Outlook 簽名檔設定的位置依版本而不同：新的 Windows 版 Outlook 與 Outlook 網頁版在「設定」＞「帳戶」＞「簽名」新增，Mac 版在「Outlook」功能表的「設定」裡找「簽名」，手機 App 則在「設定」的「簽名」編輯。要統一全公司的簽名，Microsoft 365 管理員可以在 Exchange 系統管理中心建立「套用免責聲明」的郵件流程規則，由伺服器在郵件傳輸時加上，但寄件者在寄件備份看不到，也不能內嵌圖片。
公司簽名檔該放哪些資訊
簽名檔要讓收件者知道你是誰、怎麼聯絡、公司在哪裡查得到，對外信件常見的欄位如下：
| 欄位 | 寫法建議 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 姓名 | 中文姓名，可並列英文名 | 和信箱顯示名稱一致 |
| 職稱與部門 | 對外使用的正式職稱 | 人事異動後同步更新 |
| 公司名稱 | 完整公司名稱或品牌名稱 | 和官網、名片的寫法一致 |
| 電話與網址 | 代表號加分機、官網或服務頁 | 寫成文字，連結要能開啟 |
版面以文字為主：傳統版 Outlook 預設會封鎖來自網際網路的自動圖片下載，伺服器端規則加入的簽名也不能內嵌圖片，所以姓名與聯絡方式不要做成圖片。標誌放一個、連結一到兩個就好；私人手機、整排社群圖示、活動橫幅與長篇法律聲明不建議放。可以準備完整版給新郵件、精簡版給回覆與轉寄，顯示差異的檢查方式可參考EDM 設計的寄前測試。
新版 Outlook 與 Outlook 網頁版的設定步驟
Microsoft 的訓練說明指出，新版 Outlook 和 Outlook 網頁版建立簽名的步驟相同：
- 選取齒輪圖示的「設定」，再依序選取「帳戶」與「簽名」（部分官方頁面譯為「簽章」）。
- 有多個帳戶時，先選擇要套用簽名的帳戶。
- 選取「新增簽名」並命名，在編輯方塊輸入內容，設定字型、色彩與樣式。
- 用底部的核取方塊決定是否自動套用到新郵件，以及回覆和轉寄；都不勾選，就要在撰寫郵件時自行加入。
- 選取「儲存」。
手動加入時，在「郵件」選取「新增郵件」，再從「郵件」索引標籤的「插入」群組選取「簽名」。要修改時回到同一頁，選取簽名旁的「編輯簽名」，改完選取「儲存」。如果找不到這些選項，官方說明提醒你可能尚未使用新的 Windows 版 Outlook，請改看同一篇說明的傳統版 Outlook 索引標籤。
Mac 版與行動版 Outlook 怎麼設定
Mac 版：在「Outlook」功能表選取「設定」，於「郵件」底下選取「簽名」，可以把預設的「無標題」簽名重新命名，或按「+」新增並命名，在編輯器輸入內容；圖片、超連結與表格在「查看更多項目」裡。接著在「設定預設簽名」選擇帳戶，指定「對於新郵件」以及回覆或轉寄時要用的簽名，完成後關閉「簽名」視窗。官方特別提醒，有多個帳戶時必須替每個帳戶分別設定預設簽名；工具列沒有「簽名」按鈕時，可以自訂工具列加入。
iOS 與 Android 版：開啟「設定」，在「Outlook 郵件」下方點選「簽名」，輸入內容即可。手機上有多個信箱時，可以啟用「每個帳戶簽名」替各帳戶輸入不同簽名，不啟用則共用同一個。
用郵件流程規則統一全公司簽名
Exchange 管理員可以建立郵件流程規則（也稱為傳輸規則），在進出組織郵件的頂端或底部加入 HTML 或純文字的聲明或簽名，Microsoft 把這類全組織簽名統稱為免責聲明。管理員要先被指派郵件流程權限，方案差異見Microsoft 365 商務版的方案比較。步驟如下：
- 在 Exchange 系統管理中心前往「郵件流程」＞「規則」，選取「新增規則」＞「套用免責聲明」。
- 輸入名稱，在「如果出現以下情況，請套用此規則」選條件：只加在外寄信，選收件者位於「組織外部」；所有郵件都加，選「套用至所有郵件」。
- 在「請執行下列動作」確認已選「將免責聲明套用至郵件」與「附加免責聲明」，用「輸入文字」貼上內容，並在「選取一個」設定後援動作。
- 在「除非」設定主旨或內文符合免責聲明裡的一段獨特文字，避免同一串往來信件重複加入，再選「下一步」。
- 在「設定規則設定」頁面，規則模式先選「在不含原則秘訣的測試」，確認後改為「強制」；選「下一步」後在「檢閱並完成」選取「完成」。
內容可以用 HTML 排版，並用 %%DisplayName%%、%%Title%%、%%Phone%% 這類變數帶入寄件者的顯示名稱、職稱與電話，啟用前先把員工帳戶資料填完整。
伺服器端簽名的限制與測試方式
導入前要先讓員工知道 Microsoft 列出的限制：
- 無法把簽名直接插在剛寫好的回覆或轉寄內容下方。
- 寄件者在自己的寄件備份看不到伺服器端簽名，要從收件端確認。
- 不能內嵌圖片；Exchange 的說明另指出可以用 IMG 標記加入影像，實際顯示要先測試。
- 變數抓不到值的那一行會被略過，例如帳戶沒有填電話。
- 規則預設套用到內送與外寄郵件，只加在外寄信要另外設定條件。
- 郵件加密等原因讓規則無法修改郵件時，依後援動作處理：預設的「換行」把原始郵件包成新郵件的附件，「忽略」不加聲明照常寄出，「拒絕」以未傳遞報告退回寄件者；影響外部寄件者內送郵件的規則，官方提醒改用「拒絕」。
規則建立或修改後，可能需要三十分鐘才會套用。官方建議寄出符合條件的純文字與 HTML 郵件各一封，檢查顯示是否正確；設了例外的話，再轉寄測試信確認沒有多一份聲明。員工若同時設定個人簽名，同一封信可能出現兩段，要事先分工。
簽名沒有出現時怎麼排查
- 新郵件有、回覆沒有：新版 Outlook 檢查該簽名是否勾選套用到回覆和轉寄；Mac 版檢查該帳戶回覆或轉寄時的預設簽名。
- 手機寄出的信沒有：檢查 App 的「簽名」，啟用「每個帳戶簽名」時確認公司帳戶那一欄有填。
- 標誌變成空白框：收件端可能封鎖了圖片下載，確認聯絡資訊都以文字呈現。
- 伺服器端簽名沒加上：確認規則模式是「強制」、建立後已過三十分鐘、收件者符合條件，以及郵件是否因加密改走後援動作。
官網改版或網址調整後，也要回頭檢查簽名裡的連結是否還能開啟。
Gmail 簽名的設定位置
公司用 Google Workspace 或 Gmail 收發信時，在電腦上開啟 Gmail，點選右上方的「設定」圖示，再點「查看所有設定」，在「簽名」部分的方塊內新增簽名文字，然後點選頁面底部的「儲存變更」。Gmail 可以為新電子郵件和回覆的郵件選擇預設簽名，撰寫時也能用「插入簽名」更換；簽名上限是一萬個字元，圖片也計入。
常見問題
簽名檔要做中英文兩種版本嗎？
有外國客戶時，可以建立中文與英文兩個簽名，依收件對象切換；英文職稱、公司名稱與地址要和官網英文版、名片一致，避免出現多種拼法。
簽名檔可以放 LINE 或社群帳號嗎？
可以，但建議只放公司正式經營、有人負責回覆的管道，並用文字寫出帳號或連結，收件者看不到圖示時也找得到你。
員工職稱或電話異動時，簽名要怎麼更新？
個人簽名要在每個使用中的版本與裝置各自修改；伺服器端用變數帶入的簽名，則是更新員工帳戶裡的職稱或電話資料。
一般員工可以自己設定全公司的簽名規則嗎？
郵件流程規則要由被指派郵件流程權限的管理員建立。一般員工能做的是在自己的 Outlook 設定個人簽名，並照公司提供的範本填寫。
用手機 App 回信時，伺服器端簽名也會加上嗎？
會依規則條件判斷。官方說明指出，流經組織的郵件除了未傳遞報告以外，都會依已啟用的郵件流程規則評估，從手機寄出的信也一樣。
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下一步
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