PDF電子簽章有兩種做法：一種是在 PDF 上加入手寫、輸入或圖片形式的簽名圖樣，Adobe Acrobat Reader 的「填寫和簽署」、Mac 的「預覽程式」都能做到；另一種是用數位 ID 簽署的數位簽章，收件人可以驗證簽署人身分，並看出文件在簽署後有沒有被修改。內部確認單、回簽報價這類文件，雙方同意時用簽名圖樣就能完成流程；需要防止事後竄改的對外文件，則改用憑證式簽署。以下依序整理準備、簽署步驟、驗證方式與常見狀況。
簽名圖樣和憑證式數位簽章差在哪
兩種做法在畫面上都可能顯示一個簽名，背後的東西不同：
| 比較項目 | 簽名圖樣 | 憑證式數位簽章 |
|---|---|---|
| 需要準備 | 手寫、輸入的姓名或簽名照片 | 數位 ID，含私密金鑰與帶有公開金鑰的憑證 |
| 能證明什麼 | 只有簽名外觀，簽署步驟沒有用到憑證 | 識別簽署人，並顯示文件在簽署後是否被修改 |
| 收件人怎麼檢查 | 只能看外觀，要靠往來紀錄佐證 | 在閱讀器的簽名面板查看驗證狀態 |
| 適合的文件 | 內部確認、回簽報價、簡單同意書 | 對外契約、需要防止竄改的文件 |
Adobe 說明，以憑證為基礎的簽名和手寫簽名一樣能識別簽署人，但含有簽署人特有的加密資訊而難以偽造。兩者在電子簽章法上的定義與效力，可參考電子簽章與數位簽章的差異與效力，本文只談操作。
簽署前的準備：定稿、簽名欄位與數位 ID
- 先定稿再簽：用「填寫和簽署」加入簽名並儲存後，就無法再次編輯；內容還要改，就先不要簽。
- 確認簽名欄位：對方的表單若已設好簽名欄位，簽在欄位裡比較清楚；沒有欄位時，先決定簽在哪一頁、哪個位置。
- 準備數位 ID：Adobe 說明，沒有數位 ID 就無法做憑證式簽署。來源有三種：向自己的組織取得、向憑證服務業者購買，或自行建立自簽數位 ID；某些情況會要求使用特定的數位 ID，對外簽署前先問清楚對方的要求。
- 保管數位 ID：數位 ID 通常有密碼保護，可以存成電腦上的檔案，或放在智慧卡、硬體權杖、Windows 憑證存放區。
Word 或試算表檔案先轉成 PDF，檢查換頁、表格與附件是否完整，再進入簽署步驟。
用 Acrobat Reader「填寫和簽署」加上簽名
只需要簽名圖樣時，依 Adobe 繁中說明操作：
- 在 Acrobat 或 Acrobat Reader 開啟 PDF，從全域列選取「電子簽名」，或選取「所有工具」＞「填寫和簽署」。
- 有表單欄位時，選取「填寫表單欄位」，點選欄位輸入文字。
- 建立簽名或縮寫簽名：可以輸入姓名、手繪，或匯入簽名圖片；使用圖片時，點選「影像圖示」加入現有圖片，或點選「相機圖示」拍攝新照片。
- 套用簽名後，在 PDF 上點選要放置的位置，確認後儲存並傳送。
簽名預設為黑色，要沿用黑色須確認已取消勾選「保留簽名的原始色彩」選項；想保存簽名下次再用，需要登入 Acrobat 或 Acrobat Reader。Adobe 說明頁也提到即將推出新的產品體驗，若畫面和說明不同，以官方說明頁當下的版本為準。
Mac 預覽程式與 Microsoft Edge 的簽名方式
不想另外安裝軟體時，作業系統與瀏覽器也能簽名。Mac 預覽程式的步驟：
- 開啟 PDF；若「標示」工具列沒有顯示，按一下「顯示標示工具列」，再按一下「簽名」按鈕。
- 選擇建立方式：「觸控式軌跡板」是點一下提示文字後用手指簽名，按下任一鍵，再按「完成」；「相機」是把寫在白紙上的簽名對準相機，讓簽名與視窗中的藍線同高，再按「完成」；也可以用符合「接續互通」需求的 iPhone 或 iPad 簽名。
- 在清單中按一下要用的簽名加入 PDF，拖到要的位置，再用控點調整大小。
Apple 說明，刪除簽名時會從 Mac 上使用「標示」的所有 App 中刪除，開啟 iCloud 雲碟時其他 Mac 也會一併刪除。Windows 與 macOS 上的 Microsoft Edge，PDF 筆跡功能可用於簽署或填寫表單，也能檢視和驗證憑證式數位簽章；但 Edge 不支援 XFA 舊版表單，也不支援 JavaScript 表單。
用數位 ID 憑證簽署 PDF 的步驟
以 Adobe Acrobat 的說明為例：
- 註冊數位 ID：取得或建立數位 ID 後，在 Acrobat 中註冊，才能用來簽署。
- 選擇簽署或認證：在簽名欄位按右鍵，選擇簽署文件，或以可見簽名認證的選項。
- 設定外觀：可以建立新外觀，放手寫簽名圖片、圖形或只顯示姓名，並帶入原因、地點等文字。
- 完成簽署：選定數位 ID，依畫面提示輸入密碼後完成簽署。
認證和簽署用途不同：認證者可以控制其他人能對文件做哪些變更；需要認證的文件，必須在其他人簽署前先認證，已有人簽署時認證選項會停用。要請多方依序簽署的文件，可以先由發件方認證再傳出。簽完建議另存新檔，保留未簽署的原稿與已簽署版本。
收到簽好的 PDF，怎麼驗證簽章
不要只看畫面上有沒有簽名。以 Adobe Acrobat 的說明為例：
- 開啟簽名面板：每個數位簽名都有圖示標示驗證狀態，展開可看簽署時間與簽署者資訊。
- 點選簽名：會出現簽名驗證狀態對話框，再到簽名內容查看有效性摘要。
- 依狀態處理：狀態未知或未驗證時，手動驗證找出問題；狀態無效時，聯絡簽署者了解原因。
- 決定是否信任：確認簽署者可信後，可從簽名內容顯示簽署者憑證，在信任分頁加入信任的憑證。
Adobe 提醒，基於安全考量，不建議把自簽憑證加入信任清單。常收到簽署文件時，可以在偏好設定的簽名驗證選項中，勾選開啟文件時就驗證簽名的設定。
pdf電子簽章常見狀況排除
- 簽完發現內容要改：「填寫和簽署」儲存後的簽名無法再編輯，回到未簽署的原稿修改後重簽，並告知對方以新版本為準。
- 對方說狀態未知：先從憑證來源查起，例如使用自簽數位 ID，或對方尚未信任該憑證。
- 簽章顯示無效：確認收到的是否為簽署後又被修改或轉檔的版本，再請簽署者重新提供原始檔。
- 認證選項是灰色的：文件已有人簽署，認證要在其他人簽署前處理。
- 簽署人與文件量變多：每份都靠人工傳檔、追進度時，可以評估線上簽約平台，見電子合約系統的簽署流程與身分驗證。
常見問題
用手機可以簽 PDF 嗎？
可以。Adobe 說明可用 Acrobat Reader 行動版擷取簽名，登入後同步到桌面版使用；Mac 預覽程式也能透過符合接續互通需求的 iPhone 或 iPad 簽名，再加到 PDF 上。
自己建立的數位 ID 可以拿來簽對外文件嗎？
技術上可以簽，但收件人難以確認簽署人身分，Adobe 也基於安全考量不建議把自簽憑證加入信任清單。對外重要文件，建議先和對方確認可接受的數位 ID 來源。
把簽名照片貼到 PDF 上，和數位簽章一樣嗎？
不一樣。簽名照片只是外觀，簽署過程沒有用到憑證，收件人無法從檔案本身驗證身分或檢查簽署後是否被修改；數位簽章則能在簽名面板查看驗證狀態。
一份 PDF 可以讓好幾個人簽嗎？
可以。文件可以在多個頁面設定簽名欄位，依序傳給簽署人。若發件方需要認證文件，要在其他人簽署前先完成認證，因為文件已有人簽署時，認證選項會停用。
數位 ID 有使用期限嗎？
有。Microsoft 說明簽署憑證由憑證授權單位發行，也可能被撤銷，有效期限過後要更新或取得新的憑證。簽署重要文件前，先確認自己的憑證仍在有效期間內。
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