用 Google 工具做自動化流程，基本組合是 Google 表單收資料、Google 試算表彙整，再依需求加上三層處理：表單與試算表內建的電子郵件通知、試算表的巨集，以及用 Apps Script 可安裝觸發條件，在表單提交或排定時間時自動執行程式；需要手機操作畫面與審核步驟時，可以評估 AppSheet。這套 Google 自動化流程適合規則固定、量不大、使用者都有 Google 帳號的內部工作，例如詢價分派、請假申請、設備報修。碰到配額上限、多人同時寫入同一筆資料，或要和外部系統穩定交換資料時，就該改用客製開發或 API 串接。
四種 Google 工具在流程中的分工
| 工具 | 在流程中的角色 | 可以做的事 |
|---|---|---|
| Google 表單 | 收集資料的入口 | 把回覆存進試算表、有新回應時寄信通知自己、設定截止日或回覆限制 |
| Google 試算表 | 彙整與運算 | 公式、篩選、通知規則、錄製巨集 |
| Apps Script | 依事件或排程執行程式 | 需要寫程式，可寄信給指定對象、寫入日曆、整理資料 |
| AppSheet | 用試算表資料建立應用程式 | 建立操作畫面，並依資料變動或排程執行自動化 |
哪些工作值得自動化、該選表單通知、RPA 或 API 串接，屬於流程盤點的判斷，可以先參考自動化流程的盤點與做法選擇，再決定 Google 工具能承擔哪一段。巨集適合重複的整理動作，官方說明錄製巨集後系統會建立對應的 Apps Script，之後可以再修改。
動手前的準備：帳號、檔案位置與欄位
- 用公司帳號建立：官方說明可安裝觸發條件一律以建立者的帳戶執行，用個人帳號建立，人員異動時流程就跟著那個帳號走。
- 檔案放在團隊空間：表單與試算表放進共用雲端硬碟，檔案屬於團隊，不會隨個人離開。
- 欄位先設計好：選項題用固定選項，必要欄位設為必填，之後的程式才能依欄位判斷。
- 回覆工作表不要動：表單寫入的工作表保持原樣，計算與狀態欄另開工作表處理。
- 指定負責人：誰維護表單與程式、誰在出錯時收到通知，寫進流程文件。
設定步驟：從表單回覆到自動通知
- 連結試算表：在表單上方按「回覆」，再按「摘要」，點「更多」圖示，選「選取回覆目標位置」，選擇「建立新試算表」或「選取現有的試算表」，按「建立」或「選取」。官方提醒，之後表單的權限變更不會自動同步到試算表，要分別設定。
- 自己收到新回應通知：在「回覆」分頁點「更多」圖示，選「有新回應時透過電子郵件通知我」。
- 設定試算表通知規則：依序按「工具」「通知設定」「編輯通知」，選「有人提交表單時」，頻率選「電子郵件 – 立即」或「電子郵件 – 每日摘要」，按「儲存」。這只能為自己設定。
- 依內容分派給其他人：內建通知只寄給自己，要依表單內容寄給不同主管，就用 Apps Script 寫處理函式，讀取回覆後決定寄給誰、寫入哪個工作表。
- 建立可安裝觸發條件：在 Apps Script 專案左側按「觸發條件」（Triggers），按右下角「新增觸發條件」（Add Trigger），選擇函式、活動來源與活動類型（例如表單提交時），按「儲存」並完成授權。
- 彙整工作改用排程：每日待辦摘要、逾期提醒用時間驅動的觸發條件，官方說明頻率可以從每分鐘到每月一次。
驗證流程是否正常運作
- 從表單畫面實際送出：官方說明，指令碼執行與 API 請求不會讓觸發條件執行，用程式送出的表單回應不會觸發表單提交的觸發條件，所以測試要實際填表。
- 換人測通知：自己修改試算表時不會收到通知，請同事填表或修改，確認通知有寄出。
- 測邊界情況：必填留白、選「其他」、同一人重複送出，看程式會不會出錯或重複寄信。
- 測多人同時送出：請幾位同事同時填表，確認編號與名額計算沒有重複或錯位。
- 看每次執行的結果：確認每次觸發都成功，失敗時依錯誤訊息修正後再測一次。
常見錯誤：沒觸發、權限不足與重複處理
- 用簡單觸發條件寄信失敗：官方說明，簡單觸發條件（例如 onEdit）不能存取需要授權的服務、執行不能超過三十秒，檔案以檢視或註解模式開啟時也不會執行。要寄信或存取其他檔案，改用可安裝觸發條件。
- 人員異動後沒人接手：觸發條件以建立者帳戶執行，人員異動前要確認由誰的帳戶執行，必要時由新負責人重新建立。
- 同時送出互相覆蓋：多筆回應同時計算同一個編號時可能衝突。Apps Script 的 LockService 可以防止多人或多個程序同時執行同一段程式，處理共用資料時使用。
- 改了題目，程式抓錯欄位：調整題目後試算表欄位可能移動，程式應依標題名稱而不是固定欄號讀取。
配額與容量：Google 工具的極限在哪裡
Apps Script 官方配額表列出幾個常撞到的上限：每次執行六分鐘；觸發條件的總執行時間，個人帳戶每天九十分鐘、Google Workspace 帳戶每天六小時；透過指令碼寄信的每日收件者，個人帳戶一百位、Workspace 帳戶一千五百位；每位使用者在每個指令碼的觸發條件上限二十個。官方也註明配額可能隨時取消、調降或變更，不另行通知，流程不能依賴剛好卡在上限內的設計。
試算表本身也有容量限制，官方說明單一試算表上限是一百 MB 或兩千萬個儲存格，回覆持續累積的流程要定期把舊資料移到封存檔。需要「同一時段只能一人預約」這類即時防重複的情境，要另外以程式處理鎖定與檢查，複雜度會快速增加。
進階：AppSheet 與改用客製串接的時機
需要手機操作畫面、狀態追蹤或簽核步驟時，可以評估 AppSheet。官方說明它的自動化由幾個元件組成：機器人定義要執行的自動化，事件可以是應用程式或資料庫的變動、排程，流程描述觸發後的步驟，工作是例如寄送電子郵件的單一步驟。Google 曾公告多個 Google Workspace 版本預設內含 AppSheet Core 授權，實際可用功能以管理控制台與方案頁為準。
出現下列情況時，就該改用客製系統或 API 串接：
- 使用者包含外部客戶或會員，需要各自登入、只看到自己的資料。
- 需要即時防止超賣或重複預約，或多個步驟必須全部成功才算完成。
- 要和 ERP、金流、物流系統交換資料，並有失敗重送與對帳紀錄。
- 執行量接近配額，或流程停擺會直接影響營收。
常見問題
表單送出後可以自動建立日曆活動嗎？
可以用 Apps Script 在表單提交時執行的可安裝觸發條件中建立日曆活動。要注意官方配額對每日建立的日曆活動數量有上限，並在程式中檢查重複送出，避免同一筆申請建立多個活動。
不會寫程式能做 Google 自動化流程嗎？
可以做一部分。連結試算表、新回應通知、試算表通知規則與錄製巨集都不必寫程式；要依內容分派、寄信給他人或排程彙整，就需要 Apps Script，或改用 AppSheet 的自動化。
Apps Script 的觸發條件為什麼沒有執行？
常見原因包括：用簡單觸發條件存取需要授權的服務、資料由程式或 API 寫入而不是使用者操作、建立者帳戶失去權限，或已超過每日配額。先查看該次執行的錯誤訊息再修正。
個人帳號和公司帳號做自動化有差嗎？
有。Apps Script 配額依帳戶類型不同，個人帳戶的觸發條件總執行時間與每日寄信收件者上限都比 Google Workspace 帳戶低。公司流程建議放在公司帳號下，避免人員異動時中斷。
用表單和試算表處理資料安全嗎？
取決於權限設定。表單與連結試算表的權限要分別管理，試算表的分享範圍、Apps Script 的授權帳號都要定期檢查，涉及個資的欄位只開放給需要的人。
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下一步
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