Google Workspace 是什麼？它是給企業與組織使用的雲端協作服務，舊稱 G Suite，把 Gmail 企業信箱、雲端硬碟、日曆、Meet 視訊會議、Chat，以及文件、試算表、簡報等工具整合在同一組公司帳號下。和免費個人帳號的主要差別，是可以用公司網域的電子郵件地址，帳號由組織的管理員透過管理控制台統一建立、停用並設定安全政策。需要公司網域信箱、多人共同編輯文件，或希望員工離職時收回帳號與資料的團隊，都適合評估。
Google Workspace 包含哪些服務
依官方的台灣產品頁，主要服務可以依用途分成幾組：
- 溝通：Gmail（企業專屬電子郵件）、Meet（視訊會議）、Chat（團隊訊息通訊）、日曆（共用日曆）。
- 文件協作：文件、試算表、簡報、表單（線上表單和問卷調查）、協作平台（團隊和專案網站）、Keep（數位記事）。
- 儲存：雲端硬碟，存放與共用檔案。
- AI 與應用程式：Gemini 應用程式（AI 助理）、Vids（影片編輯器）等；AppSheet（無程式碼應用程式）在產品頁列為外掛程式。
- 管理：管理控制台，以及保管箱、端點管理等管理工具。
各項服務在不同版本的可用範圍不同，例如會議錄影、資料保存功能，選購前可對照各版本的功能比較。
和免費個人帳號差在哪
官方常見問題說明，Workspace 提供免費版消費者應用程式沒有的企業級服務。對企業來說，差異集中在帳號屬於誰：
- 電子郵件地址：Workspace 用公司網域，例如名字加上公司網域；免費帳號是 gmail.com 地址。
- 帳號歸屬：Workspace 帳號由組織管理員建立與停用；免費帳號由個人註冊、個人保管，員工離開時公司無法收回。
- 管理控制：管理員可以在單一介面控管使用者帳戶、系統設定與各項應用程式。
- 資料與合約：官方安全白皮書說明，Workspace 客戶擁有自己的客戶資料，官方也表示會履行合約中對資料擁有權、資料用途與安全性的承諾。
所以導入時要準備的不只是工具，而是網域、管理員人選與帳號政策。
管理員能在管理控制台做什麼
Workspace 的管理控制台位於 admin.google.com。依官方說明，常用的功能區塊包括：
- 使用者：新增或移除使用者、加入機構單位、指派管理員角色。
- 機構單位：建立部門結構，讓不同部門套用不同的設定與應用程式。
- 安全性：強制執行兩步驟驗證、監控並強制設定密碼。
- 裝置：管理登入公司帳戶的行動裝置與電腦。
- 報告：查看報告與稽核記錄，檢查潛在的安全性風險，分析使用者與管理員活動。
- 管理員角色：把部分管理工作交給其他人，並選取他們的權限。
管理員看得到哪些區塊，取決於被授予的權限，例如只有使用者管理權限的管理員看不到帳單。建議依工作內容分派角色，不要讓每位管理員都擁有全部權限。
員工離職時，帳號與資料怎麼處理
集中管理帳號的好處，在員工離職時特別能體會，但處理順序要對。依官方管理說明：
- 先轉移資料：要保留的資料，必須由管理員或使用者轉移給其他使用者；群組日曆也建議在刪除前轉移。
- 暫時保留可用停權：停權會暫時封鎖使用者存取組織的服務，資料仍保留；想保留資料又不刪帳號，也可以為帳戶指派封存使用者授權，是否要另外購買依版本而定。
- 確定離開再刪除：使用者獨自擁有、刪除前未轉移的資料會被永久刪除，而且無法復原。
放在共用雲端硬碟的檔案屬於組織，不會因刪除使用者而消失。部門的重要檔案平時就放在共用雲端硬碟，交接時能少掉很多轉移工作。
哪些企業適合用 Google Workspace
- 需要公司網域信箱與集中管理：人員流動時，要能快速開通與收回帳號。
- 習慣在瀏覽器協作：多人同時編輯同一份文件、試算表，並用 Meet 開遠端會議。
- 沒有專職 IT 人員：伺服器由服務商維運，公司只要管理帳號、權限與網域 DNS。
- 需要依部門套用政策：例如對接觸客戶資料的部門強制兩步驟驗證。
若公司內部與客戶往來大量依賴電腦版 Office 的進階功能，可以一併比較 Microsoft 365 商務版，用實際檔案與會議流程試用後再決定。
「Google Workspace 免費」的三種情況
常被搜尋的這個說法，實際上分成幾種情況：
- 試用：新客戶可以免費試用，但試用期間可新增的使用者人數有上限，超過時試用會立即結束並開始計費。
- Essentials Starter：官方頁面說明不必付費、沒有試用期與使用時間限制，用公司電子郵件地址就能申請，服務包含雲端硬碟、文件、Meet、Chat 等，但清單中沒有 Gmail；需要自訂電子郵件地址時，官方建議考慮升級至商務版或 Enterprise。
- 個人免費帳號：可以使用 Gmail 與雲端硬碟，但沒有公司網域地址與組織管理功能。
一般企業要用公司網域收發信，需要訂閱含 Gmail 的商務版或 Enterprise 版本，開通步驟見Gmail 企業信箱的申請流程。
常見問題
Google Workspace 和 G Suite 有什麼關係？
G Suite 是 Workspace 的舊名稱，官方台灣網站也標示 Google Workspace 舊稱 G Suite。過去用 G Suite 的組織，現在使用的就是改名後的同一套服務。
已經有公司網域，可以直接拿來用嗎？
可以。申請時輸入既有網域，系統會要求驗證網域擁有權，依設定工具的指示完成即可。要用 Gmail 收公司網域的信，之後還要修改網域的 MX 紀錄。
Workspace 的資料會被拿去投放廣告嗎？
官方安全白皮書說明，Google 不會為了廣告目的蒐集、掃描或使用 Workspace 核心服務中的資料，客戶資料屬於客戶。其他服務的條款以官方說明為準。
員工用自己的手機收公司信，管理員能管理嗎？
可以。管理控制台的裝置區塊可管理登入公司帳戶的行動裝置與電腦。導入前先列出公司需要的裝置政策，再對照所選版本提供的管理功能。
可以只對某個部門套用不同的設定嗎？
可以。管理員把使用者放進不同的機構單位，再針對機構單位調整應用程式與安全設定，例如只對業務部門強制兩步驟驗證。
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