新聞稿發布的管道可以分成四類：直接寄到媒體編輯台或記者信箱、透過通訊社或發稿服務傳送、刊登在自家官網的新聞中心，以及用社群與電子報轉給既有受眾。流程依序是確認新聞點與發布時間、整理媒體名單與素材、讓官網新聞頁就緒、寄送並回覆記者詢問，發布後再彙整露出紀錄。媒體是否刊登由編輯自行判斷，企業能做的是讓稿件有新聞性、在合適的時間送到負責這個主題的人手上，並在官網保留完整版本，讓記者查證時找得到資料。
新聞稿發布的四類管道與適用情況
| 管道 | 怎麼運作 | 適合的情況 | 要注意的地方 |
|---|---|---|---|
| 媒體信箱與記者 | 依路線寄給編輯台或負責該領域的記者 | 產業消息、地方消息、需要採訪的題材 | 名單依路線分類並定期更新，不要一次寄給所有人 |
| 通訊社與發稿服務 | 由通訊社或發稿服務把稿件提供給合作或訂閱的媒體 | 想一次觸及較多媒體，或沒有自己的媒體名單 | 刊登與否仍由各媒體決定，付費刊登要確認標示與連結處理 |
| 官網新聞中心 | 在自家網站刊出完整新聞稿與素材 | 每一則新聞稿都適合有官網版本 | 每篇要有獨立網址，記者查證時才有固定出處 |
| 社群與自有名單 | 在官方社群、電子報或官方帳號轉發 | 向既有顧客、合作夥伴說明消息 | 改寫成適合平台的長度，連回官網新聞頁 |
同一則消息可以同時使用多種管道，例如寄給路線記者、在官網刊出全文，再由社群轉發。新聞稿本身的格式與標題導言寫法，可參考新聞稿的標準格式與寫法；需要邀請媒體到場說明的消息，可以評估是否改辦記者會。
發布前的準備：新聞點、媒體名單與素材包
- 確認新聞點：用一句話說出這件事對誰是新的、和誰有關。說不出來時，放在官網公告或社群可能比發給媒體合適。
- 媒體名單分路線：依產業、財經、生活、地方等路線分類，記錄媒體、聯絡人、負責主題與過去的聯繫紀錄。名單含有記者的姓名與聯絡方式，要限定用途並管理檔案權限。
- 素材包：高解析照片與圖說、產品或活動資訊、發言人資料、公司簡介與官網新聞頁網址。照片要註明可使用的範圍，依著作權法第三十七條，授權約定不明的部分推定為未授權。公司簡介的寫法可參考公司簡介的段落架構。
- 窗口與核稿：指定媒體聯絡人，發稿當天能接電話、回郵件；內容提到合作夥伴或客戶時，先取得對方同意並請對方確認文字。
新聞稿發布流程與時機
- 內部定稿：主管、法務或合作夥伴確認內容，定稿後不再更動數字與引言。
- 決定公開時間：訂出可以公開的日期與時刻；先提供給記者準備時，稿件上寫明可刊出的時間，也就是禁發時間。
- 官網新聞頁就緒：新聞頁、圖片與下載連結先在後台準備好，公開時間一到就上線，稿件中的網址才打得開。
- 寄送媒體：依名單路線分批寄送，回覆記者詢問時，盡快補上資料或安排受訪。
- 同步自有管道：公開後在官方社群與電子報轉發，連回官網新聞頁。
挑時機時可以考慮：產品上市、簽約、開幕這類消息，在事件當天或前後發布，時效比較清楚；需要採訪或拍攝的題材提早提供並約定禁發時間；發給海外媒體時，依對方當地的工作時間寄送，並註明時區。禁發安排要靠媒體配合，真正不能提前曝光的資訊不要先寄出。上市櫃或公開發行公司的消息若涉及財務或營運的重大事項，發布前先和負責資訊揭露的同仁確認相關規定與先後順序。
寄送媒體信箱要注意的事
- 用公司網域寄信：Google 的寄件者規範要求，寄信到 Gmail 帳戶的所有寄件者都要為寄件網域設定 SPF 或 DKIM，並符合有效的正反向 DNS 紀錄、使用 TLS 連線等規定；每天寄送五千封以上至 Gmail 帳戶的寄件者，還要同時設定 SPF 與 DKIM、設定 DMARC；若為廣告郵件，寄件者標頭的網域要與 SPF 或 DKIM 網域一致，才能通過 DMARC 對齊；行銷與訂閱郵件要支援一鍵取消訂閱，並在內文提供清楚可見的取消訂閱連結。發稿前先確認公司網域的郵件驗證紀錄。
- 不要公開收件人：一封信列出所有記者信箱，等於把名單公開給每位收件人，改用個別寄送或密件副本。
- 主旨與內文：主旨寫明是新聞稿與標題重點，內文直接貼上全文，不要只放附件。
- 附件控制大小：照片與影片改放雲端下載連結，並確認連結權限打得開。
- 附上官網網址：讓記者查證與引用時有固定出處。
提高被採用機會的做法
刊登與否由媒體自行判斷，沒有任何做法能確保見報。下列做法的目的，是減少記者查證與改寫的工夫：
- 題材對路線：只寄給負責這個主題的記者，信件開頭說明這則消息和對方讀者的關聯。
- 調整角度：同一則消息，給地方媒體強調在地影響，給產業媒體強調技術或市場意義。
- 素材完整：照片可直接使用、數據有來源、引言有具名人物，記者不必來回追問。
- 窗口即時回應：記者截稿前來電補問時，有人能立即回答或安排受訪。
- 平時就經營：持續提供可信的產業資訊，不只在有消息時才聯繫。
官網新聞中心：讓查證有固定出處
- 每篇獨立網址：全文、發布日期、圖片與圖說放在同一頁，日後更正時註明更新日期與內容。
- 列表與分類：依發布時間與主題分類，讓記者找到過去的消息。
- 媒體資源：標誌、品牌照片、主管照片與公司簡介集中提供下載，註明使用範圍。
- 聯絡窗口：寫出媒體聯絡人與聯絡方式，記者不必透過客服信箱。
新聞稿被其他網站轉載時，連結用公司名稱或官網網址即可。Google 的垃圾內容政策，把其他網站發布的文章、客座文章或新聞稿中以經過優化的錨定文字指向的連結，列為連結垃圾內容的例子；付費刊登位置的連結，建議以 rel 屬性值 sponsored 或 nofollow 標記。
發布後怎麼追蹤露出
- 設定 Google 快訊：前往 Google 快訊，在頂端的方塊輸入公司名稱、產品名稱或標題關鍵詞，按「顯示選項」調整頻率、網站類型、語言與地區，再按「建立快訊」。
- 整理露出紀錄表：記錄媒體、刊出日期、標題、網址，以及是否引用官網連結與發言人說法。
- 看官網流量：在 Google Analytics「獲客」底下的「流量開發」報表，依工作階段來源/媒介查看哪些網站帶來訪客；社群與電子報的連結加上 UTM，才能和媒體流量分開。
- 更新名單：記下哪些路線的記者有回應、哪些信箱退信，下次發稿前更新。
常見問題
新聞稿發布後一定會被刊登嗎？
不一定。媒體會依新聞價值、版面與讀者興趣自行決定是否報導。付費刊登是另一種安排，要事先確認刊登方式、標示與連結處理，並和一般報導分開評估。
新聞稿一定要放在官網嗎？
建議放。官網版本讓記者與讀者有固定網址可以查證，也能放上完整圖片、規格與相關頁面連結，社群轉發時同樣連回這一頁。
可以同時把新聞稿寄給所有媒體嗎？
可以同時寄出，但建議依路線分組，信件開頭依對象調整。若答應讓特定媒體先獨家刊登，就要守住約定，在對方刊出前不寄給其他媒體。
禁發時間是什麼意思？
禁發時間是新聞稿上註明可以刊出的時間，讓記者先準備內容，到時間才公開。它依賴媒體配合，不能提前曝光的機密資訊，不要在公開前寄出。
發布新聞稿要提早多久準備？
依消息規模決定。至少要在寄出前完成定稿、素材包、媒體名單與官網新聞頁；需要記者採訪或拍攝的題材，要更早聯繫並約定禁發時間。
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下一步
發稿前先檢查官網是否有固定的新聞中心與媒體聯絡資訊，讓每一則新聞都有可以查證的原始頁面。京采的內容策略服務可以協助規劃新聞中心的頁面架構與分類、整理新聞稿官網版的標題與描述，並設定文章結構化資料與媒體資源頁；想討論新聞中心怎麼建置，歡迎與我們聯繫。
