企業選密碼管理工具，先看三件事：共用帳號能不能只開給需要的人、密碼被誰新增或更改過能不能追查，以及人員離職時能不能立刻收回權限並換掉密碼。Google 密碼管理工具、Apple 的「密碼」App 與 Microsoft Edge 內建的密碼功能適合管理個人帳密，但分享對象各有限制；公司的工作帳號，則應交給 Microsoft Entra ID 或 Google Workspace 這類身分管理平台控管，再搭配多重要素驗證。密碼規則可以對照美國國家標準與技術研究院（NIST）的 SP 800-63B 訂定。
先盤點帳號類型：個人、共用與管理員帳號
選密碼管理軟體之前，先把公司在用的帳號列成清單，依使用方式分成三類：
- 個人工作帳號：公司信箱、雲端硬碟、內部系統，每人一組，由身分管理平台開立與停用。
- 部門共用帳號：只能用一組帳密登入的服務，例如部分供應商後台。需要共用，但要限定成員並留下交接紀錄。
- 系統管理員帳號：網站後台的 admin、主機的 root、資料庫帳號，權限高，不應該共用。
資通安全署《中小企業基本資安防護指引》要求每位員工配發獨立帳號、禁止多人共用，並嚴禁共用 admin、root 帳號。所以能開個人帳號的服務先改成每人一組，確定只能共用的才放進共用區，並記下負責人與可使用的成員。
密碼管理軟體的評估面向對照表
不論是瀏覽器內建功能、作業系統的密碼 App，還是企業方案，都可以用同一張表確認。每一項要對照官方說明查證，查不到的先當作不支援：
| 評估面向 | 要確認的問題 |
|---|---|
| 共用與權限 | 能否只分享給指定成員，成員可以檢視、更改還是只能填入 |
| 成員管理 | 誰能加入或移除成員，移除後對方是否仍能取用 |
| 使用紀錄 | 能否查到誰在何時新增、更改或刪除密碼 |
| 主帳號保護 | 能否強制多重要素驗證或通行金鑰 |
| 復原機制 | 管理者遺失裝置或離職時，公司能否取回保管庫 |
| 匯入匯出 | 能否從試算表或瀏覽器匯入，日後能否匯出搬家 |
使用紀錄與復原機制要特別確認：保管庫綁在員工個人帳號上時，人一離開，帳密就可能跟著帶走。
瀏覽器與作業系統內建的密碼管理器能做到哪裡
- Google 密碼管理工具：可儲存密碼與密碼金鑰、自動填入，偵測到外洩會通知。Chrome 說明中心寫明「你只能與家庭群組成員分享密碼」，不是設計來分享給同事的。
- Apple「密碼」App：可以和聯絡人中的對象建立共享群組，在 Mac 上從「檔案」選單選「新增共享群組」，對方裝置需要較新版本的系統。只有群組擁有者能加入或移除成員，但所有成員都能更改共享的密碼。
- Microsoft Edge：內建「密碼監控器」，會偵測遭盜用、重複使用或強度不足的密碼並提醒。Microsoft 已停止 Authenticator 的密碼自動填寫，密碼改由 Microsoft 帳戶同步、透過 Edge 存取。
這些功能適合員工管理自己的工作帳密；用在團隊共用時，回到上一節的表確認。
公司帳號交給身分管理平台統一控管
Microsoft Entra ID 的單一登入讓使用者登入一次就能存取多個應用程式。遇到不支援 SAML 單一登入、只能用帳號密碼驗證且有 HTML 登入頁面的應用程式，可以設定密碼型單一登入：系統管理員在「企業應用程式」選取該應用程式，到「單一登入」選「密碼式」，輸入登入頁面網址並儲存；指派使用者或群組後，再到「使用者和群組」選取對象按「更新認證」，替使用者或群組輸入帳密，認證以加密狀態儲存在目錄中。共用帳號因此可以指派給群組，不必在通訊軟體裡互傳。
Microsoft Entra 密碼保護的全域禁用密碼清單會自動套用到租用戶的使用者；自訂禁用字詞，以及從內部部署目錄同步的使用者，則需要付費授權。Google Workspace 管理員可以強制使用兩步驟驗證，也能要求只用安全金鑰，這個選項同樣接受通行金鑰。
密碼原則：依NIST SP 800-63B訂長度與更換規則
NIST 的 SP 800-63B 第四版已定稿，原本是給美國政府系統的技術要求，企業可以拿來對照密碼政策：
- 只用密碼登入時至少十五個字元；作為多重要素驗證的一部分時至少八個字元。
- 允許至少六十四個字元的長密碼，不強制大小寫、數字與符號的組合。
- 不要求定期更換，但有證據顯示遭盜用時要強制更換。
- 設定密碼時和常用或已外洩的密碼清單比對，不通過時說明原因。
- 應允許密碼管理工具與自動填入，也建議允許貼上。
- 設定密碼時不要求回答安全提問。
資安署指引也建議密碼至少十五碼，並寫明可使用密碼管理工具生成及管理密碼。讓工具替每個服務產生不重複的長密碼，員工只要記住保管庫主帳號那一組。
保管庫主帳號要搭配多重要素驗證
主帳號一旦被盜，影響的是整個保管庫，所以一定要啟用多重要素驗證。美國網路安全暨基礎設施安全局（CISA）把能抵抗網路釣魚的驗證方式，例如智慧卡或 FIDO 安全金鑰，稱為黃金標準，也說明任何多重要素驗證都比沒有好；簡訊與語音驗證碼容易受到網路釣魚與 SIM 卡置換攻擊，CISA 建議只當後備選項。
Google Workspace 的說明指出，通行金鑰和安全金鑰的防網路釣魚等級相同；Google 介面稱為「密碼金鑰」，Apple 稱為「通行密鑰」。選工具時確認它能否儲存與同步通行金鑰，其他帳號的檢查可對照中小企業資安防護清單。
導入流程與離職交接的做法
- 整理帳號清單：列出服務名稱、登入網址、負責人與目前使用的人。
- 決定歸屬：個人帳號交給身分管理平台，共用帳號放進共用區，管理員帳號改成每人一組。
- 建立群組：依部門或專案建立共用群組，只加入實際需要的人。
- 移入密碼：匯入後刪除舊試算表與傳訊紀錄，弱密碼與重複密碼換成工具產生的新密碼。
- 啟用多重要素驗證：主帳號與所有支援的服務都開啟。
- 寫進離職流程：離職當天停用帳號、移出共用群組，更換對方用過的共用密碼。
Apple 提醒，成員被移出共享群組後仍可能取用先前共享的帳密，應更改不想再讓對方使用的密碼；其他工具也用同樣標準看待，換完在清單記錄日期。
常見問題
密碼管理工具和把密碼寫在試算表有什麼不同？
試算表很難做到逐筆分享與加密，檔案一旦被轉寄或複製就收不回來。密碼管理工具可以加密儲存、限定分享對象並自動填入，更換密碼時也不必再逐一通知每個人。
瀏覽器內建的密碼管理員可以給公司用嗎？
可以讓員工管理自己的工作帳密，但分享對象有限制，例如 Google 密碼管理工具只能分享給家庭群組成員。團隊共用帳號要另外評估權限分級與使用紀錄。
NIST 不要求定期更換密碼，公司還需要改密碼嗎？
需要在特定情況更換。NIST 規定有證據顯示密碼遭盜用時要強制更換；人員離職、共用成員異動或委外合作結束時，也建議更換對方用過的帳密。
員工忘記保管庫主密碼怎麼辦？
要看工具的復原機制：綁在個人帳號的工具要走該帳號的復原流程，企業方案則要確認管理員能否協助復原。導入前先實際測試一次，避免帳密鎖在無法登入的帳號裡。
可以用通行金鑰取代密碼管理工具嗎？
支援通行金鑰的服務可以改用它登入，減少需要記的密碼，但不支援的服務仍要用密碼。通行金鑰本身也要存放與同步，選工具時確認能同時管理兩者。
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建議先列出公司帳號清單，標記哪些可以改成每人一組、哪些只能共用，再決定工具。官網這一段，京采的網頁設計服務在建置或改版時，可以一併規劃網站後台的帳號分級與多重要素驗證，並整理主機、網域 DNS 管理權限的交接清單；需要討論時歡迎與我們聯繫。
