網站後台是只開放給管理者登入、用來更新內容與調整設定的介面，怎麼進要先看網站用什麼建置：WordPress 網站在網域後面加上 wp-admin 就會到登入頁，自助建站平台與雲端開店平台從平台的官方網站登入，客製網站則要向開發廠商索取後台網址與帳號。登入後能改什麼取決於帳號角色，消息、文字與圖片可以自己更新，程式、外掛與網域設定交給維護人員。換廠商或交接時，除了後台帳號，也要拿回網域、主機、Search Console、GA4 與 Google 商家檔案的管理權，並由公司帳號持有。
後台入口依建站方式而不同
同樣叫「網站後台」，入口與帳號管理方式會因建站方式而不同，先確認網站屬於哪一種，才知道該找誰要帳號。
| 建站方式 | 後台入口 | 帳號向誰要 |
|---|---|---|
| WordPress 等開源系統 | 在網域後面加上 wp-admin，部分佈景主題會在前台另外放登入連結或表單 | 網站管理員或維護廠商，請對方替你建立個人帳號 |
| 自助建站平台、雲端開店平台 | 從平台的官方網站登入，網站掛在平台帳號底下 | 平台帳號的擁有者，並確認帳號登記在公司名下 |
| 客製開發的網站 | 由開發廠商設定的後台網址，前台不一定有連結 | 開發廠商，並要求把網址寫進交付文件 |
不確定是哪一種時，先翻合約與交付文件，沒寫就直接詢問維護廠商。廠商如果調整過登入網址，照預設網址會找不到登入頁，向廠商確認即可。
網站後台怎麼進：登入前的準備與步驟
- 取得正確的後台網址：向維護廠商或內部負責人確認，記錄在公司的帳號清單，不要只存在個人書籤裡。
- 申請自己的帳號：每位使用者一個帳號，用公司信箱註冊，不和同事或廠商共用同一組帳密。這樣才分得出是誰改了內容，人員異動時也能單獨停用。
- 確認綁定的信箱收得到信：重設密碼與系統通知會寄到帳號綁定的信箱，前員工的個人信箱或廠商的信箱都不適合綁在管理帳號上。
- 初次登入後更換密碼：廠商代設的密碼要換掉；後台或登入外掛若支援多重要素驗證，建議一併啟用。
- 先看一遍選單：以 WordPress 為例，後台選單包含控制台、文章、媒體、頁面、留言、外觀、外掛、使用者、工具與設定；看得到哪些選單，代表帳號被授予了哪些功能。
網站後台管理：哪些內容可以自己更新
可以用下表分工：日常內容自己維護，牽涉版型、程式與網域的交給維護人員。
| 項目 | 建議處理者 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 公司消息、文章 | 內部編輯 | 發布前用預覽確認標題與圖片 |
| 頁面文字與圖片 | 內部編輯 | 要調整版面區塊時先問維護人員 |
| 選單與頁尾連結 | 網站管理員 | 刪除頁面前先確認有沒有其他頁面連過來 |
| 表單收件信箱 | 網站管理員 | 改完自己送一筆測試，確認收得到通知 |
| 佈景主題、外掛與系統更新 | 維護人員 | 先備份，更新後檢查主要頁面與表單 |
| 程式碼、網域與 DNS | 維護人員 | 改錯可能讓網站或公司信箱中斷 |
頁面要下架或改網址時，請維護人員設定轉址，避免從搜尋結果點進來只看到錯誤頁。
用 WordPress 角色舉例：誰該拿哪種帳號
以 WordPress 的預設角色為例，官方說明如下，右欄是分配時的參考：
| 角色 | 官方說明的能力 | 適合給誰 |
|---|---|---|
| 管理員 | 可使用單一網站的所有管理功能 | 公司指定的網站負責人與維護廠商，人數盡量少 |
| 編輯 | 可發布並管理文章，包括其他使用者的文章 | 負責審稿的內容主管 |
| 作者 | 可發布並管理自己的文章 | 固定撰稿的同仁 |
| 投稿者 | 可撰寫並管理自己的文章，但不能發布 | 外部作者，由編輯審稿後發布 |
| 訂閱者 | 只能管理自己的個人資料 | 不需要編輯內容的人 |
新使用者的預設角色可以在「設定 > 一般」調整，建議確認不是管理員。其他系統的角色名稱與能力不同，以該系統的說明為準；角色要怎麼切分、誰來核准，可參考權限系統的設計方式。
官網後台以外，還要拿回的管理權
以下幾項若掌握在廠商或前員工手上，日後換廠商、續約或處理故障都會卡住：
- 網域：註冊人應該是公司，註冊商帳號用公司信箱。ICANN 說明，註冊人要對網域的註冊與使用負全部責任，資料變更時要即時更新。
- DNS：確認 DNS 由哪裡代管、登入帳號在誰手上，網站、公司信箱與驗證紀錄都設定在這裡。
- 主機與控制台：主機合約的簽約人與付款人、控制台帳號，以及備份存放的位置。
- Search Console：擁有者可以新增及移除使用者、調整設定；完整權限使用者能查看所有資料，但不能新增或移除使用者。Google 說明每項資源至少要有一個已驗證擁有者，否則所有使用者都無法存取，所以公司至少要有一個自己的帳號完成擁有權驗證。
- GA4 與 Google 代碼管理工具：GA4 要有「管理員」角色才能新增或修改使用者，刪除使用者則限帳戶層級的「管理員」；代碼管理工具的帳戶「管理員」才能修改使用者權限，容器要有「發布」權限才能發布版本。
- Google 商家檔案：擁有者可完全控管，管理員無法新增或移除使用者；每個商家檔案只有一位主要擁有者。
換廠商或人員異動時的交接步驟
- 整理帳號清單：把上一段的每一項列成表格，記下登入網址、持有帳號、權限等級與到期日。
- 先加入公司帳號，再移除舊帳號：請原廠商或原負責人用邀請的方式，把公司帳號加為擁有者或管理員，確認能登入後再移除舊帳號或調降權限，避免出現沒人能管理的空窗。
- 清掉 Search Console 的驗證權杖：移除已驗證擁有者時，除了在「設定 > 使用者和權限」移除存取權，還要刪除他在網站上的驗證權杖，否則對方可以重新驗證。刪除前先確認公司帳號已完成擁有權驗證。
- 商家檔案預留等待期：Google 說明，成為擁有者或管理員後需先等候七天才能使用部分功能，轉移主要擁有權、移除其他擁有者或管理員都在其中，時程要算進去；主要擁有者要先轉移主要擁有權才能移除自己。
- 網域變更註冊人：向目前的註冊商提出，註冊商通常會寄信給目前的註冊人確認；變更後一段期間內可能無法轉到其他註冊商，要換註冊商的先排好順序，轉出步驟見網域轉移的解鎖與授權碼步驟。
- 更換密碼並更新文件：更換所有共用過的密碼，帳號清單交給公司內至少兩位同仁保管。
登不進網站後台時的排查
- 整個網站都打不開：先查網域與主機是否到期、DNS 是否被改動，這不是後台帳號的問題。
- 找不到登入頁：確認網址拼字；廠商調整過的登入網址要向廠商取得。
- 忘記密碼：登入頁若有重設密碼功能，重設信會寄到帳號綁定的信箱；信箱已停用時，要請其他管理員替你重設或更換信箱。
- 登入後看不到某些選單：可能是角色權限不足，請管理員確認你的角色，而不是向同事借管理員帳號。
- 公司內沒有任何管理員帳號：自架網站要靠握有主機與資料庫權限的技術人員處理，平台網站要依平台的身分確認流程申請，所以主機與平台帳號也要在公司手上。
常見問題
網站後台帳號可以多人共用一組嗎？
不建議。共用帳號無法分辨是誰改了內容，有人離職時也只能所有人一起換密碼。每人一個帳號，再依工作內容給不同角色，管理與追查都比較清楚。
自己改後台內容會不會把網站弄壞？
更新文字、圖片與消息的影響範圍較小；調整版型、安裝外掛、更新佈景主題或修改程式碼，才可能影響版面與功能。不熟悉的設定先問維護人員，動手前確認有備份。
網站後台和後台管理系統是同一件事嗎？
網站後台一般指管理官網內容的介面；後台管理系統的範圍較廣，還包含訂單、會員、預約等業務資料。需要依公司流程客製功能時，就屬於後台管理系統的規劃。
原廠商不願意交出帳號怎麼辦？
先對照合約與報價單中交付項目與權利歸屬的約定，以書面列出交接清單提出要求。涉及合約爭議時以法律專業意見為準；下次簽約時，把帳號歸屬與交接義務寫進合約。
交接完成後還要保留原廠商的帳號嗎？
仍委託對方維護就可以保留，但只給完成工作所需的權限；不再合作就移除帳號、刪除對方在 Search Console 的驗證權杖，並更換所有共用過的密碼。
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