簽呈是員工向主管請示、建議或申請核准時寫的內部文件，常見寫法借用政府公文「簽」的三段式：主旨用一句話說出要主管決定什麼，說明交代來由、現況、依據與方案比較，擬辦提出可以照著執行的處理方案，再留會簽與核示欄。下面的簽呈範例與格式是企業常見做法，不是法定格式；政府機關的寫法以行政院《文書處理手冊》為準，公司內部則依自己的分層負責與核決權限調整欄位。寫得好的簽呈，主管只看主旨與擬辦就能做決定，讀說明是為了確認理由站得住。
簽呈是什麼：公文的「簽」與企業簽呈
依公文程式條例第二條，公文分為令、呈、咨、函、公告與其他公文，其中「呈」是對總統有所呈請或報告時使用；機關內部向長官陳請，用的是《文書處理手冊》裡的「簽」。手冊說明，簽是承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用，供上級瞭解案情並作為抉擇依據。
企業常說的「簽呈」，就是把這個用途搬進公司：預算外的採購、人員增補、制度變更、合約例外條件，凡是超出承辦人權限、需要主管拍板的事，都可以用簽呈提出。它和兩種常被混用的文件差別如下：
- 簽呈：請主管做決定，重點在擬辦方案。
- 申請單：欄位固定的例行申請，例如請假、請款，條件明確時不必另寫簽呈。
- 工作報告：讓主管掌握進度，不一定需要核准。
簽呈格式：表頭欄位與三段式本文
公司簽呈沒有統一格式，下表是常見的欄位配置，可以依公司的核決權限表增減：
| 欄位 | 要寫什麼 | 常見問題 |
|---|---|---|
| 受文者 | 核決主管的職稱 | 跳過直屬主管直接呈給總經理 |
| 簽呈單位與承辦人 | 部門、姓名、分機 | 沒寫聯絡方式，主管有疑問找不到人 |
| 日期與文號 | 簽辦日期與公司編號 | 沒有編號，日後查不到核准紀錄 |
| 主旨 | 一句話說出請求 | 寫成背景介紹 |
| 說明 | 來由、現況、依據、比較 | 夾帶處理建議 |
| 擬辦 | 具體方案、分工與時程 | 只寫「請核示」 |
| 附件 | 報價、估算、規章或合約條文 | 附件名稱與內文對不上 |
| 會簽 | 需要表示意見的單位，例如財務、人資、法務 | 漏會簽，核准後才被退回 |
| 核示 | 主管批示、簽名與日期 | 只簽名，沒寫同意哪個方案 |
手冊規定先簽後稿的簽應按「主旨」「說明」「擬辦」三段式辦理，簽稿併陳而案情簡單時，可不分段、以條列式簽擬；企業可以沿用三段式。會簽建議排在核決之前，避免主管核准後才發現財務或人資另有意見。
主旨、說明、擬辦各段的分工
《文書處理手冊》對三段的寫法要求如下，企業簽呈也可以參考：
- 主旨：扼要敘述，概括整份簽的目的與擬辦，不分項，一段完成。可以套用「為○○，擬○○，請核示」的句型，例如「為配合官網改版時程，擬增聘前端工程師一名，請核示」。
- 說明：交代案情的來源、經過、有關法規或前案，以及處理方法的分析，視需要分項條列。企業常見的分項順序是緣由、現況與問題、依據、方案比較、預算或人力影響。
- 擬辦：簽的重點所在，要針對案情提出具體處理意見或解決方案。寫清楚做什麼、誰負責、何時完成、需要哪些資源；有兩個以上方案時，分成甲案、乙案，並寫出建議採哪一案與理由。
手冊也要求各段截然劃分：說明段不提擬辦意見，擬辦段不重複說明；此外要避免未擬意見而只寫「陳核」或「請示」。擬辦寫不出來，往往代表資料還不夠，應先補齊，而不是把判斷丟給主管。
簽呈範例：設備採購申請
以下是虛構的範例，金額與廠商資料放在附件，內文只寫決策需要的資訊：
- 受文者：總經理
- 簽呈單位：行政部，承辦人○○○
- 主旨：為汰換故障頻繁的會議室投影設備，擬採購新機並由廠商到場安裝，請核示。
- 說明：一、現有設備近三個月送修兩次，影響客戶簡報。二、已向三家廠商詢價，比較表如附件一。三、本案金額超過部門主管權限，依核決權限表呈總經理核決。
- 擬辦：一、建議採附件一乙廠商方案，理由是保固期較長、可配合假日安裝。二、奉核後由行政部辦理訂購，財務部依合約條件付款。三、舊設備由資訊部清除資料後報廢。
- 會簽：財務部、資訊部
- 附件：附件一，三家廠商規格與報價比較表
範例的重點是擬辦段已寫完後續分工，主管批「如擬」就能執行；想改採另一家，也能在核示欄寫明。
人事簽呈範例：人員增補
人事簽呈常見的主題有人員增補、職務調動、試用期滿、獎懲與制度調整。這類簽呈牽涉個人資料，說明段只放決策需要的資訊，傳閱範圍限於會簽與核決的人；涉及工時、工資等勞動條件的內容，依勞動法規與主管機關（勞動部）公告辦理，必要時先徵詢專業意見，簽呈只是公司內部的決策紀錄。以人員增補為例：
- 主旨：為因應客服案件增加，擬增補客服專員一名，請核示。
- 說明：一、現有編制與近半年案件量如附件一。二、目前以加班與他部門支援因應，已影響回覆時效。三、職務說明與任用條件如附件二，人事成本試算如附件三。
- 擬辦：一、奉核後由人資部刊登職缺，用人單位主管參與面試。二、新人到職前由資訊部開通系統帳號與權限。三、若未能在預定期間補足人力，擬先調整排班因應，再另簽檢討。
- 會簽：人資部、財務部
職務調動的簽呈，說明段寫調動原因與生效日，擬辦段寫交接方式與系統權限的調整。
簽呈用語與送出前的檢查
公文用語可以參考，但不必照搬，重點是公司內用法一致：
- 簽末署名：手冊規定機關內部單位簽辦案件依分層授權核決，簽末不必寫陳某某長官的字樣；下級機關首長給直屬上級機關首長的簽，文末才得用「敬陳○○長官」。企業若習慣在文末寫「敬陳 總經理」，屬於公司慣例。
- 請求與批示：主旨結尾常用「請核示」；主管同意照擬辦執行時，常批「如擬」，有修正就直接寫出修正內容。
- 具體用詞：「盡快」「相關費用」這類模糊詞，改成期限、數量與附件編號。
送出前用這份清單檢查一次：
- 只看主旨，主管知道要決定什麼嗎？
- 擬辦有沒有負責人、時程與所需資源？
- 說明裡的數據都能在附件找到出處嗎？
- 該會簽的單位都列了嗎？核決層級正確嗎？
- 有沒有放進不必要的個人資料？
簽呈範例Word檔與改成線上簽核
許多公司起步時用 Word 檔管理簽呈：把表頭、會簽與核示欄做成表格固定位置，三段本文設定好樣式與編號，存成共用範本讓同仁另存使用。限制是檔案在主管之間傳遞，進度只能靠追問，核准紀錄散在各人的信箱與資料夾，日後不容易查出某件事由誰、何時核准。
簽呈量變多、會簽單位變複雜時，可以考慮改成線上簽核，先把簽呈種類、欄位、核決層級與會簽規則整理成清單，作為評估系統的需求。線上簽核要具備哪些功能，可參考簽核系統的選擇重點。
常見問題
簽呈和公文裡的簽有什麼不同？
政府公文把內部陳請的文件稱為「簽」，「呈」則是對總統呈請或報告時才用。企業習慣說的簽呈，指的是公司內部請示與申請核准的文件，格式由公司自訂，可以參考公文的三段式寫法。
簽呈一定要分主旨、說明、擬辦三段嗎？
企業沒有法定格式，三段式來自文書處理手冊對先簽後稿的規定，案情簡單的簽稿併陳也可以不分段條列。好處是把要決定的事、理由與方案分開，主管容易判斷。案情簡單時說明可以很短，但擬辦不要省略。
簽呈可以用電子郵件代替嗎？
看公司規定。郵件可以傳遞內容，但核准紀錄、會簽順序與附件版本不容易集中保存。如果公司接受郵件核准，至少統一主旨寫法，並把核准信件歸檔到固定位置。
簽呈被主管退回該怎麼處理？
先看退回原因是缺資料、方案不清楚還是核決層級不對。補正後在說明段註明修改了哪些地方再重新送簽，並保留原簽與退回意見，方便日後追溯決策過程。
簽呈的附件要放哪些資料？
以支撐決策為限，例如報價比較、成本估算、規章或合約條文。附件要編號並在說明段引用，與決策無關的資料不要附上，以免主管找不到重點。
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