二班制排班表是把一天的營運時間分成兩個班別，例如早班與晚班，或日班與夜班，再依日期安排每位員工上哪一班的表格；三班制則把一天分成早、中、夜三班，用在需要全天運作的現場。排法可以分三步：先定班別時段與每班需要的人數，接著決定輪替方式，再逐人檢查換班間隔、例假與休息日，以及工時上限。用 Excel 製作時，以員工為列、日期為欄，班別用下拉式清單填代碼，再用 COUNTIF 統計每天每班的人數。
先定班別：二班制與三班制的時段設計
| 項目 | 二班制 | 三班制 |
|---|---|---|
| 班別 | 早班、晚班，或日班、夜班 | 早班、中班、夜班 |
| 每班長度 | 營運時間分成兩段，要涵蓋全天時每班較長 | 全天分成三段，每班較容易落在正常工時內 |
| 人力安排 | 每天兩組在班，另需輪休人力 | 每天三組在班，另需輪休人力 |
| 排班重點 | 每班超過正常工時的部分屬延長工時 | 夜班安排與換班間隔 |
班別確定後，先建立一張班別代碼表，每個班別寫明代碼、上下班時間、休息時間與計入的工時。休息時間要一起規劃：勞基法第三十五條規定，勞工繼續工作四小時至少應有三十分鐘的休息，但實行輪班制或工作有連續性、緊急性者，雇主得在工作時間內另行調配休息時間。代碼表是排班表、出勤紀錄與薪資計算共用的基礎，班別時間調整時只改這一處。
二班制排班表的欄位
一份二班制排班表可以包含這些欄位：
- 表頭：月份、部門或站點、排班負責人、公布日期與修改日期。
- 每一列：員工編號、姓名、職務或技能，例如能否擔任領班、操作特定設備。
- 每一欄：日期與星期，例假與休息日用不同代碼標示。
- 儲存格：班別代碼，例如早、晚、休、例、假。
- 右側小計：每人當月各班別次數、總工時、例假與休息日天數。
- 下方小計：每天每班的實際人數、需求人數與差額。
例假與休息日要分開標示，是因為勞基法第三十六條規定勞工每七日中應有二日之休息，其中一日為例假、一日為休息日；施行細則第二十條之一又把勞工在休息日工作的時間列為延長工作時間，兩種日子在出勤與工資上的處理不同。
三班制排班表的輪替方式
製作三班制排班表 Excel 時，難點在輪替。安排方式可以分成兩種：每人固定一個班別，或依週次輪流換班。勞基法第三十四條規定輪班制的工作班次每週更換一次，但經勞工同意者不在此限，所以讓員工長期固定在某一班，要先取得本人同意並留下紀錄；同條也規定更換班次時，至少應有連續十一小時的休息時間，例外情形另有公告與同意程序。
實際排表時，先把輪替順序與輪休方式畫成一個完整循環，例如各組依早班、中班、夜班的順序前進，輪休日穿插在換班之間。循環確定後再套到日期上，並在每個換班日逐人計算前一班下班到下一班上班的間隔，夜班之後隔天接早班的情形，間隔容易不足。遇到國定假日或人力需求較高的日子，從循環中調整個別儲存格，並在備註欄寫明原因。
用 Excel 製作排班表的步驟
- 新增「班別」工作表，列出班別代碼、上下班時間與休息時間。
- 在「排班」工作表以員工為列、日期為欄建立表格，上方加一列星期。
- 選取要填班別的儲存格，到「資料」索引標籤選「資料驗證」，在「設定」索引標籤的「儲存格內允許」選「清單」，「來源」選取班別代碼範圍，並勾選「儲存格內的下拉式清單」；再到「錯誤警示」索引標籤勾選「輸入的資料不正確時顯示錯誤提醒」，樣式選「停止」，擋下清單以外的代碼。
- 選取姓名欄右側、日期列下方的那個儲存格，再選「檢視」>「凍結窗格」>「凍結窗格」，捲動時姓名與日期會保持在畫面上。
- 在下方小計列用 COUNTIF 計算每天每個班別的人數，範圍選當天那一欄，準則填班別代碼；要同時依班別與職務等多個條件計數時，改用 COUNTIFS。
- 選取排班範圍，在「常用」索引標籤的「樣式」群組按「設定格式化的條件」旁的箭號，選「醒目提示儲存格規則」中的「包含下列的文字」，替各班別設定顏色。
- 要標出人數不足的日期，可以在「設定格式化的條件」選「管理規則」，按「新增規則」，在「選取規則類型」選「使用公式決定要格式化哪些儲存格」，再輸入公式並設定格式；公式開頭要是等號，並傳回 TRUE 或 FALSE。
排班表送出前的檢查清單
班表公布前，用右側與下方的小計逐人、逐日檢查一次，條文以全國法規資料庫的勞動基準法為準：
- 每日與每週工時：對照第三十條每日八小時、每週四十小時的正常工時，超過的部分是否已依第三十二條完成同意程序並在上限內。二班制要涵蓋全天時，特別要核對這一項。
- 休息日數：每連續七日是否有一日例假與一日休息日；公司若依規定採用變更正常工時，改依第三十六條第二項的方式計算。
- 換班間隔：每個換班日是否留足連續休息時數。
- 每班人數與技能：下方小計是否達到需求人數，每班是否都有能擔任領班或操作關鍵設備的人。
- 夜班：第四十九條限制女性勞工夜間工作的首項規定，已由司法院釋字第八〇七號解釋宣告失效；同條第三項仍規定，女工因健康或其他正當理由不能於午後十時至翌晨六時工作者，雇主不得強制其工作。夜間工作的相關規定請以勞動部公告為準。
變更正常工時的適用行業、例外公告與更完整的規定整理，可參考排班系統的規劃重點。本文只做概念整理，實際適用請以勞動部公告或專業意見為準。
換班、請假與排班表的更新
班表公布後的變動，是排班表和實際出勤對不上的主要來源，可以建立三個習慣：
- 保留版本：每次修改都記下日期、原班別、新班別與原因，不直接覆蓋舊資料。
- 換班走申請：換班由雙方提出、主管核准後才更新班表，並重新檢查換班間隔。
- 請假即時反映：請假核准後同步改成假別代碼，確認當班人數是否仍足夠。
勞基法第三十條規定出勤紀錄要保存五年，並逐日記載至分鐘；排班表是事前的安排，出勤紀錄是實際的上下班時間，兩者的差異要能說明。據點多、換班頻繁，或員工需要在手機上查班表與申請換班時，就可以評估把排班表改成線上系統，讓換班間隔與在班人數在排班當下就自動檢查。
常見問題
二班制和三班制要怎麼選？
先看營運時間是否涵蓋全天，以及每班時數能否落在正常工時內。二班制要涵蓋全天時每班較長，會牽涉延長工時的同意程序與上限，人力足夠時可以比較三班制的安排。
排班表可以用 Google 試算表做嗎？
可以，表格結構相同，差別在功能名稱與選單位置，操作請以 Google 說明中心為準。共用檔案時只開放排班負責人編輯，其他同仁設為檢視，避免班表被誤改。
臨時調班要怎麼記錄？
在修改紀錄寫下日期、原班別、新班別、申請人與核准人，並同步通知受影響的同仁。月底核對出勤時，就能說明為什麼實際上班時間和原本公布的班表不同。
兼職人員也要放進同一張排班表嗎？
建議放在同一張表，才能正確統計每班在班人數，另用欄位標示僱用型態。兼職人員的工時與休假依其勞動條件安排，適用規定請以勞動部公告為準。
排班表一次要排多長的期間？
可以依輪替循環或薪資計算週期決定，例如一次排完一個完整循環或一個月。預先排得越長，越需要換班與請假的調整機制，修改時也要重新檢查休息間隔。
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下一步
要把 Excel 排班表改成線上排班，可以先整理班別代碼表、各班需求人數與換班核准規則，並確認排班資料要和哪套打卡系統比對。京采的網頁設計服務可以協助規劃員工查詢班表的頁面、換班與請假的申請流程，以及和現有打卡或人資系統的資料串接；工時與輪班規定的判斷請以勞動部公告或專業意見為準。歡迎與我們聯繫，說明目前的排班方式。
