公司用印流程可以拆成五步：申請人填寫用印申請，寫明文件名稱、對象、用途、份數與要蓋的印章；依文件類型與金額由有權限的主管核准；保管人核對申請單與文件內容後用印；在用印登記簿記下日期、文件、印章與經手人；印章需要帶出時，依規定簽收並按時歸還。流程能不能落實，關鍵在事先訂好印章分類與核准權限：公司大小章用在登記與重要的對外文件，合約章與部門章用在授權範圍內的文件，權限越高的印章，核准層級與保管方式就越嚴格。流程穩定後，可以把申請與核准搬到線上，紙本只留下實際蓋印與歸檔。
公司印章的種類與用途範圍
訂流程前，先把公司所有印章列成一份印章清冊，每顆印章記下名稱、印模、保管人、可用的文件範圍與啟用日期。常見的分類：
| 印章 | 常見用途 | 管理重點 |
|---|---|---|
| 大小章 | 公司登記、重要合約、對外正式文件 | 核准層級高，保管人少，外借要嚴格登記 |
| 合約章或業務章 | 授權範圍內的一般合約、報價與訂單 | 寫清楚可用的文件類型與金額範圍 |
| 部門章、收發章 | 部門內部文件、收件與發文 | 由部門主管指定保管人 |
| 騎縫章、校對章 | 多頁文件的騎縫、文件修改處 | 和主要印章搭配使用，不單獨代表核准 |
大小章是公司印章與代表公司負責人印章的俗稱。以有限公司所營事業變更登記的申請須知為例，申請書所蓋的公司印章及代表人印章應與原核備相符，印章變更時要附新舊印模對照表，併案辦理印鑑變更報備。合約章這類公司自訂的印章，對方是否接受，簽約前要先確認。登記程序的細節，以登記主管機關公告為準。
用印權限分級：文件類型、金額與核准人
用印權限要和公司的核決權限一致，建議整理成一張對照表，列出文件類型、金額範圍、可用的印章與核准人。可以依下面三層思考：
- 一般文件：在職證明、一般函文、內部公告，由部門主管核准，使用部門章或公司指定的章。
- 授權範圍內的合約：金額或期間在授權範圍內的採購、銷售或服務合約，經法務或財務審閱、部門主管核准後使用合約章。
- 重大文件：登記文件、借款、為他人提供擔保、重大合約與授權書，由代表人或經其書面授權的人核准後使用大小章。
核准人不在時由誰代理、代理的範圍到哪裡，也要寫進表裡。公開發行公司建立內部控制制度處理準則第八條，把「印鑑使用之管理」列為公開發行公司內部控制制度應包括的控制作業；其他公司也可以參考這個方向，把用印權限寫成內部規範。實際適用範圍以主管機關公告或專業意見為準。
用印申請到歸還的操作步驟
- 填寫用印申請單：申請人、部門、日期、文件名稱、往來對象、用途、份數、要用的印章，以及是否需要把印章帶出。
- 附上定稿文件：合約要先完成審閱，送印的版本就是核准的版本。
- 依權限核准：照對照表送給對應的核准人，金額或文件類型超出權限時往上送。
- 保管人核對：確認文件和核准版本一致，頁數、份數與蓋印位置正確，不在空白文件或未填完的欄位上用印。
- 用印與登記：蓋印後當場寫入用印登記簿，由申請人與保管人簽名。
- 留存副本：用印後的文件留存影本或掃描檔，和申請單一起歸檔。
- 外借與歸還：印章需要帶出時，登記取用時間、預計歸還時間與攜帶人，歸還時清點並簽收。
緊急用印可以先口頭核准、事後補單，但補單期限與事後檢查要寫進規範，避免變成常態。
用印登記簿要記哪些欄位
用印登記簿是事後追查的依據，欄位要讓人看得出每次用印是否經過核准、蓋在哪份文件上：
- 登記編號與用印日期時間，編號和申請單對應。
- 申請人、核准人與保管人。
- 文件名稱、往來對象與用途。
- 使用的印章名稱、用印份數與處數。
- 印章外借時的取用時間、歸還時間與攜帶人。
- 備註：作廢、補蓋或更正的原因。
登記簿可以用紙本裝訂，也可以用系統產生，重點是不能事後任意修改。紙本要連續編頁、修改處簽名；系統則要保留每一次修改的紀錄。保存期間依公司文件管理規定訂定，並定期抽查登記簿和申請單是否一致。
印章保管與防止盜用的做法
- 分開保管：大印與小章由不同的人保管，需要同時用印時兩人都要在場。
- 上鎖存放：印章放在上鎖的櫃子或保險箱，鑰匙與密碼只交給保管人，並登記備用鑰匙的去向。
- 不蓋空白文件：空白紙張、空白合約與空白授權書一律不用印，用印後的文件空白處劃線。
- 限制外借：大小章原則上不外借，必須帶出時限定用途、時間與陪同人員。
- 交接清點：保管人調職或離職時，和新保管人一起清點印章、鑰匙與登記簿，並在登記簿上簽名。
- 遺失處理：發現印章遺失時立即通報主管，評估對外公告與重新刻製；登記印章遺失或變更時，依登記主管機關規定辦理，例如變更登記申請須知中，原核備印章遺失要檢附切結書。
定期由保管單位以外的人抽查，比對登記簿、申請單與實際用印文件，發現沒有申請單的用印要追查原因。
線上用印申請：申請、核准與紀錄上系統
線上用印申請是把申請單與核准搬到系統上，印章仍由保管人實際蓋印。系統要做到：
- 表單欄位：和紙本申請單相同，並要求上傳定稿檔案。
- 依權限分流：依文件類型、金額與印章自動送給對應的核准人，核准人不在時轉給代理人。
- 版本核對：保管人看到的是核准當下的檔案，用印前和紙本逐頁比對。
- 用印回報：保管人用印後在系統上登記並上傳掃描檔，自動成為用印紀錄。
- 查詢與匯出：依印章、期間或申請人查詢，供稽核抽查。
簽核流程的規則與系統選型，見簽核系統的流程引擎與選型；從紙本流程盤點到上線的順序，可參考電子簽核的導入步驟。若部分文件改用電子方式簽署，效力與適用範圍另見電子簽章的效力與導入。
常見問題
小公司也需要用印登記簿嗎？
建議要有。即使只有老闆與會計兩人經手，記下每次用印的日期、文件與對象，日後對帳、查合約或處理爭議時都能快速找到依據，一本登記簿就能開始。
大小章可以交給會計師或代辦業者保管嗎？
可以委託，但要簽署書面委託並寫明用途、期間與歸還方式，用印時仍要有公司內部的核准紀錄。委託結束時清點收回，並確認期間的用印紀錄。
用印申請被退回後要重新申請嗎？
視退回原因而定。只是補件時可以在原申請單補正後再送；文件內容或金額有變動，就應作廢原申請、重新送出，讓核准紀錄對應到實際用印的版本。
合約可以只簽名不蓋章嗎？
能否只簽名，取決於雙方約定與文件性質，部分對象或程序會要求用印。簽約前先和對方確認簽署方式，並把公司內部可以只簽名的文件類型寫進規範。
線上用印申請上線後，紙本申請單還要留嗎？
系統能完整記錄申請、核准與用印回報時，可以不再填紙本申請單；過渡期建議並行一段時間，確認系統紀錄齊全後再停用紙本，舊的紙本依保存規定歸檔。
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下一步
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