Google Workspace 教學的重點在順序：管理員先到網域的 DNS 新增 TXT 紀錄驗證網域，接著建立使用者、群組與機構單位，會收信的帳號都建好之後，才把 MX 紀錄改成 Google 提供的值並啟用 Gmail，再新增 SPF、從管理控制台產生 DKIM 金鑰。員工開始使用前，先替管理員帳戶設定多重要素驗證（Google 介面稱為兩步驟驗證），並決定誰能建立共用雲端硬碟。各版本的差異整理在文末對照表。
開始設定前：管理員、DNS 權限與人員名單
網域驗證、MX、SPF 與 DKIM 都要在 DNS 代管處新增紀錄，其餘設定在管理控制台完成。Google 的設定常見問題列出的手動順序是驗證網域、新增使用者、設定帳單，網域未驗證前使用者帳戶無法啟用。先備妥：
- 管理員：除了申請人，再安排一位由不同人控管的超級管理員。
- DNS 權限：確認實際代管 DNS 的那一家能新增 TXT 與 MX，並截圖保存現有紀錄。
- 名單與授權：員工姓名、地址規則與部門；年約方案新增使用者前可能要先取得足夠授權。
服務內容與個人帳號的差別，可先參考Google Workspace 是什麼。
驗證網域：在 DNS 新增 TXT 驗證紀錄
- 在管理控制台點選「選單」＞「帳戶」＞「網域」＞「管理網域」，需要「網域設定」管理員權限。
- 在網域旁點「驗證網域」，選擇註冊商；清單沒有時選「我的網域使用其他代管商」。
- 複製 TXT 紀錄值，開頭的 google-site-verification= 也要複製。
- 到 DNS 代管處新增 TXT 紀錄，名稱留空或填 @，子網域填前綴，值貼上後儲存。
- 用同一個管理員帳戶回到同一頁，選取確認選項後按「確認」，成功後可按「啟用 Gmail」繼續。
新的 TXT 紀錄最慢會在七十二小時內辨識完成，驗證通過前不要刪除這筆紀錄。
建立使用者、群組與機構單位
單一帳號從「選單」＞「目錄」＞「使用者」按「新增使用者」，填姓名、主要與次要電子郵件地址後送出，再選「複製密碼」或「預覽並傳送」交付，按「完成」；新帳號最多可能要二十四小時才能使用服務。人數多時改按「批次更新使用者」，下載空白的 CSV 範本，填入名字、姓氏、電子郵件地址、密碼與機構單位路徑，頂層單位填「/」，密碼預設至少八個字元，存成 CSV 後回到「批次更新使用者」按「附加 CSV 檔案」並「上傳」。中文姓名要以 UTF-8（含 BOM）儲存，CSV 建立的帳號也不會收到含密碼的歡迎信。
業務、客服這類共用地址，在「目錄」＞「群組」建立，選定存取類型並決定是否允許機構外成員。部門要套用不同政策時建立機構單位，子單位會沿用上層設定。
先建帳號再改 MX：啟用 Gmail 的順序
Google 的 Gmail 啟用說明要求先建立使用者帳戶，再變更 MX 紀錄。名單都建好之後：
- 在 DNS 代管處徹底移除其他 MX 紀錄，保留舊紀錄可能讓郵件無法正常運作。
- 新增 MX 紀錄，值填 smtp.google.com，優先順序照官方說明頁填寫，格式依代管商要求。
- 到「帳戶」＞「網域」＞「管理網域」按「啟用 Gmail」，依畫面指示完成。
- 以不含 www 的網域到 Admin Toolbox 的 Dig 頁面查 MX，核對結果。
新的 MX 紀錄可能在七十二小時內辨識完成，舊信箱先不要停用；值含 aspmx 的舊設定若運作正常，不需要更改。
SPF 與 DKIM：一個改 DNS，一個從管理控制台產生
SPF 不在管理控制台設定，而是到 DNS 代管處新增 TXT 紀錄，值照官方說明頁複製，內容包含 include:_spf.google.com；每個網域都要有自己的 SPF，且只能有一筆，已有時要合併進原紀錄；最多可能要四十八小時才運作。DKIM 則需超級管理員操作，Gmail 啟用後要等二十四到七十二小時才能取得金鑰：
- 前往「選單」＞「應用程式」＞「Google Workspace」＞「Gmail」，按「驗證電子郵件」。
- 選網域後按「產生新記錄」，依代管商是否支援較長的金鑰選擇長度，選取器預設為 google，按「生成」。
- 把主機名稱（例如 google._domainkey）與 TXT 值加到 DNS，這時先不要按「開始驗證」。
- 紀錄生效後回到同一頁按「開始驗證」，顯示「正在使用 DKIM 驗證電子郵件」即完成。
測試信要寄給其他 Gmail 使用者，不能寄給自己，再看原始郵件是否顯示 DKIM=pass。之後可依DMARC 的設定步驟加上政策。
管理員帳戶：多重要素驗證與權限分工
Google 建議對管理員與處理重要資訊的使用者強制執行多重要素驗證，並建議使用安全金鑰；官方也公告將逐步要求所有管理員帳戶啟用，而且不能略過。部署順序：
- 先通知使用者原因、截止日期與可用方式。
- 超級管理員進入「選單」＞「安全性」＞「驗證」＞「兩步驟驗證」，勾選「允許使用者開啟兩步驟驗證功能」並儲存，可套用到機構單位或群組。
- 使用者自行開啟兩步驟驗證後，從「報告」＞「使用者報告」＞「安全性」追蹤誰還沒註冊。
- 再開啟強制執行，可立即生效或指定日期；新使用者註冊期限可設一天到六個月，方法可限定為僅限安全金鑰。
官方也建議有多個超級管理員並由不同人控管，超級管理員不用於日常工作，例行的建帳號、重設密碼委派給權限較小的管理員角色。
共用雲端硬碟：建立權限與對外共用政策
共用雲端硬碟的檔案由團隊共同擁有，成員離開後仍會保留。它在雲端硬碟裡建立，商務版與 Enterprise 預設所有使用者都能建立。要限制時，以雲端硬碟與文件管理員權限前往「應用程式」＞「Google Workspace」＞「雲端硬碟與文件」＞「共用設定」，在共用雲端硬碟的建立設定中選擇機構單位，勾選禁止建立的選項後按「儲存」，變更最多可能要二十四小時生效。
除了 Business Starter，還能替新的共用雲端硬碟訂預設規則，例如能否與外部人員共用。機構層級的對外共用在「共用選項」調整，Google 建議限制在網域內，業務需要時再依機構單位開放，並停用在網路上發布檔案。
各版本的設定差異對照
| 項目 | Business Starter | Business Standard、Plus | Enterprise |
|---|---|---|---|
| 使用者人數 | 最多三百位 | 最多三百位 | 沒有人數限制 |
| 兩步驟驗證與群組政策控制項 | 包含 | 包含 | 包含 |
| 新共用雲端硬碟的預設共用規則 | 不支援 | 支援 | 支援 |
| 保管箱（Vault） | 未隨附 | Plus 隨附 | 包含 |
| 安全性狀態頁面 | 不提供 | 不提供 | Enterprise Plus 提供 |
人數、資料保存或資料防護需求的完整比較，見Google Workspace 方案比較。
常見問題
網域在其他註冊商，可以直接開通 Workspace 嗎？
可以。網域驗證與 MX 都在實際負責 DNS 的代管處新增紀錄，網域不必轉移；註冊商不在設定工具的清單裡時，選擇其他代管商依通用步驟操作。
驗證完網域，可以晚一點再改 MX 嗎？
可以。驗證只用 TXT 紀錄證明擁有權，不影響現有信箱收信。可以等帳號、群組建好，舊郵件的搬移也安排好之後，再切換 MX 並啟用 Gmail。
試用期間就要把所有員工帳號建好嗎？
不一定。官方說明試用期間能建立的帳戶有數量上限，帳單也不一定要先設定；可以先建管理員與幾個測試帳號，確認收發信與共用設定後再全面開通。
強制兩步驟驗證後，員工手機遺失怎麼辦？
具備使用者管理權限的管理員，可以在該使用者的安全性設定取得備用驗證碼交給本人登入；其他管理員帳戶的備用碼只有超級管理員能產生。
一個管理控制台可以管理多個網域嗎？
可以。其他網域或子網域要先在管理網域頁面新增網域再驗證擁有權，再各自設定 MX、SPF 與 DKIM；新增使用者時，可在地址欄位旁的選單選擇網域。
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