錄製試算表巨集時，系統也會產生對應的程式。用表單加試算表串成完整流程的設定，可參考Google 自動化流程的做法與極限。
兩種觸發器：簡單型與可安裝型
| 比較項目 | 簡單型 | 可安裝型 |
|---|---|---|
| 建立方式 | 函式取保留名稱，例如 onOpen、onEdit | 在專案的觸發器頁面新增，或用程式建立 |
| 需要授權的服務 | 不能使用，例如不能寄信 | 可以使用，建立時完成授權 |
| 執行時間 | 不能超過三十秒 | 適用一般的執行時間上限 |
| 可用的事件 | 開啟、編輯等 | 開啟、編輯、變更、表單提交，以及從每分鐘到每月一次的時間驅動 |
官方文件把觸發器稱為「觸發條件」。三個常被忽略的規則：檔案以檢視或註解模式開啟時，簡單型不會執行；程式本身的執行與 API 請求不會啟動觸發器，測試要從畫面實際操作；可安裝型一律以建立者的帳戶執行，負責人離職前要先移轉。
google apps script 限制：配額與執行時間
官方配額表中，企業流程常碰到的是下列幾項：
| 項目 | 個人帳戶 | Workspace 帳戶 |
|---|---|---|
| 單次執行時間 | 六分鐘 | 六分鐘 |
| 觸發器每日總執行時間 | 九十分鐘 | 六小時 |
| 每日寄信收件者 | 一百位 | 一千五百位 |
| 網址擷取呼叫次數 | 每天兩萬次 | 每天十萬次 |
| 自訂函式執行時間 | 三十秒 | 三十秒 |
| 每位使用者同時執行數 | 三十個 | 三十個 |
每日配額以使用者計算，從該使用者首次請求起算二十四小時後重置。官方註明所有配額都可能隨時取消、調降或變更，不另行通知，實際數字依官方當下規定。設計時可以這樣避開上限：一次讀取整個範圍再處理，不要逐格讀寫；大量資料拆批，用時間驅動的觸發器分段執行；多人同時寫入同一份資料時，用 LockService 避免互相覆蓋。
google apps script 收費與周邊成本
搜尋 google apps script 收費的人，多半想知道寫程式要不要另外付錢。官方配額表是依帳戶類型列出不同額度，公司若需要較高的觸發器總執行時間與寄信量，應在公司的 Workspace 帳戶下建立。評估成本時，要把周邊項目一起算進去：
- Workspace 授權：公司帳號的方案費用，依官方當下方案為準。
- 外部 API：呼叫的付費服務，例如地圖或 AI 服務，依該服務的計費方式收費。
- 開發與維護：委外撰寫、欄位變動後的調整、帳戶異動時的移轉。
部署成 google apps script 網頁應用程式
指令碼要成為網頁應用程式，必須包含 doGet 或 doPost 函式，並傳回 HTML 服務或內容服務的輸出物件。部署時在專案右上方按「部署」的「新增部署作業」，類型選「網頁應用程式」，填入部署設定後按「部署」。設定時要特別注意：
- 執行身分：以「我」執行時，不論誰開啟，程式一律以擁有者的身分執行；以「存取網頁應用程式的使用者」執行時，以當下使用者的身分執行，使用者會看到授權同意畫面。
- 存取對象：網址只分享給已開放存取的使用者，範圍越小越安全。
- 擁有權異動：官方說明，擁有權移到共用雲端硬碟或其他網域的帳戶時，網頁應用程式會停止運作，需由新擁有者在新網域重新部署。
以擁有者身分執行又開放給大範圍使用者時，擁有者能存取的資料只剩程式邏輯在保護，對外開放前要仔細檢查。開發期間可用結尾為 /dev 的測試網址，它一律執行目前存檔的程式碼，只有具編輯權限的人能開啟。
授權畫面與未經驗證的警示
指令碼要存取帳戶資料時，使用者會先看到授權畫面，列出程式要求的權限範圍。官方說明，要求特定敏感權限範圍的應用程式需要經過 Google 驗證，否則使用者可能看到未經驗證應用程式的畫面，未驗證應用程式的使用者總數也有上限。例外是擁有者與使用者都屬於同一個 Workspace 網域或客戶的專案，不需要驗證；若以個人 Gmail 帳戶發布，所有使用者都可能看到這個畫面。
內部同事看到授權畫面可以理解，外部客戶看到警示多半會猶豫。給客戶使用的報名、查詢或預約入口，比較適合改用公司網域下的正式網站與後台。
何時該委外或改成正式系統
- 執行時間或寄信量經常接近配額。
- 使用者包含外部客戶或會員，需要各自登入、只看到自己的資料。
- 程式只有一位同事看得懂、沒有文件，帳戶異動就可能停擺。
- 要和 ERP、金流等系統穩定交換資料，並需要失敗重送與紀錄。
委外時先整理欄位、觸發器與使用情境，並約定程式碼與帳戶歸屬公司，做法比較可參考自動化流程的盤點與做法選擇。
常見問題
Google Apps Script 要會寫程式才能用嗎？
要。GAS 以 JavaScript 撰寫，雖然可以從錄製巨集開始，但要寄信、排程或串接外部系統，就需要讀懂並修改程式碼，或交給熟悉的人維護。
觸發器為什麼突然停止執行？
常見原因包括建立者帳戶被停用或失去檔案權限、超過每日配額，或程式執行時發生錯誤。先到專案的執行記錄查看錯誤訊息，再依原因修正，或由新負責人重新建立。
GAS 可以呼叫外部 API 嗎？
可以，透過網址擷取服務送出 HTTP 請求，每日呼叫次數另有配額，個人帳戶與公司帳戶不同。API 金鑰不要直接寫在程式碼裡，並限制專案的編輯權限。
個人帳戶寫的指令碼可以給公司用嗎？
技術上可以，但不建議。個人帳戶的配額較低，觸發器又以建立者帳戶執行，人員異動時流程會跟著個人帳戶走，公司流程應建立在公司帳戶下。
開發中的網頁應用程式怎麼測試？
可以使用結尾為 /dev 的測試網址，它一律執行目前存檔的程式碼，只有具編輯權限的人能開啟。確認無誤後，再把正式部署的網址分享給使用者。
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下一步
建議先把現有的 GAS 專案列成清單：用途、建立者帳戶、觸發器與每天的執行量，找出接近配額或只有一人能維護的流程。京采的網頁設計服務可以協助評估哪些流程維持現狀、哪些改寫成客製後台或對外網站，並規劃與既有系統的 API 串接；歡迎與我們聯繫討論。
