薪資計算 Excel 可以拆成五張工作表：員工主檔放固定資料，參數表放投保級距與扣繳設定，每月變動表記錄出勤、加班、請假與獎金，薪資計算表依員工編號用公式帶入前面的資料並算出應發、扣除與實發，薪資單再從計算表取出單一員工的明細。手動輸入只發生在主檔、參數表與變動表，計算表不直接改數字。勞健保與扣繳的級距、比率以主管機關公告為準。檔案要加密並限制存取，人數或規則多到難以維護時，就是評估薪資系統的時機。
薪資計算表的五張工作表
| 工作表 | 內容 | 維護方式 |
|---|---|---|
| 員工主檔 | 員工編號、姓名、到職日、部門、議定的本薪與固定津貼、投保級距、自願提繳設定 | 人事異動時由人資更新 |
| 參數表 | 勞保與健保級距、勞退提繳、扣繳方式、進位規則，並註明公告來源 | 主管機關公告調整時更新 |
| 每月變動 | 期間、員工編號、項目代碼、時數或數量、金額、核准單號 | 每月依出勤紀錄與核准單據登錄 |
| 薪資計算表 | 每人一列，給付項目、扣除項目、實發金額 | 只放公式，不手動輸入 |
| 薪資單 | 單一員工的明細 | 依員工編號帶出 |
這樣拆開，每個數字只有一個來源：本薪調整只改主檔，級距調整只改參數表，當月加班只記在變動表，月底核對時任何一格結果都能追回原始資料，人資交接時也容易說明。
員工主檔與每月變動表的欄位
員工主檔的欄位以計算需要為限。銀行帳號、身分證字號這類資料，若轉帳或申報作業不需要放在同一個檔案，就另外保管；個人資料保護法第二條所稱的個人資料，本來就包括財務情況等可以識別個人的資料。
每月變動表採「一筆一列」的寫法，比在同一格塞入多個項目更容易加總與查核：
- 期間與員工編號：用來和主檔、計算表對應。
- 項目代碼：加班、請假、獎金、津貼、代扣款等，用下拉式清單限制選項。
- 時數或數量、金額：由出勤紀錄或核准單據帶入，註明來源單號。
- 特別休假：勞基法第三十八條第五項規定，雇主應將特休期日及未休日數所發給的工資數額記載於工資清冊，並每年定期將其內容以書面通知勞工，所以特休相關項目要有獨立代碼。
薪資計算公式 Excel 怎麼寫
先把每張工作表的資料轉成 Excel 表格：選取範圍內任一儲存格按 Ctrl+T，再選取表格中任一儲存格，在「表格設計」索引標籤的「資料表名稱」方塊輸入名稱後按 Enter。表格使用結構化參照，資料範圍變動時參照會自動調整；在表格欄位輸入公式時，Excel 會建立計算結果欄，把公式複製到整欄。常用的薪資計算公式有三種：
- XLOOKUP：依員工編號從主檔帶入本薪與固定津貼。可以設定找不到時回傳的文字，未設定時會顯示錯誤值；部分舊版 Excel 不支援這個函數。
- SUMIFS：以員工編號與項目代碼為條件，加總變動表的時數或金額。
- ROUND：把結果四捨五入到指定位數，位數設為零時取到整數；公司另有進位規則時，寫在參數表裡。
結果欄依序是給付合計、扣除合計與實發金額，實發由前兩欄相減得出，不手動覆寫。延長工時工資的加給方式依勞基法第二十四條規定，公式完成後，請用實際案例交叉核對或請專業人員確認。
參數表與扣除欄位怎麼安排
勞健保、勞工退休金與所得稅牽涉的級距、費率與扣繳率會由主管機關調整，Excel 裡不要把這些數字直接寫進公式，而是集中放在參數表，每一列記錄項目、數值、生效日期與公告來源，計算表再依發薪期間查回當時適用的那一列。欄位安排上有幾個概念要先分清楚：
- 投保級距：勞工保險的月投保薪資依投保薪資分級表申報，健保的受僱者以薪資所得為投保金額，主檔記錄每人目前的級距與異動日期。
- 員工自付與雇主負擔：分成兩組欄位。勞工退休金條例規定雇主應為適用該條例的勞工負擔提繳的退休金，這一項放在雇主負擔欄，不放進員工的扣除欄。
- 自願提繳：勞工在規定範圍內自願提繳的退休金，不計入提繳年度薪資所得課稅，扣除欄要獨立一欄。
- 扣繳方式：依財政部稅務入口網的說明，每月薪資可依扣繳稅額表扣繳，或按全月給付總額以固定比率扣繳，由納稅義務人選擇；獎金、津貼等非每月給付的薪資另按給付金額扣取，不併入全月給付總額；另有免予扣繳的金額標準，以財政部公告為準。因此主檔記錄每人的扣繳方式，變動表把非每月給付的項目另外標示。
數值以勞動部、勞保局、健保署與財政部的現行公告為準，每次更新都保留舊的參數列，重算過去月份時才會套用當時的設定。
從計算表產出員工薪資單
薪資單工作表可以在上方放一個員工編號的下拉式清單，其餘欄位用 XLOOKUP 從計算表帶出這位員工的資料，項目依施行細則第十四條之一列出的四類排列：議定的工資總額、各項目給付金額、扣除項目金額與實際發給金額。每位員工的薪資單另存成個別檔案再發送，不要寄出整張計算表，寄送與查詢的做法可參考電子薪資單的發送方式。
每月計算表定稿後，另存為當月版本並設成唯讀，不再回頭修改。勞基法第二十三條要求雇主置備工資清冊，記入發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項，並保存五年；月份版本檔就是對照清冊內容的依據，檔名統一包含年月與版本。
薪資檔的保護與存取控管
Excel 的「保護工作表」只能防止他人修改鎖定的儲存格，Microsoft 說明工作表層級保護並非安全性功能。用法是先選取允許輸入的儲存格，按右鍵選「儲存格格式」，在「保護」索引標籤清除「已鎖定」後按「確定」，再到「校閱」索引標籤選「保護工作表」，勾選允許所有使用者執行的動作，視需要輸入密碼並再次輸入確認，按「確定」，讓公式欄不會被誤改。
要防止他人開啟檔案，改用加密：選「檔案」>「資訊」，在「保護活頁簿」選擇「以密碼加密」，輸入並再次確認密碼。Microsoft 無法擷取忘記的密碼，密碼要有備援保管方式。其他控管包括：
- 薪資檔不放在全公司共用的資料夾，存取名單只限負責人員。
- 定期備份到另一個位置，並確認備份同樣受到加密保護。
- 負責人員異動時，更換密碼並交接檔案位置與版本紀錄。
什麼時候該把薪資計算表換成系統
出現下列情況時，可以開始評估薪資系統：員工人數增加，每月拆檔與核對的時間明顯拉長；有多個據點或班別，變動資料要從不同的出勤來源彙整；需要多位人員同時作業，卻無法追查誰改過哪一格；或員工希望自行查詢歷史薪資單。現有試算表的欄位與規則可以直接當作需求清單，評估方式可參考薪資系統的選擇重點。勞動與稅務規定的適用，請以勞動部、財政部等主管機關公告或專業意見為準。
常見問題
可以用 Google 試算表做薪資計算表嗎？
可以，工作表結構與計算邏輯相同，函數與共用設定的操作以 Google 說明中心為準。共用時只加入負責人員的帳號，不要開放給知道連結的任何人。
加班費可以用公式自動算嗎？
可以把時數與加給規則寫成公式，但延長工時的認定與加給方式要依勞動基準法與施行細則判斷。公式上線前，先用幾筆實際案例比對人工結果，有疑義時請專業人員確認。
員工月中到職或離職，Excel 要怎麼處理？
在主檔記錄到職日與離職日，計算方式依勞動契約與公司規定寫進參數表或公式，不要在個別儲存格手動改金額。這樣下次遇到同樣情形，計算結果才會一致。
部門主管可以直接看薪資計算表嗎？
計算表含全體員工的薪資，不建議開放原檔。主管需要人事成本時，另外產出部門彙總，能否看到個別部屬的明細依公司規定決定。
上個月薪資算錯了要怎麼更正？
不要直接修改已定稿的月份。在本月變動表新增一筆更正項目，註明原月份與原因，並通知員工；涉及扣回時，先確認法令規定或雙方約定，必要時請專業人員協助。
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