產品規格書範本的基本區塊包括：文件資訊（編號、版次、日期）、產品識別（品名、型號、料號）、用途與適用範圍、技術規格與圖面、品質與認證、包裝與訂購資訊，以及安裝與保存的注意事項；每個數值都要寫清楚單位、公差或範圍，以及在什麼條件下量測。做成 Word 範本固定欄位順序，每次改版更新版次與變更紀錄，官網再用 HTML 表格呈現主要規格，並提供可下載的規格書檔案。規格書和型錄、產品文案的用途不同，以下先說明分工，再列欄位與做法。
規格書、規格表與型錄各管什麼
產品規格書（英文常稱 datasheet 或 specification sheet）通常是一個型號或一個系列一份，給採購、工程與品管確認產品能不能用、怎麼安裝；產品規格表是規格書裡的表格部分，也常單獨放在官網產品頁；型錄則是多項產品的集合，重點在讓人找到合適的產品，規劃方式見產品目錄設計。
賣點排序與購買理由屬於產品文案，寫法見產品文案怎麼寫；軟體或系統要寫的是需求規格書，章節完全不同，見需求規格書的章節架構。這篇只談實體產品的規格書。
產品規格書範本的欄位清單
| 區塊 | 欄位 | 填寫提醒 |
|---|---|---|
| 文件資訊 | 文件編號、版次、發行日期、核准人 | 每次改版都更新，並保留變更紀錄 |
| 產品識別 | 品名、型號、料號、系列名稱 | 和報價單、出貨單用同一套編號 |
| 用途與範圍 | 適用設備或製程、使用環境、不適用的情況 | 寫出界線，減少誤用與退貨 |
| 技術規格 | 性能數值、電氣規格、尺寸、重量、材質、表面處理 | 每項都附單位與公差或範圍 |
| 圖面 | 外觀尺寸圖、安裝尺寸、圖面版本 | 圖面版本要和文件版次對應 |
| 品質與認證 | 適用標準、認證名稱、可提供的檢驗文件 | 列出證書編號與有效期間，到期要更新 |
| 包裝與訂購 | 包裝方式、每箱數量、起訂量、交期說明 | 依公司是否對外公開決定要不要放 |
| 注意事項 | 安裝、保存與保養的限制 | 詳細操作步驟留給使用手冊 |
規格數值怎麼寫才不會被誤讀
- 單位統一：國際單位制（SI）是國際公認的測量系統，基本單位符號包括 m、kg、s、A、K。全份文件用同一套單位符號；外銷版需要英制時，另外分欄標示換算值，不要混在同一格。
- 公差與範圍：不要只寫一個數字，改寫成「標稱值與上下限」，或分成下限、典型值、上限三欄。
- 量測條件：性能數值要註明量測時的環境溫度、電壓或負載，不同條件下的數值不能直接比較。
- 數值來源：區分設計值、標示值與抽樣實測值，避免客戶把典型值當成每一件都能達到的數值。
- 同系列變化：不同尺寸或功率用一張表格逐列列出，比每個型號各寫一份更不容易出現內容不同步。
用 Word 製作產品規格書範本的步驟
- 做出樣板：放入公司標誌、文件資訊欄、各區塊標題與表格，欄位留空或填提示文字，例如「請填額定電壓與量測條件」。
- 另存為範本：依 Microsoft 說明，選取「檔案」＞「另存新檔」，按兩下「本電腦」，在「檔案名稱」輸入範本名稱，在「檔案類型」清單選「Word 範本」，再選「儲存」；文件含巨集時改選啟用巨集的 Word 範本。
- 從範本建新檔：選取「檔案」＞「新增」＞「個人」（部分版本顯示為「自訂」），再選取範本，每份規格書都從同一份樣板開始，不會改到原始檔。
- 固定表格順序：同類產品的規格列使用相同順序，客戶比較不同型號時才對得起來。
- 輸出對外版本：寄給客戶與放上官網用 PDF，可編輯的原始檔留在內部。
版本控管與審核流程
規格書一旦寄出，就可能被客戶拿來當驗收依據，所以改版要有固定流程：
- 版次規則：文件編號固定不變，版次依序遞增，例如用英文字母 A、B、C 表示。
- 變更紀錄：文件末頁列出每一版的日期、版次、變更內容與核准人。
- 分工審核：工程確認數值與圖面，品管確認檢驗項目與認證效期，業務確認哪些內容可以對外公開。
- 同步更新：改版時同一天更新官網規格頁、下載檔與業務手上的檔案，避免客戶拿到不同版本。
官網規格頁：用 HTML 表格呈現
主要規格直接寫在產品頁，用 HTML 表格呈現，不要只放規格書截圖。W3C 的表格教學說明表頭要用 th、資料用 td，表頭方向不明確時用 scope 標示，並用 caption 說明表格主題；WCAG 的「文字影像」準則也要求在技術上能用文字呈現時，用文字傳達資訊，標誌這類必要的情況除外。這樣訪客可以複製型號，翻譯工具與輔助工具也讀得到。
尺寸圖的替代文字寫出圖面內容，例如「某型號外觀尺寸圖」。Google 說明會用替代文字搭配電腦視覺理解圖片，但不要在替代文字裡塞關鍵字。若想加產品結構化資料，Google 的產品摘要要求 Product 有 name，並具備 review、aggregateRating 或 offers 其中之一；不公開價格也沒有評論的工業產品頁可能不符合條件，而且就算加了標記，Google 也不一定會顯示。
規格書下載檔的設定
- 放在對應產品頁：每個型號的規格書連結放在該產品頁的規格表下方，不要只集中在一個下載區。
- 檔名看得懂：用英文型號加文件類型與版次命名，連結文字寫出型號與「規格書」，不要用「下載」兩個字帶過。
- 網址固定：同一型號的規格書改版時，盡量沿用同一個網址並更新檔案內容，已經分享出去的連結才不會失效。
- 追蹤下載：GA4 加強型評估的「檔案下載」會在使用者點按連往 pdf、docx、xlsx 等常見副檔名的連結時記錄 file_download 事件，參數包含檔名與副檔名，可以看出哪些型號的規格書下載次數較多。
常見問題
產品規格書範本用 Word 還是 Excel 比較好？
文字說明多、要排版成對外文件時用 Word；同系列型號很多、主要是表格數值時，Excel 比較方便整理與比對。也可以把數值集中存在試算表或系統，再輸出成規格書，減少重複輸入。
產品規格書要中英文合併還是分開？
看讀者是誰。客戶多在國外時，英文版單獨一份比較好讀；合併成雙語版本，版面容易擁擠，改版時也要同時改兩種語言。不論哪種做法，各語言版本的版次都要一致。
客戶要求的規格和標準規格不同怎麼辦？
另開一份客製規格確認書，引用標準規格書的編號，只列出不同的項目，並請客戶簽回確認。標準版不會被改亂，出貨與驗收也有明確依據。
產品規格要寫多詳細才夠？
以客戶能判斷適不適用、怎麼安裝為準。可以請業務整理客戶常問的規格問題，把答案補進規格書；內部製程或可能涉及營業秘密的細節，則不必公開。
只想給特定客戶看的技術文件怎麼放？
公開的產品頁放主要規格與一般版規格書，詳細圖面或技術文件改成登入後下載，或由業務在確認客戶身分後寄送，並記錄寄出的版本。
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