IT 資產管理軟體是用來盤點與追蹤公司資訊資產的工具，範圍包括電腦、手機與網路設備，安裝的軟體與授權，部門使用的雲端服務，以及員工與系統用的帳號。挑選時先確認三件事：設備與軟體清單能否自動收集；授權與訂閱的數量、指派對象與到期日能否集中追蹤；帳號清單能否和到職、調職、離職對照，找出該停用卻還開著的帳號。設備不多時，試算表搭配辦公套件內建的管理中心就能起步；據點多、設備種類雜，或要把資產和工單、帳號流程連在一起時，再評估專用軟體或客製系統。
IT 資產的四種盤點對象
網際網路安全中心（CIS）的關鍵安全控制裡，有兩項專門處理資產盤點：企業資產方面，要主動管理實體、虛擬、遠端與雲端環境中連上公司基礎設施的資產，包括終端設備、網路設備、物聯網設備與伺服器；軟體資產方面，要管理作業系統與應用程式，讓只有經過授權的軟體能安裝與執行。美國國家標準與技術研究院（NIST）的網路安全框架，也把硬體清冊、軟體與服務及系統清冊、供應商提供的服務清冊，以及資料清冊的維護，列在資產管理類別下。整理成企業好執行的分類：
- 設備：筆電、桌機、手機、平板、伺服器、網路設備、印表機與其他連網設備。
- 軟體與授權：作業系統、辦公軟體、設計或專業軟體，以及每套軟體的授權數量。
- 雲端服務：信箱、協作工具、網站主機、網域，以及各部門自行申請的線上服務。
- 帳號：員工個人帳號、管理員帳號、共用帳號，以及系統之間串接用的服務帳號。
盤點清單的欄位怎麼設計
| 對象 | 建議欄位 |
|---|---|
| 設備 | 資產編號、序號、型號、作業系統與版本、使用者、地點、保固到期日、狀態 |
| 軟體與授權 | 軟體名稱、版本、授權方式、授權數量、已安裝或已指派的對象、到期或續約日 |
| 雲端服務 | 服務名稱、方案、負責部門、管理員帳號、續約日與付款方式、存放的資料類型 |
| 帳號 | 帳號名稱、所屬人員、所在系統、權限等級、是否共用、建立與停用日期 |
欄位的重點是能互相對照：設備連到使用者，使用者連到帳號，帳號連到授權。員工離職時，從一個人就能查出要收回的設備、要停用的帳號與可以轉給別人的授權。設備的取得成本、耐用年數與折舊屬於財務面的固定資產管理，做法可參考資產管理系統的登錄與折舊，IT 清單只要留同一個資產編號方便對照。
資料從哪裡來：自動收集與人工登錄
全靠人工維護的清單，容易和實際狀況脫節。可以先用辦公套件與裝置管理平台已經收集的資料：
- 裝置管理平台：以 Microsoft Intune 為例，「探索到的應用程式」是在註冊裝置上偵測到的應用程式清單，可作為軟體清查；官方說明每部裝置的報告一般從註冊日起每七天重新整理一次，個人裝置則不會收集未受管理應用程式的資訊。
- 辦公套件的管理中心：以 Google Workspace 為例，管理員先把公司擁有的裝置加入清單，再以具備行動裝置管理權限的帳號查看，清單包括序號與是否已指派使用者，下載清單則需要進階行動裝置管理。
- 授權頁面：以 Microsoft 365 為例，系統管理中心「帳單」底下的「授權」頁面列出各產品的授權，選取產品後按「指派授權」，在面板中輸入使用者或群組名稱加入清單，再選取「指派」完成。
網路設備、印表機與沒有註冊到管理平台的設備，仍要人工登錄。評估軟體時，確認它能匯入這些平台的資料或透過串接同步，並標出兩邊不一致的項目。
軟體授權與雲端訂閱怎麼追蹤
授權管理要回答三個數字：買了多少、指派了多少、實際有人在用多少。Microsoft 的說明提到，有人離開組織時可以把授權重新指派給其他使用者，因此授權清單要和人員異動一起更新。追蹤時注意：
- 移除授權前先處理資料：以 Microsoft 365 為例，移除使用者授權後，帳戶相關的 Exchange Online 資料會保留三十天，之後刪除且無法復原，符合保留原則的內容除外；需要留存的信件與檔案要先轉移。
- 續約與到期：記錄續約日與付款方式，提前請負責人確認是否續用；付款綁在員工個人卡上，離職時容易中斷。
- 部門自行申請的服務：定期請各部門回報正在使用的線上服務，登記管理員與存放的資料，避免公司資料散落在沒人管理的帳號裡。
- 停止支援的版本：數位發展部資通安全署的《中小企業基本資安防護指引》提醒，已停止支援的系統應儘速汰換，清單中可以加上支援到期日一併追蹤。
帳號盤點：人員異動與定期清查
CIS 的帳號管理控制涵蓋使用者帳號、管理員帳號與服務帳號。資通安全署的指引也建議，每位員工配發獨立帳號並禁止多人共用，員工離職當天註銷所有系統帳號與權限，定期檢視並清除閒置帳號；外部協力廠商的臨時帳號要設定過期自動關閉。落實到流程上：
- 人資的到職、調職、離職通知同步給資訊負責人，依清單開通、調整或停用帳號，並收回設備。
- 定期把人員名冊和各系統的帳號清單比對，找出沒有對應人員的帳號。
- 列出很久沒有登入的帳號，確認用途後停用或刪除。
- 共用帳號改成個人帳號，暫時無法改的，密碼交給密碼管理工具保管並在人員異動時更換。
權限該怎麼申請、多久覆核一次，見權限系統的審核與稽核紀錄；團隊共用帳密的保管方式，可另外參考密碼管理工具的選擇與交接。
工具類型比較：試算表、管理中心、專用軟體與客製
| 做法 | 適合情境 | 限制 |
|---|---|---|
| 試算表 | 設備少、一人維護 | 無法自動更新，人員異動容易漏改 |
| 辦公套件與裝置管理平台 | 設備與帳號多集中在同一個平台 | 只看得到註冊在該平台的設備與服務 |
| 專用 IT 資產管理軟體 | 據點多、設備種類雜，需要掃描與工單 | 導入與授權成本，要確認能否串接現有平台 |
| 客製系統或串接 | 要和人資、採購或內部系統的流程連動 | 需要有人維護，資料以哪個系統為準要先定義 |
評估時拿一位離職員工實際走一次：能不能從清單查出他的設備、帳號與授權，並在系統裡留下收回與停用的紀錄。
導入步驟與常見遺漏
- 先盤點一次現況，從辦公套件與管理平台匯出設備、帳號與授權清單。
- 訂出資產編號規則與欄位，決定負責人與更新時機。
- 把到職、離職流程和資產清單接起來，異動時同步更新。
- 選定工具後試行一段時間，比對自動收集與人工登錄的差異再全面使用。
常見遺漏：網域、主機與網站後台的管理員帳號掛在前員工或廠商名下；只盤點電腦，漏了網路設備與雲端服務；授權到期才發現續約付款綁在個人帳戶。整體的資安檢查項目，可以對照資安防護檢查清單逐項確認。
常見問題
IT 資產管理和固定資產管理有什麼不同？
固定資產管理著重取得成本、折舊與入帳，由財務負責；IT 資產管理著重設備狀態、安裝的軟體、授權與帳號，由資訊人員負責。兩邊可以共用資產編號，各自維護需要的欄位。
員工自己的手機要列入盤點嗎？
用來收公司信或存取公司資料的，建議至少登記使用者與用途，並透過裝置管理平台控管公司資料的範圍。個人裝置能收集的資訊有限，規則要事先告知員工。
盤點多久做一次比較合適？
自動收集的資料可以隨時查看，人工清查則依公司規模與異動頻率訂週期，並在人員離職、搬遷辦公室或更換廠商時加做一次。週期寫進內部規範，避免只在出事後才盤點。
軟體授權不夠用時該怎麼處理？
先查已指派但沒在使用的授權，收回後重新指派；確定不足再購買。也要確認授權條款是否允許轉移給其他人，各產品的規定不同，以授權條款與原廠說明為準。
委外的資訊廠商可以代管資產清單嗎？
可以，但清單與管理員帳號應由公司持有，廠商只取得維護所需的權限。合約中寫明清單的更新頻率、交付格式，以及終止合作時的交接方式。
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下一步
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