庫存盤點是把倉庫裡實際的數量清點一遍，和系統或帳上的數量比對，查出差異原因後調整帳目。做法可以分成四段：先依品項多寡與營運能否暫停，選擇全盤、循環盤點或抽盤；盤點前截止進出貨、整理儲位並準備盤點表；盤點當天分區初盤、複盤，確認沒有漏區；盤點後列出差異、追查原因，經核准再調整庫存。品項多到盤點要拖到深夜，或差異每次都出現卻查不出原因時，就該考慮改用條碼或手持裝置盤點。
全盤、循環盤點與抽盤怎麼選
三種盤點方式的差別在一次盤多少、要不要停止作業，可以混合使用，例如年度結帳前全盤一次，平常用循環盤點維持準確度，發現異常時再抽盤。
| 方式 | 做法 | 適合的情況 | 要注意 |
|---|---|---|---|
| 全盤 | 在同一段時間把所有品項、所有儲位清點一遍 | 年度結帳前、帳實差異大到需要重新歸零、換系統前 | 需要停止或限制進出貨，人力與時間需求大 |
| 循環盤點 | 把品項分批，依排定週期輪流清點，每次只盤一部分 | 品項多、倉庫不能長時間停工、想及早發現差異 | 週期要依品項重要性分級，並確保每個品項都排得到 |
| 抽盤 | 從品項或儲位中挑一部分臨時清點 | 主管查核、追查異常、驗證循環盤點的結果 | 抽查範圍不要每次相同，才看得出平常的狀況 |
循環盤點常見的分級方式，是依品項的金額或出入庫次數分成幾級：金額高、進出頻繁、容易遺失的品項放在盤點頻率較高的一級，低價且少動的品項拉長週期。分級標準寫成文件，定期依盤點差異檢討。
盤點前的準備清單
- 訂日期、範圍與負責人：決定盤哪些倉庫、儲位與品項，指定總負責人，並通知業務、採購與財會盤點期間的作業限制。公司財報需經會計師查核時，盤點日期與方式先和會計師確認。
- 截止進出貨：訂好截止時間，截止前的進貨、出貨、領料單據全部入帳；截止後到貨的先放待驗區，不列入這次盤點。這一步沒做好，盤出來的差異會混進單據時間差，很難判斷是否真的短少。
- 整理儲位與隔離特殊品：同一品項集中，散裝品整理成固定數量；不良品、待退貨、客戶寄存或已售未出的貨另外隔開並貼上標示，避免算進或漏算。
- 準備盤點表：依儲位順序列出料號、品名、單位，留空欄給實盤數量與盤點人簽名。可以考慮不印帳面數量的盲盤，讓盤點人照實際數量填寫，不受帳面數字影響。
- 分組與分工：每組兩人，一人清點、一人記錄，複盤盡量安排不負責該區日常作業的人。
- 統一單位：箱、盒、個的換算先統一，盤點表註明以哪個單位填寫。
盤點當天的庫存盤點流程
- 開場說明：說明分區、填寫方式與不確定品項的處理方式，發放盤點表與工具。
- 確認異動已停止：管制倉庫出入口，截止後進來的貨放在指定區域。
- 分區初盤：各組依儲位順序清點，盤完的儲位貼上已盤標示；數量用不可擦除的筆填寫，修改時劃線並簽名。
- 複盤：由另一組針對全部或部分儲位重新清點，高單價品項與初盤數字和帳面差距大的項目優先。
- 回收並核對盤點表：確認每張盤點表都收回、每個儲位都有盤到，沒有空白或重複的區域。
- 彙整輸入：把實盤數量輸入系統或試算表，產生差異清單。
盤點中發現破損、過期或沒有標示的品項，先如實記錄數量並註明狀態，不要當場丟棄或移走，留到差異分析時一起處理。
盤點差異分析與帳務調整
盤點差異不是直接改數字就結束，要先判斷差異是真的少了，還是記錄錯了。可以依下面順序追查：
- 列出差異表：每個品項列出帳面數量、實盤數量、差異數量與差異金額，依金額排序，先查影響大的。
- 查單據時間差：截止前後的進出貨、領料、退貨是否漏登、重登或登在錯的日期。
- 查單位與料號：箱與個是否換算錯、相似品項是否互相錯登，一個多一個少的組合特別要看。
- 查放錯位置：同一品項在甲儲位少、乙儲位多，應做儲位移轉，不要當成一盤盈一盤虧各自調整。
- 重盤確認：查不出原因的品項再清點一次。
- 核准後調整：確認是損耗、遺失或報廢的差異，經主管核准後以調整單入帳，每筆保留原因與核准人。
差異原因要分類記錄，例如漏登、錯登、損壞、遺失、待查，累積幾次盤點後，就看得出問題集中在哪個環節。盤盈盤虧涉及帳務處理的部分，依公司會計制度與會計師建議辦理。
用條碼或手持裝置盤點
用條碼盤點時，盤點人先掃儲位條碼，再掃描品項條碼並輸入數量，資料直接進系統，省去手寫與事後登打兩個容易出錯的步驟。系統可以即時列出還沒盤到的儲位，漏區也較容易發現。評估時確認這幾件事：
- 系統功能：能否建立盤點批次、凍結盤點中儲位的異動、手持裝置離線暫存、初盤與複盤分開記錄，並自動產生差異清單與調整單。
- 條碼讀不到時：條碼下方的人眼可讀文字是備援，可以手動輸入料號，但系統要標記哪些是手動輸入，事後抽查。
- 用 Excel 搭配掃描器：品項不多、每件掃一次時，可以把掃描結果逐筆記在 Excel 的同一欄，用 COUNTIF 計算每個料號被掃了幾次，再用 XLOOKUP 依料號帶出品名與帳面數量。XLOOKUP 可以設定找不到時顯示的文字，方便發現沒建檔的條碼；部分較舊版本的 Excel 不支援這個函數，要先確認版本。
Excel 盤點表的欄位可參考庫存管理表的 Excel 做法；條碼標籤與設備怎麼規劃，可參考條碼系統的整理。
從盤點結果改善日常庫存管理
盤點的價值在於讓下一次差異變小。盤點結束後，把結果整理成固定格式的庫存管理報表，內容可以包含：
- 差異趨勢：各次盤點的差異品項數與差異金額，看準確度是改善還是變差。
- 差異原因分布：漏登、錯登、損壞、遺失各佔多少，對應到該改的流程，例如出貨常漏過帳，就改成出貨時掃描。
- 差異集中的區域與品項：找出反覆出問題的儲位或品項，調整擺放方式或盤點頻率。
- 盤點投入：每次盤點花的人力與時間，評估循環盤點的分級與週期是否要調整。
如果差異總是出在單據來不及登錄、多人同時改同一份試算表，或盤點要停工太久，問題就不只是盤點方法，而是日常庫存控管的工具不夠用，可以評估庫存管理系統，功能與判斷方式可參考庫存管理系統要有哪些功能。
常見問題
庫存盤點多久做一次？
沒有一體適用的頻率。全盤可以配合年度結帳或決算安排；循環盤點則依品項分級，高單價、進出頻繁的品項縮短週期，低價少動的品項拉長，再依每次盤點的差異調整。
盤點時一定要停止出貨嗎？
全盤時建議停止或限制進出貨，否則帳面數字會一直變動。循環盤點與抽盤可以只凍結正在盤點的儲位，其他區域照常作業，但系統或作業規範要能鎖住這些儲位的異動。
盲盤是什麼？
盲盤是盤點表上不印帳面數量，讓盤點人照實際清點的數量填寫，避免看到帳面數字後只做確認。代價是差異品項可能較多，複盤要多花時間。
盤點差異可以直接修改庫存數字嗎？
建議不要直接覆蓋。先查單據、單位與儲位，確認原因後以調整單入帳，並記錄原因與核准人，日後才查得到每筆調整的來源；涉及帳務的處理依公司會計制度辦理。
小公司也需要循環盤點嗎？
品項少、一天內就能盤完時，定期全盤即可。品項變多、盤點需要停工很久，或某些品項經常出現差異時，再把這些品項拉出來做循環盤點。
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下一步
盤點完成後，先把差異原因分類整理，就能看出要補的是作業規範、條碼掃描，還是庫存系統本身。京采可以協助釐清盤點與日常進出貨的流程，規劃並開發盤點用的手機掃描介面與差異報表，或串接現有的進銷存與 ERP；需要同時更新官網的產品資訊時，可參考網頁設計服務，或與我們聯繫討論。
