庫存管理系統 Excel 版的做法，是把資料拆成三張工作表：品項主檔記錄每個品項的基本資料與安全庫存，異動紀錄一筆一列記下每次進貨、出貨、退貨與調整，庫存彙總再用 SUMIFS 從異動紀錄加總出現有庫存，並用設定格式化的條件把低於安全庫存的品項標色。品項不多、一兩個人維護時，這樣的庫存管理表就夠用；多人同時編輯、要追批號或多個倉庫，或需要和訂單、會計資料連動時，就該評估換成系統。
先把庫存管理表拆成三張工作表
若庫存表是一個品項一列、進貨加上去、出貨減下來，數字一旦算錯，就查不出是哪一次進出貨造成的。比較穩當的結構是把主檔、異動與結果分開：
- 品項主檔：每個料號一列，記錄品名、規格、單位、儲位與安全庫存。
- 異動紀錄：每次進貨、出貨、退貨、報廢或盤點調整都新增一列，只新增、不覆蓋，錯了就再補一筆更正。
- 庫存彙總：每個料號一列，用公式從異動紀錄加總出現有庫存，不手動輸入數字。
這樣分開之後，現有庫存一律由異動算出，差異能回到異動紀錄逐筆追查，要看某段期間的出貨量也只要篩選日期與類型。
品項主檔與異動紀錄的欄位設計
欄位不必一次做滿，但下面這些建議先建立，之後要分析或換系統時才有完整的資料：
| 工作表 | 欄位 | 說明 |
|---|---|---|
| 品項主檔 | 料號 | 一個品項一個料號，不重複使用 |
| 品項主檔 | 品名、規格、單位 | 單位要和異動紀錄一致 |
| 品項主檔 | 儲位、安全庫存 | 安全庫存用來觸發提醒 |
| 異動紀錄 | 日期、料號 | 料號用下拉選單選，不手打 |
| 異動紀錄 | 類型 | 入庫、出庫、銷貨退回、退回供應商、報廢、盤盈、盤虧等固定選項 |
| 異動紀錄 | 數量 | 一律填正數，增減由類型決定 |
| 異動紀錄 | 單據號碼、經手人、備註 | 對照進貨單或出貨單，方便追查 |
有批號或效期的品項，在異動紀錄加上批號與效期欄位；有兩個以上倉庫時，加上倉別欄位，並在彙總時把倉別也列為加總條件。
建立表格與下拉選單的步驟
先把每張工作表轉成 Excel 表格。微軟說明，表格可以讓一組相關資料更容易管理與分析，下拉選單的來源放在表格中，新增或移除項目時清單也會跟著更新。步驟如下：
- 選取品項主檔資料內的任一儲存格，選取「常用」中的「格式做為表格」，挑一個樣式，確認範圍並標示表格有標題後按「確定」。異動紀錄與彙總表也照做。
- 選取異動紀錄的料號欄，到「資料」索引標籤選「資料驗證」。
- 在「設定」索引標籤的允許選項中選「清單」，來源選取品項主檔的料號範圍（不含標題），並勾選「儲存格內的下拉式清單」。
- 切到「錯誤提醒」索引標籤，勾選輸入的資料不正確時顯示錯誤提醒，樣式選「停止」，再按「確定」。
- 類型欄用同樣方式建立固定選項；數量欄的允許選項改選「整數」，再在「資料」選擇條件並填入必要的值，例如設定大於零，限制只能輸入正整數。
樣式要選「停止」才會擋下清單以外的資料，選「警告」或「資訊」只會提醒。另外，資料驗證只在直接輸入儲存格時作用，用複製或填滿方式輸入時不會出現訊息，已經存在的錯誤資料也不會自動提示，可以用資料驗證選單中圈出無效資料的功能檢查。
用SUMIFS算出現有庫存
庫存彙總表的現有庫存，可以用 SUMIFS 從異動紀錄加總。SUMIFS 會加總符合多項準則的儲存格，要注意它的引數順序和 SUMIF 不同：要加總的範圍放在前面，後面才是一組組的條件範圍與條件。
以入庫為例，加總範圍選異動紀錄的數量欄，條件一是異動紀錄的料號等於彙總表這一列的料號，條件二是類型等於入庫；出庫、報廢等減少庫存的類型也用同樣方式加總。現有庫存就是增加類加總減去減少類加總，盤點差異則分成盤盈與盤虧兩個類型。
微軟說明，在表格欄的一個儲存格輸入公式，會自動套用到同一欄的其他儲存格，成為計算結果欄；公式中也可以用表格名稱與欄名的結構化參照取代儲存格位址，新增品項時不必再拉公式。
低於安全庫存時自動標色
要讓低於安全庫存的品項一眼看得出來，可以用設定格式化的條件（也有人稱條件式格式設定）：
- 選取彙總表中現有庫存那一欄的資料範圍。
- 在「常用」索引標籤的樣式群組，按「設定格式化的條件」旁的箭頭，選「新增規則」。
- 規則類型選「使用公式決定要格式化哪些儲存格」。
- 在「格式化在此公式為 True 的值」輸入公式：以等號開頭，比較同一列的現有庫存是否小於安全庫存。直接點選儲存格會插入絕對參照，要把列號前的錢字號刪掉，每一列才會各自比較。
- 按「格式」選擇填滿色彩，按「確定」完成。
微軟說明公式的開頭一定要是等號，並傳回 TRUE 或 FALSE；要修改規則，從同一個按鈕選「管理規則」。也可以再加一條規則標出負庫存，它代表登錄可能有誤，例如出庫登錯或漏登入庫。
庫存盤點表Excel的欄位與用法
盤點時另建一張盤點表，不要直接改彙總表的數字。建議欄位如下：
- 盤點日期、料號、品名、儲位：依儲位排序，方便現場清點。
- 帳面數量：盤點當下從彙總表帶入，並在盤點期間暫停登錄異動，避免帳面數字一直變動。
- 實盤數量、盤點人：現場填寫，可以印出紙本或用平板輸入。
- 差異與差異原因：差異用公式計算，原因填寫漏登、錯登、損壞或待查。
盤點結束後，把每筆差異以盤盈或盤虧類型新增到異動紀錄，現有庫存就會自動更新，也保留調整來源。全面盤點或循環盤點怎麼安排屬於作業流程規劃，表格只負責記錄與比對。
多人編輯的風險與什麼時候換系統
多人共用一份庫存表時，要先了解 Excel 共同撰寫的條件。微軟說明需要 Microsoft 365 訂閱與新版 Excel，檔案存放在 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint Online（內部部署的 SharePoint 不支援），使用 xlsx、xlsm 或 xlsb 格式，並開啟自動儲存；兩人改到同一處時，一般以後儲存的變更為準，建議讓每人負責不同範圍。存在 Microsoft 365 雲端的檔案可從檔案標題開啟版本歷程記錄還原舊版。保護工作表可防止誤改公式，但微軟提醒，工作表層級保護並非安全性功能。
出現下面這些情況時，就值得評估換成系統：
- 同時有好幾個人登錄進出貨，常發生覆蓋或漏登。
- 需要追批號、效期或多倉調撥，欄位與公式越來越複雜。
- 業務要即時查可賣數量，或要和網站訂單、POS、會計資料連動。
- 需要知道每一筆修改是誰在什麼時間做的。
換系統時，品項主檔與異動紀錄可以整理後匯入。系統類型的比較可參考進銷存系統的評估重點。
常見問題
Excel 庫存表適合多少品項？
沒有固定上限，除了品項多寡，更要看異動頻率與登錄人數。品項不多但每天多人進出貨，也可能比品項多但異動少的情況更早遇到問題。
可以用 Google 試算表做庫存管理表嗎？
可以，概念相同：主檔、異動與彙總分開，用條件加總算庫存，再設定資料驗證與條件式格式。選單名稱與功能細節和 Excel 不同，設定時以 Google 的官方說明為準。
出庫時庫存不足，Excel 能擋下來嗎？
可以用自訂公式的資料驗證做基本檢查，但多人同時登錄時，彼此看不到對方剛扣掉的數量，仍可能超出。需要嚴格控管可用量時，就要靠系統在送出單據時即時檢查。
庫存表要怎麼算庫存金額？
可以在主檔加上單位成本，再用現有庫存乘上成本算出金額。但成本要用哪一種計價方法、進貨價格變動時怎麼重算，要先和會計人員確認，避免和帳上數字不一致。
庫存表需要多久備份一次？
依登錄頻率而定，異動多就每天備份。存在雲端並有版本歷程記錄時可以還原舊版，但仍建議定期另存副本，避免誤刪或檔案損壞。
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下一步
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