庫存水位是指一個品項目前的庫存量，相對於事先訂好的幾條管理線落在哪個位置：降到再訂購點就該補貨，跌破安全庫存代表緩衝已被動用，超過上限則代表積壓。判斷水位時看的不是帳上數量，而是加上已下單未到貨的在途量、扣掉已接單未出貨的需求之後的預估可用量。安全庫存怎麼抓，取決於需求的波動、補貨前置時間與交期的穩定度，以及能承擔多少缺貨風險；低庫存預警則要分級，讓不同水位由不同的人做不同的處理。
庫存水位要看哪一個數量
同一個品項在系統裡可能同時有好幾個數字，用錯數字，預警就會失準：
- 現有量：依已登錄的異動紀錄，倉庫目前實際有的數量；已接單但還沒出貨的貨仍算在裡面。
- 已承諾的需求：已成立但還沒出貨的銷售訂單、調撥出庫與生產領料。
- 在途量：已向供應商下單或調撥中、還沒入庫的數量。
- 預估可用量：現有量加上在途量，再扣掉已承諾的需求，是判斷要不要補貨的依據。
以微軟的 Business Central 為例，預估可用餘額是現有量加上排定收貨（採購單與調入的調撥單），再減去毛需求（銷售單與調出的調撥單等）；系統一般在預估可用量等於或低於再訂購點時才提出補貨建議，低於安全庫存時則建議把安全庫存補足。只看現有量，已賣未出的貨會讓水位看起來偏高；不把在途量算進去，則容易重複下單。不良品、待檢品與樣品也要排除在可用量之外，否則帳上有貨卻出不了貨。
庫存水位的管理線：上限、再訂購點與安全庫存
庫存水位可以用三條線加上缺貨狀態來管理，每條線對應一個處理動作：
| 管理線 | 代表的意思 | 到達時的動作 |
|---|---|---|
| 上限 | 補貨後不宜超過的數量 | 暫停下單，檢查是否積壓 |
| 再訂購點 | 概念上是補貨期間的預估用量加上安全庫存 | 開立請購或採購 |
| 安全庫存 | 應付需求波動與交期延誤的緩衝 | 追蹤在途、加急或調撥 |
| 可賣數量歸零 | 已無法接單 | 前台改顯示缺貨或預購 |
三條線由下往上排：安全庫存在底層，再訂購點高於安全庫存，上限再高於再訂購點。如果再訂購點設得和安全庫存一樣低，補貨期間就只能靠緩衝撐，緩衝一被用完就缺貨。各品項的線不必相同，熱賣品、交期長的品項與替代性低的關鍵料，線要個別設定。庫存管理系統怎麼支援這些設定，可參考庫存管理系統要有哪些功能的整理。
安全庫存怎麼抓：先看四個變數
安全庫存不是憑感覺多留一些，而是由四個變數決定：
- 需求波動：每期用量的起伏程度，可以用歷史出貨資料算出標準差來衡量。起伏越大，緩衝要越多。
- 補貨前置時間：從發現要補貨到貨品可以出貨的時間，包括請購核准、供應商交期、運輸、驗收與上架，不是只有供應商報的交期。
- 交期的穩定度：交期時快時慢的供應商，要在前置時間之外另加緩衝天數。
- 服務水準：不缺貨的時間比例目標。目標越高，需要的安全庫存越多。
以微軟舊版 Dynamics AX 的說明為例，依服務水準計算庫存下限的概念是：安全係數乘上每月需求的標準差，再乘上總前置時間換算成月數後的平方根；安全係數由服務水準決定，服務水準越高係數越大。這個算法的前提是出庫量能反映需求，而且需求可以用常見的分布描述。總前置時間是品項的前置時間加上自訂的緩衝天數，例如內部處理訂單的時間。同一份說明也提供另一種做法：以總前置時間內的平均出庫量乘上一個倍數，用倍數吸收季節等波動。新品沒有歷史資料，可以參考相近品項，上市後縮短檢討週期。
再訂購點與補貨量要一起設定
再訂購點決定什麼時候補，補貨量決定補多少，兩者要一起看。檢查方式有兩種：
- 連續檢查：每次出入庫後就比對預估可用量與再訂購點，適合有系統自動計算的情況。
- 定期檢查：固定週期檢視一次再下單，緩衝要涵蓋檢查週期加上前置時間這整段期間的波動。
補貨量也有兩種常見做法：每次訂固定數量，或補到上限為止。以 Business Central 為例，固定再訂購量原則的訂購量至少等於設定的再訂購量，最大數量原則則把訂購量算到補足庫存上限為止，兩者都常和再訂購點搭配使用。補貨量還要符合供應商的起訂量與包裝倍數，上限則受倉位、資金與效期限制；有效期限的商品，上限不宜超過效期內賣得完的量。
低庫存預警怎麼設計：分級、對象與動作
預警的目的是讓對的人及時處理，而不是寄出一堆沒人看的通知。設計時把水位、對象與動作對起來：
- 到達再訂購點：通知採購開單，並列出在途量與預計到貨日。
- 跌破安全庫存：通知採購與倉管追蹤在途、評估加急或從其他倉調撥，同時通知業務或客服留意大單。
- 可賣數量歸零：電商網站自動改為缺貨或預購，業務端停止承諾交期。
- 超過上限或長期無異動：通知主管檢討是否下錯單或該促銷出清。
通知方式可以依急迫程度區分：跌破安全庫存即時通知，到達再訂購點則每天彙整成一份清單。同一品項處理前不要反覆提醒，並記錄誰在何時處理。品項不多、用 Excel 管理時，可以用設定格式化的條件把低於安全庫存的列標色，但只有顏色沒有通知，仍要有人固定查看。
水位要定期檢討：季節、促銷與新品
安全庫存與再訂購點設定後不能一直不動。出現下列情況時要重新計算：
- 季節變化：旺季前依過去同期的用量調高，淡季調低，避免旺季缺貨、淡季積壓。
- 促銷活動：活動期間需求會偏離平常的波動，應另外估活動用量並提前備貨，而不是只靠安全庫存。
- 供應商或物流變動：換供應商、交期改變或運輸方式不同，前置時間就要重估。
- 新品與停售品：新品先參考相近品項；預計停售的品項把水位逐步降低，避免停售時留下呆滯庫存。
品項很多時，依出貨金額、出貨頻率與缺貨影響分級，重點品項經常檢討，其他品項拉長週期。每次檢討時把實際缺貨次數與庫存天數一起看，判斷水位是太緊還是太鬆。
常見問題
庫存水位和安全庫存是同一件事嗎？
不是。庫存水位是品項目前預估可用量所在的位置，安全庫存是其中一條管理線，用來應付需求波動與交期延誤。水位跌破安全庫存，代表緩衝已在被消耗，要追蹤補貨進度。
安全庫存可以設成零嗎？
需求穩定、交期短且可以接受缺貨的品項可以設得很低，接單生產或客製品也可能不備安全庫存。但會造成停線或流失客戶的品項，設成零等於把所有波動都轉成缺貨風險。
只有一個倉庫也需要設再訂購點嗎？
需要。再訂購點和倉庫數量無關，而是讓補貨在缺貨前啟動。只有一個倉庫時設定比較單純，不必處理調撥，但前置時間與需求波動一樣要算進去。
多通路銷售時庫存水位怎麼算？
先決定各通路是共用同一份庫存，還是各自分配數量。共用時以總可用量判斷水位，並確認各通路的訂單會即時扣減；分配時每個通路各自設線，再定期依銷售情況重新分配。
庫存水位多久要檢討一次？
沒有固定答案，重點品項可以每月看一次實際缺貨與庫存天數，一般品項拉長週期，換季、促銷或換供應商時則立即檢討。檢討頻率可以依品項分級寫進作業規範。
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