詢價單格式的重點，是讓供應商不必來回追問就能報價：至少要有詢價方公司與聯絡人、詢價單編號與日期、品項名稱與規格、數量與單位、希望交期與交貨地點、交易與付款條件，以及報價回覆期限，需要時附上圖面或樣品照片。賣方把這些欄位放上官網、做成線上詢價表單，再加上送出通知、詢價編號與追蹤設定，就能知道詢價從哪些頁面來、哪些後來成交。以下先整理欄位與中英文範例，再說明表單的做法。
詢價單和報價單、RFQ 的關係
詢價單由買方發出，請供應商依同一份條件報價；供應商回覆的則是報價單。英文常寫成 Inquiry 或 Request for Quotation（RFQ）。規格已經確定、主要是比價時，用詢價單就夠；需求還不明確、要請廠商提出做法與方案時，比較適合用建議書徵求文件（RFP），兩者差異可以參考RFP 和 RFQ 的比較。供應商回覆時要寫哪些欄位，則見報價單的必備欄位。
判斷詢價單寫得好不好，可以看不同供應商拿到同一份詢價單後，報回來的內容能不能直接並排比較，不必再逐家確認「報的是哪個規格、含不含運費」。
詢價單格式的必備欄位
| 欄位 | 要寫什麼 | 漏寫的後果 |
|---|---|---|
| 編號與日期 | 依公司規則編列的詢價單編號、發出日期 | 回覆時對不上是哪一次詢價 |
| 詢價方資料 | 公司名稱、聯絡人、電話、電子郵件 | 供應商不知道找誰確認細節 |
| 品項與規格 | 品名、型號或料號、材質、尺寸、表面處理、圖面版本 | 各家報的不是同一個東西 |
| 數量與單位 | 每批數量、預估用量、計量單位 | 單價基準不同，無法比較 |
| 交期與地點 | 希望交貨日期、交貨地址或港口 | 運費與交期估算落差 |
| 交易與付款 | 是否含稅、幣別、付款方式、外銷時的國貿條規 | 總價看似便宜，條件卻不同 |
| 包裝與文件 | 包裝方式、標籤、需附的檢驗報告或材質證明 | 交貨後才發現缺文件 |
| 回覆期限 | 希望回覆的日期、報價需維持的效期 | 報價過期或來不及比較 |
欄位可以依產業增減，但同一次詢價發給每家供應商的內容要一致，附件也要用同一個版本。
中文詢價單範例：零件採購
以下是一份虛構的零件詢價單，可以照著欄位改成自己的版本：
- 詢價單編號：依公司編號規則填寫，例如部門代碼加流水號
- 品名與規格：不鏽鋼六角螺栓，材質、尺寸與公差依附件圖面，表面處理為鈍化
- 數量：每批五千支，另請提供每批一萬支的單價
- 交期與地點：請註明收到訂單後的交貨天數，交貨至本公司廠區
- 交易條件：新臺幣報價，請註明是否含稅與運費，付款方式為月結
- 需附文件：材質證明、出貨檢驗報告
- 回覆期限：請於指定日期前回覆，並註明報價效期
- 附件：圖面一份，請確認版本代號與詢價單一致
同時詢多個品項時，每個品項編一列，各自寫規格、數量與單位，並請供應商逐項報價，不要只給總價。
詢價單英文範本與欄位名稱
向國外供應商詢價時，常用的英文欄位如下：
- Inquiry No. / Date / Company Name / Contact Person
- Item Description / Part No. / Material / Specifications / Drawing Revision
- Quantity per Order / Required Delivery Date / Delivery Address or Port
- Trade Terms / Currency / Payment Terms / Required Documents
- Quotation Due Date / Quotation Validity
開頭可以寫：We would like to request a quotation for the items listed below. Please quote based on the attached specifications and terms, and reply by the due date.
交易條件欄要寫國貿條規（Incoterms）的代碼與指定地點，例如 FCA 或 CIF 加上地點。國貿條規由國際商會（ICC）制定，是十一個三字母的貿易條件，說明賣方交貨給買方過程中的工作、費用與風險；條件寫錯，報價裡的運費與保險範圍就會不同。
改成官網線上詢價表單的步驟
- 分出必填與選填：必填只留報價一定要的欄位，例如聯絡方式、產品或需求說明、數量，其餘列為選填。W3C 的表單教學建議用 label 標示每個欄位，並提供填寫說明。
- 用選項收斂答案：產品類別、數量區間、交貨地區改用下拉選單或單選，減少自由填寫後的整理工作。
- 設定檔案上傳限制：MDN 說明 accept 屬性只是提示瀏覽器，不會驗證檔案類型，要搭配伺服器端檢查；OWASP 的檔案上傳建議包括列出允許的副檔名、限制檔案大小、由系統重新命名，並存放在網站根目錄以外。
- 放上個資告知：姓名、聯絡方式屬於個資法第二條所稱的個人資料。依第八條，直接向當事人蒐集時，應告知蒐集者名稱、蒐集目的、個資類別、利用的期間地區對象及方式、當事人可行使的權利與方式，以及不提供對權益的影響；同條另列有可免告知的情形。實際寫法以主管機關公告或專業意見為準。
- 送出後給確認：畫面顯示已收到，並寄出附詢價編號的確認信，說明預計回覆的時間。
- 上線前測試：用手機與電腦各送一次，確認通知信收得到、附件打得開。
詢價送出後的通知與成效追蹤
- 通知寄到共用窗口：通知信只寄給單一業務，人員請假就可能漏接，建議寄到共用信箱或寫進後台。
- 表單互動：GA4 加強型評估的表單互動，會在使用者於工作階段中初次與表單互動時記錄 form_start、送出時記錄 form_submit，可以比較開始填與送出的人數；啟用前要確認不會收集個人識別資訊。
- 名單事件：Google 建議事件中，generate_lead 對應線上提交表單，後續可用 qualify_lead 記錄符合條件、用 close_convert_lead 記錄成為顧客。
- 重要事件：在管理介面的「資料顯示」下點選「事件」，按 generate_lead 名稱旁的星號標示為重要事件；事件還沒收到資料、不在清單上時，也可以先建立同名事件並標示為重要事件。標示只影響之後的資料，上線當天就要設好。
每筆詢價在後台記下來源頁面、產品類別、負責業務與報價結果，定期回頭看哪些產品頁帶來的詢價比較容易成交，再決定先改哪幾頁。
常見問題
詢價單可以直接寫在電子郵件內文嗎？
可以，但建議另附固定格式的檔案，讓每家供應商依同樣欄位回覆。只寫在信件內文時，規格與附件容易在往返回覆中被改動，事後也比較難找回原本的條件。
詢價時要不要寫目標價格？
看採購策略而定。寫出目標價可以讓供應商判斷要不要報價，或建議替代規格，但報價也可能向這個數字靠攏。不確定時可以先不寫，等第二輪議價再提出。
收到國外詢價單，報價前要先確認什麼？
先確認國貿條規與指定地點、幣別、付款方式與需要的文件，再看規格是否要依當地標準調整。條件不清楚時先回信確認，比報錯條件後再修改更省時間。
官網詢價表單要放驗證碼嗎？
表單對所有訪客開放時，可能收到大量垃圾訊息，可以加上驗證機制過濾。要注意驗證步驟不要讓真實客戶填不下去，上線後也要定期檢查是否有正常詢價被誤擋。
詢價表單的欄位越多，資料就越完整嗎？
不一定。欄位太多，可能讓還在初步比較的買家放棄填寫。可以先收報價必需的資訊，其餘細節在業務回覆時再補問，或在表單裡設成選填。
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