簡易請假單至少要有七組欄位：申請人資料、假別、請假起訖時間與時數、職務代理人、請假事由、證明文件，以及主管簽核與人資登錄。假別選項可以依勞動基準法第四十三條授權訂定的勞工請假規則、勞基法第三十八條的特別休假，以及性別平等工作法列出，各假別的日數與工資規定以全國法規資料庫原文為準。人數少、只有一層主管時，紙本或 Excel 就能運作；需要多層簽核、即時查詢剩餘假數，或要和出勤紀錄對帳時，再把員工請假單改成線上表單或系統。
簡易請假單的七組必要欄位
| 欄位 | 填寫內容 | 設計重點 |
|---|---|---|
| 申請人資料 | 姓名、員工編號、部門、職稱 | 員工編號是之後和出勤、薪資資料對照的依據，紙本也要填 |
| 假別 | 從固定選項勾選 | 不留自由填寫，避免同一種假出現多種寫法 |
| 請假期間 | 起訖日期與時間、合計時數或日數 | 寫明公司的計算單位，跨日或跨班別時分段填寫 |
| 職務代理人 | 代理人姓名與確認簽名 | 代理人先確認再送主管，避免核准後才發現沒人接手 |
| 請假事由 | 簡述原因 | 只寫判斷所需的內容，不要求寫出病名等細節 |
| 證明文件 | 附件名稱，或勾選事後補件 | 依請假辦法列出哪些假別需要附件 |
| 簽核與登錄 | 主管意見、核准日期、人資登錄日期 | 保留退回原因欄，方便申請人修改後重送 |
勞工請假規則第十條規定，勞工請假時應於事前親自以口頭或書面敘明請假理由及日數；遇有急病或緊急事故，可以委託他人代辦請假手續，而辦理請假手續時，雇主得要求勞工提出有關證明文件。因此表單上建議另外留「代辦人」與「事後補辦」兩個欄位，讓臨時請假也有一致的紀錄方式。
員工請假單的假別選項怎麼列
假別選項可以依法源分成三組：
- 勞工請假規則：婚假、喪假、普通傷病假、公傷病假、事假與公假。規則依勞基法第四十三條訂定，各假別的日數、工資與適用條件分別寫在不同條文。
- 勞基法第三十八條：特別休假，期日由勞工排定；雇主基於企業經營上的急迫需求，或勞工因個人因素，可以與對方協商調整。
- 性別平等工作法：生理假、產假、家庭照顧假等，其中家庭照顧假的日數併入事假計算。
現行勞工請假規則另規定，勞工為親自照顧家庭成員請事假時，可以擇定以小時為請假單位，所以事假的時數欄要能填到小時。第九條也規定，勞工請婚假、喪假、公傷病假及公假，因妊娠未滿三個月流產未請產假而請普通傷病假，以及為親自照顧家庭成員依第七條請事假時，雇主不得視為缺勤而影響其全勤獎金；請其他普通傷病假時，全勤獎金的扣發應按請假日數依比例計算，勞雇雙方另有優於法令的約定者從其約定。每個假別選項可以對應到薪資計算的規則代碼，人資登錄時不必再逐筆判斷。條文會修正，製作選項前請對照全國法規資料庫的現行條文。
請假時數怎麼算：單位、班別與休息時間
請假期間是請假單裡容易出錯的欄位。設計時先在請假辦法與表單上寫明三件事：
- 計算單位：例如以小時或半日為單位，並說明不足一個單位時怎麼處理；法規另有規定的情形，例如前述照顧家庭成員的事假可擇定以小時計，選項要配合。
- 只算排定的工作時間：午休、例假與休息日不計入請假時數；輪班人員要對照排班表上的班別起訖。
- 跨日與跨月：連續請假橫跨夜班或月底時，分段填寫，讓人資能把時數歸到對應的出勤期間。
勞基法第三十條規定，雇主應置備勞工出勤紀錄並保存五年，出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。請假單上的時數如果和出勤紀錄、排班表的算法不同，月底對帳就會出現差異，所以三者應採用同一套班別時間與計算規則，出勤端要記哪些欄位可參考出勤紀錄表的欄位整理。
紙本、Excel 請假卡與線上表單的差別
| 做法 | 適合情境 | 要注意的地方 |
|---|---|---|
| 紙本請假單 | 人數少、單一辦公室、一層主管 | 傳遞時可能遺失，人資要手動登錄並統計剩餘假數 |
| Excel 請假卡 | 人資集中登錄，每人一張年度請假卡，統計已請與剩餘時數 | 多人同時編輯容易覆蓋，檔案含病假等資料，要控管存取權限 |
| 線上表單 | 員工自行填寫，主管線上核准 | 要先設定假別選項、附件上傳與通知對象 |
用 Excel 做請假卡時，假別欄可以用資料驗證做成下拉式清單：選取假別欄的儲存格，到「資料」索引標籤選「資料驗證」，在「設定」索引標籤的「儲存格內允許」選「清單」，於「來源」選取假別清單的範圍，並勾選「儲存格內的下拉式清單」；接著到「錯誤警示」索引標籤勾選「輸入的資料不正確時顯示錯誤提醒」，樣式選「停止」，才能擋下不在清單中的輸入，選「資訊」或「警告」只會顯示提醒。
以 Google 表單為例，可以在「回覆」分頁按「更多」圖示，點選「選取回覆目標位置」，選擇「建立新試算表」或「選取現有的試算表」，再按「建立」或「選取」。若用「檔案上傳」題型收證明文件，作答者必須登入 Google 帳戶，而且表單儲存在共用雲端硬碟，或管理員開啟資料遺失防護功能時，無法使用這個題型。
請假簽核流程怎麼排
簽核順序可以依「誰需要先知道」排列：
- 職務代理人確認可以接手。
- 直屬主管核准或退回，退回時填寫原因。
- 依請假辦法需要加簽的情形，例如請假時數較長或特定假別，再送上一層主管。
- 人資確認假別與時數、登錄到出勤紀錄，並通知申請人結果。
流程中還要處理三種例外：主管不在時由誰代簽、已核准的假要取消或改期時如何撤回，以及事後補辦的期限與核准人，這些規則先寫進請假辦法，再搬到表單上。以 Microsoft 的 Power Automate 為例，它的核准功能可用於休假申請，核准者具備相應授權時，可以直接在 Outlook 電子郵件、Microsoft Teams 或 Power Automate 動作中心回覆。請假單要和請購、用印等申請共用同一套流程時，可參考簽核系統的選擇重點。
請假紀錄的保存與權限
請假單常附上診斷證明等文件，個人資料保護法第二條所稱的個人資料，就包括病歷、醫療與健康檢查等資料。管理上可以這樣安排：
- 證明文件只開放給人資與核准主管查看，代理人只看得到期間與交接事項。
- 紙本附件集中上鎖保存，電子檔不要放在全公司共用的資料夾。
- 保存期間對齊相關紀錄：勞基法規定出勤紀錄與工資清冊都要保存五年，請假單是對照兩者的依據，建議至少保留相同期間。
- 離職員工的請假紀錄依公司保存規則處理，到期後確實銷毀。
當公司需要同時處理請假、加班、出勤與薪資計算，或希望員工在手機上查詢剩餘特休時，就可以開始評估人資系統，選型方式可參考人資系統的評估重點。法規適用請以勞動部等主管機關公告或專業意見為準。
常見問題
只請幾小時的假也要填請假單嗎？
只要佔用原本排定的工作時間，就建議填寫，時數依請假辦法的計算單位登錄。這樣出勤紀錄上的缺勤時段才有對應的假別，月底核對薪資時不會出現無法說明的差額。
請假單被主管退回後要重新填嗎？
可以設計成在原單修改後重送，保留原單號、退回原因與每次送出的時間。若每次都重開新單，同一筆請假容易出現多張紀錄，人資登錄時也較難判斷哪一張才是核准版本。
每一種假都要附證明文件嗎？
規則寫的是辦理請假手續時，雇主得要求勞工提出有關證明文件，並不是每種假都必須附。建議在請假辦法中列出各假別需要的文件類型，表單再依假別顯示提示。
公司自訂的福利假可以放在同一張請假單嗎？
可以，但要和法定假別分開列出，並在請假辦法寫清楚天數、工資與申請條件，避免員工或人資把福利假和法定假別混在一起統計。
Excel 請假卡適合多人一起維護嗎？
多人同時開啟同一個檔案容易互相覆蓋，也難追查誰改過資料。可以改成員工用表單申請、由人資一人登錄請假卡，或改用能記錄修改歷程的線上系統。
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下一步
要把請假單改成線上申請，可以先整理現行的假別清單、簽核層級與例外規則，並確認請假時數要和哪些出勤或薪資資料對照。京采的網頁設計服務可以協助規劃員工專區的請假表單、簽核通知與權限，或把請假資料串接到現有的打卡、人資系統；假別與工資規定仍請以勞動部公告或專業意見為準。歡迎與我們聯繫，說明目前的請假流程。
