選企業內部通訊軟體，先確認五項需求：群組與頻道怎麼分、檔案放在哪裡、帳號權限與外部聯絡怎麼管、訊息要保留多久，以及員工離職時訊息與檔案如何交接；接著看能否接收打卡、簽核等系統通知。已經使用 Google Workspace 的公司可以先評估 Google Chat，已用 Microsoft 工作帳戶辦公的公司可以評估 Microsoft Teams，常和使用 LINE 的外部對象聯繫時可以評估 LINE WORKS，功能與限制以各自的官方說明與方案為準。不建議用員工的個人通訊軟體處理公務，帳號屬於個人時，公司就無法統一管理權限、保留訊息或在離職時收回。
選擇前先釐清的五項需求
- 群組結構：依部門、專案或據點分群？需不需要只開放給部分成員的討論區？
- 檔案：在對話中分享的檔案存在哪裡？成員離開後，檔案歸誰？能否和現有的雲端儲存整合？
- 權限與外部聯絡：誰可以建立群組、誰可以邀請外部人員？能否限制只和特定網域往來？
- 訊息留存：訊息要保留或刪除的規則是什麼？是否有法規、合約或內部稽核要求的保存期間？
- 離職交接：帳號停用或刪除後，群組裡的訊息與檔案還看得到嗎？群組管理者由誰接手？
把這五項寫成一張需求表，每一項標註「必要」或「加分」，再拿去對照各平台的官方說明與自家購買的方案。另外列出要接收的系統通知，例如請假核准、打卡異常、官網表單送出，作為後面評估串接方式的依據。
群組、頻道與外部聯絡：三個平台的做法
| 項目 | Google Chat | Microsoft Teams | LINE WORKS |
|---|---|---|---|
| 討論空間 | 聊天室與即時訊息 | 團隊下分頻道，有標準、私人、共用三種開放對象 | 訊息、佈告欄，並整合行事曆、通訊錄與 Drive |
| 外部聯絡 | 管理員可決定是否允許對外傳訊，並限制為允許清單中的網域 | 分成外部存取與來賓存取 | 可與 LINE 或其他公司的 LINE WORKS 使用者互通 |
| 系統通知 | 傳入 Webhook | 工作流程的 Webhook 範本 | Bot |
Microsoft Teams 的外部存取，讓使用者和其他組織中具有 Microsoft 身分識別的人員聊天、通話，但不能共用檔案；來賓存取則是邀請組織外部的人員加入團隊，可以共用檔案與資料夾。頻道中共用的檔案會儲存在 SharePoint。Google Chat 的管理員除了控制對外傳訊，也能決定使用者可否建立或加入含有外部人員的聊天室。LINE WORKS 的管理者可以針對傳送的訊息建立監控政策，對象包括傳送至公司外部的訊息。表內是平台提供的機制，實際可用的功能仍要依方案確認。
訊息留存與離職交接怎麼規劃
留存與交接要對照官方說明逐項確認，三個平台的重點如下：
- Google Chat：對話有「記錄」設定，記錄關閉時對話會在一段時間後自動刪除，使用 Workspace 帳戶時，管理員可能會變更預設記錄設定。以 Vault 保留訊息時，只涵蓋記錄開啟時傳送的訊息。刪除使用者帳戶後，原本對其資料設定的保留規則與保全不再適用，資料可能立即清除，所以要在刪除前先轉移使用者擁有的雲端硬碟檔案等資料；需要保留資料時，官方也建議改用停權，或為帳戶指派封存使用者授權。
- Microsoft Teams：保留原則可涵蓋聊天、頻道與私人頻道訊息，可設定保留然後刪除、僅保留或僅刪除；與 Teams 一起使用的電子郵件和檔案不包含在 Teams 保留原則中，要另外設定。受保留原則涵蓋的使用者，信箱刪除後會轉成非作用中信箱以保留 Teams 資料。
- LINE WORKS：刪除成員時，該成員會自動退出所有參與中的聊天室，其他成員畫面上的聊天內容仍會保留；超過可取消刪除的期限後，成員資料會完全刪除且無法復原。
離職流程可以固定成四步：轉移該員工管理的群組與頻道、移交擁有的檔案、通知外部聯絡對象新的窗口，確認完成後再停用或刪除帳號。
和個人通訊軟體混用的風險
如果用員工的個人通訊軟體建群組溝通公務，可能遇到下列問題：
- 帳號屬於員工個人，公司無法以管理員身分停用、重設密碼或收回群組管理權。
- 訊息與檔案是否保留取決於個人，公司無法設定保留規則，發生爭議時不一定找得到紀錄。
- 客戶的姓名、聯絡方式、照片留在個人手機裡，這些都屬於個人資料保護法所稱的個人資料，員工離職時很難確認是否已刪除。
- 個人帳號遭盜用時，公司無法即時鎖定，也無法查看登入紀錄。
內部規範可以寫明：公務溝通只用公司帳號，對客戶的聯繫使用公司持有的帳號或官方帳號，並要求公司帳號啟用多重要素驗證。帳號、裝置與權限的整體檢查，可參考資安防護檢查清單。
串接系統通知：Webhook 與 Bot
要把打卡、簽核、官網表單等系統事件推送到通訊軟體，三個平台的做法如下：
- Google Chat：用傳入 Webhook 把外部系統的非同步訊息送進聊天室。在瀏覽器開啟 Chat、前往聊天室，按聊天室標題旁的「展開更多」箭頭，點選「應用程式和整合」，再按「新增 Webhook」，輸入名稱後按「儲存」，再依序點選「更多」與「複製連結」取得 Webhook 網址。通訊是單向的，使用者無法與 Webhook 互動，每個 Webhook 只能用在註冊它的聊天室；需要 Business 或 Enterprise 版 Google Workspace 帳戶，且管理員須允許使用者新增及使用 Webhook。
- Microsoft Teams：開啟「工作流程」，選擇範本，例如「傳送 Webhook 警示至頻道」，選要張貼的小組與頻道或聊天，儲存後複製 Webhook URL。官方說明 Teams 中的連接器即將淘汰，建立 Webhook 改用工作流程；工作流程只連結到特定使用者，沒有指派共同擁有者時，可能在擁有者離開後成為孤立流程。
- LINE WORKS：在 Developer Console 登錄 Bot，再由管理者匯入並設定為可供成員使用。
通知內容只寫事件與連結，薪資、個資等內容留在需要登入的系統頁面；每條通知指定負責人與失敗時的處理方式。要從整體流程規劃哪些工作值得自動化，可參考自動化流程的盤點方式。
常見問題
公司人數少也需要企業內部通訊軟體嗎？
判斷重點不在人數，而在是否需要統一管理帳號、保留訊息與處理離職交接。已經使用 Google Workspace 或 Microsoft Teams 的公司，可以先確認現有方案是否已包含並滿足這些需求。
員工可以用自己的手機登入公司通訊軟體嗎？
可以，但要用公司帳號登入並啟用多重要素驗證，同時規定手機遺失時的通報方式。能否遠端登出或清除公司資料，依各平台與方案提供的管理功能為準。
訊息要保存多久才夠？
沒有一體適用的期間，要依產業規定、客戶合約與內部稽核需求決定，再設定成保留規則。涉及法規保存義務時，請以主管機關公告或專業意見為準。
企業內部通訊軟體可以取代公司內網嗎？
兩者用途不同。通訊軟體適合即時討論與接收通知，內網適合放公告、表單、文件與各系統入口；可以讓通知帶出連結，再回到內網或系統頁面處理。
已經用個人 LINE 群組溝通公務，要怎麼轉換？
先盤點現有群組與用途，在新平台建立對應的聊天室或頻道，公告轉換日期，把重要檔案移到公司儲存空間，之後舊群組不再討論公務。
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下一步
選定通訊軟體後，可以列出哪些系統事件要推送通知、通知給誰，以及哪些內容只能在登入後查看。京采的網頁設計服務可以協助把官網表單、後台或打卡、簽核等內部系統的事件串接到公司使用的通訊軟體，並規劃通知內容、權限與公司內網入口；通訊軟體的方案與帳號管理仍由貴公司管理員負責。歡迎與我們聯繫，說明目前的通知需求。
